Quels types de document sur Edusign ?
Sur Edusign, il est possible de générer des certificats de réalisation permettant d’attester du bon suivi d'une formation par un apprenant. Ces documents, une fois générés, s'afficheront dans le sous-onglet Documents de la fiche de l'apprenant ou dans le menu Documents.
Pour envoyer un document, vous avez besoin d'acheter au préalable des crédits de document qui n'ont rien à voir avec les signatures d'émargement.
Il est possible d'importer tout type de document au format PDF pour signature : pour les apprenants, intervenants, administrateurs et externes. C'est de ce sujet que nous traiterons dans cet article.
Par ailleurs, vos retours sont très appréciés et nous aident à définir le futur d'Edusign. Aidez nous en nous partageant vos suggestions. 😉
Dans cet article à destination des administrateurs, vous retrouverez :
5️⃣ Validation
✏️ Guide écrit ✏️
1️⃣ Créer ou utiliser modèle de document.
Rendez-vous dans l'onglet Documents et cliquez sur Envoyer un document.
Vous pourrez alors choisir un modèle déjà créé sur Edusign ou bien importer votre propre fichier PDF.
Note : Le fichier sera pris en charge si il ne dépasse pas 10MO.
Importer un nouveau modèle
Pour importer un nouveau modèle, vous pourrez cliquer sur Ajouter un document.
Utiliser vos modèles ou ceux proposés par Edusign
Si vous souhaitez envoyer un modèle de document déjà créé, vous aurez le choix entre vos modèles ou ceux proposés initialement par Edusign.
Pour y accéder à vos modèles, vous pourrez simplement cliquer sur Afficher plus dans la rubrique "Mes modèles de documents".
Certains modèles sont déjà préexistants et peuvent être utilisés directement ou modifier par vos soins pour qu'ils répondent parfaitement à vos exigences.
Pour utiliser vos modèles ou ceux proposer par Edusign, veuillez cliquer sur les 3 petits points s'affichant en haut à droite du document depuis votre bibliothèque. Vous pourrez alors cliquer sur Utiliser.
Si vous souhaitez modifier le modèle avant envoi, cliquez simplement sur Modifier et suivez les étapes suivantes du guide.
2️⃣ Paramétrer un nouveau modèle.
Une fois chargé, vous pourrez alors glisser des variables depuis le menu de droite sur votre document.
Pour les "informations du profil" d'un apprenant, intervenant ou externe, celles-ci correspondent à celle renseignée sur sa fiche Edusign. Une fois glissée, vous pourrez cliquer sur l'intitulé puis sur l'icône de paramétrage de la variable pour choisir l'information à saisir automatiquement.
Les variables sont paramétrées en fonction des destinataires de votre document.
Par exemple, le destinataire est un apprenant, si vous ajoutez les variables Nom complet et Email, son nom, son prénom et son adresse email seront automatiquement ajoutés au moment de l'envoi.
Besoin d'autres informations ? Vous pouvez également ajouter des Champs personnalisés à faire remplir par les signataires.
Vous pouvez ajouter un Signataire externe afin d'associer un apprenant à ce signataire pour permettre par exemple de créer un document liant un apprenant à un maître d'apprentissage.
Si vous souhaitez que le document soit également complété par un administrateur, pensez à ajouter les champs nécessaires depuis l'onglet Administrateur.
Note : Si vous souhaitez qu'un autre administrateur signe à votre place, ajoutez-le en contact externe lors de la création du modèle. Dans ce cas de figure, si vous n'avez pas renseigné cette information au préalable, vous serez considéré comme signataire du document et il vous sera demandé de le signer avant envoi.
Une fois satisfait, cliquez sur Prochaine étape.
3️⃣ Ajouter une annexe à votre modèle de document
Vous pourrez également ajouter un ou plusieurs document(s) annexe(s) à votre modèle de document à signer signature.
Note : Cette/ces annexe(s) seront intégrée(s) au mail reçu par le(s) signataire(s) non pas comme une pièce jointe mais via un lien redirigeant vers le document.
4️⃣ Ajouter des destinataires.
Signez et remplissez vos champs administrateur si vous avez apposé une signature Administrateur.
Sélectionnez un ou plusieurs (en activant l'Envoi groupé) apprenant(s).
Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher l'option Définir l’ordre de signature pour que les destinataires reçoivent le document à signer les uns après les autres.
Egalement, vous pouvez ajouter des contacts en "Copie Carbone" afin qu'ils suivent l'état du document. Ces derniers n'auront qu'un droit de lecture sur le document.
Un document sera généré par apprenant et les variables seront alors automatiquement remplies en fonction du/des destinataire(s).
5️⃣ Finaliser votre envoi
Lors de l'étape de validation, vous aurez la possibilité de :
Modifier l'e-mail envoyé aux destinataires (corps et/ou objet).
Définir un rappel automatique après une certaine durée en cas de non-signature.
Définir le mode de validation : Validation par code SMS permet d'envoyer le code de validation par SMS et non par mail si un numéro de téléphone est associé au(x) destinataire(s) dans sa fiche Edusign.
Il est également possible de définir une date d'expiration du document. À date, il ne sera plus possible de signer le document pour le destinataire.
Enfin, vous pourrez valider le nombre de crédits utilisés et envoyez les demandes de signature.
6️⃣ Récupérer ses envois de document
Dès qu'un document est complété, tous les signataires en reçoivent une copie.
L'administrateur peut également récupérer les documents et envoyer des relances depuis l'onglet Documents.
Note : Les documents sont générés au format PDF avec un fichier de preuve horodaté.
7️⃣ Suivre les évènements d'un document
En cliquant sur un document, vous pourrez vous assurer que celui-ci a bien été envoyé et reçu par les personnes concernées. Vous pourrez également voir apparaître la date et l'heure à laquelle un document a été envoyé à un signataire.
8️⃣ Visualiser l'état d'un document
En cliquant sur aperçu, vous pouvez visualiser d'un coup d'œil l'état des signatures et de l'envoi de votre document.
Depuis le menu qui s'affiche à droite, vous pouvez envoyer un mail de relance, télécharger le document ou bien le supprimer.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
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