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Importez en masse vos Externes via Excel📗

Importer vos maĂźtres d'apprentissage, tuteurs, rh, contacts entreprise et plus.

Elliot Boucher avatar
Écrit par Elliot Boucher
Mis Ă  jour il y a plus d'un an

✏ Guide Ă©crit ✏

1ïžâƒŁ Rendez-vous dans l’onglet Externes.

La dĂ©marche est similaire Ă  l’import Excel d’apprenants et d'intervenants.

Depuis cet onglet, choisissez Import Excel via la petite flĂšche Ă  droite du bouton Ajouter un externe.

Vous pourrez ainsi :

  • Choisir un Excel Ă  importer si vous avez dĂ©jĂ  prĂ©parĂ© votre fichier.

  • TĂ©lĂ©charger le modĂšle d’exemple, le remplir puis l'importer.

Note : nous vous conseillons de suivre le modĂšle d’exemple Ă  tĂ©lĂ©charger, afin d’importer toutes les informations requises plus simplement. 😉

2ïžâƒŁ Organiser vos informations.

Une fois votre fichier ajoutĂ© sur Edusign, il vous faudra renseigner le type d’information de chaque colonne en cliquant sur son intitulĂ©. Vous retrouvez :

  • Obligatoire : Nom, PrĂ©nom, Adresse mail

  • Optionnels : NumĂ©ro de tĂ©lĂ©phone, Entreprise

Pour gagner du temps, notre systĂšme d'import analyse les noms des entĂȘtes et leurs premiĂšres valeurs afin de dĂ©tecter, cocher et remplir par dĂ©faut le type de colonne ✹

Si vous remarquez qu'une colonne ne va pas vous ĂȘtre utile ou qu'elle est destinĂ©e Ă  un usage interne, vous pouvez tout simplement dĂ©cocher via la case en haut Ă  droite du bloc correspondant Ă  ces donnĂ©es.

3ïžâƒŁ Confirmez en visualisant le tableau

Afin de valider votre import, la derniÚre étape donne un aperçu des données telles qu'elles seront importées. Notre systÚme comptabilisera les lignes :

  • "Valide" : Toutes les informations sont renseignĂ©es pour importer correctement la ligne

  • "Warning" : Certaines informations sont manquantes, mais ne bloqueront pas l'import

  • "Error" : Certaines informations ne sont pas correctes et la ligne ne s'importera pas

Cliquez sur suivant puis sur Valider l'import.

Note : Un compte rendu vous est envoyĂ© par mail aprĂšs chaque import. Si une ligne ne s'est pas importĂ©e, le rapport vous dĂ©taillera pourquoi ! đŸ€—

Note : Vous recevrez un rĂ©capitulatif de votre import par mail. 📬

🎉 C'est tout bon, vous avez importĂ© en masse vos nouveaux externes ! 🎉

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💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬

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