En cas d'absence, il est possible d'envoyer des relevés d'absences aux maîtres d'apprentissages de vos apprenants à la fréquence de votre choix.
Le relevé d'absences est un document PDF envoyé au maître d'apprentissage de vos apprenants. Celui-ci fera apparaître un certain nombre d'informations paramétrables.
Il est à noter que ce document sera envoyé à la fréquence que vous aurez choisie. Ce relevé fera apparaître les informations de la période en question. Celui-ci ne sera d'ailleurs envoyé que si des absences ont été détectées par l'outil, ou également si l'apprenant est présent en fonction de votre paramétrage. 🤗
Si cette option n'a pas été activée sur votre compte, merci de bien vouloir nous signaler votre souhait de la rendre effective.
Paramétrer le contenu et la fréquence d'envoi du relevé 📝
Une fois que nos équipes auront mis en place cette fonctionnalité, il vous sera alors possible de choisir la fréquence d'envoi du relevé depuis vos Paramètres > Rubrique "Relevé d'absence".
Contenu du relevé
Pour répondre aux différents formats souhaités dans votre contexte de formation, vous pourrez paramétrer différentes sections dans le relevé :
Récapitulatif d'assiduité : taux de présences, de feuille en attente de signature (l'apprenant a reçu un e-mail de signature, mais n'a pas encore signé), d'absences injustifiées et d'absences justifiées.
Le détail des heures de présence, d'absence non justifiée, d'absence justifiée, de feuilles en attente, de retards et de départs anticipés ainsi que leur durée.
Note : Certaines sections restent obligatoires pour transmettre les informations essentielles (absences et signatures en attente)
Fréquence d'envoi automatique du relevé 🕐
Afin d'assurer le suivi régulier de l'assiduité auprès des maîtres d'apprentissage, vous pouvez configurer la fréquence d'envoi automatique du relevé. Un moyen simple pour vous faire économiser de longues actions manuelles. 🤗
Journalier : Tous les soirs à 19h.
Hebdomadaire : Tous les vendredis à 19h.
Bimensuel : Le 1er et le 15 du mois à 19h.
Mensuel : Le 1er du mois à 19h.
Le mail sera envoyé directement à l'adresse du maître d'apprentissage que vous aurez entré au préalable dans le profil de l'apprenant, rubrique Relevé d'absences.
Note :
Les maîtres d'apprentissage sont considérés comme des contacts externes que vous pourrez ajouter depuis l'onglet Externes ou au moment de l'ajout sur le profil de l'apprenant.
Certains ERP connectés à Edusign permettent aussi de faire remonter automatiquement cette information, c'est notamment le cas d'Hyperplanning ou d'Yparéo. Contactez-nous pour en savoir plus !
Activer l'envoi automatique même lorsque l'apprenant est présent
Dans certains cas, le relevé d'absence doit être envoyé même si l'apprenant n'a pas d'absence sur la période. Pour ce faire, activez l'option dédiée et vos relevés seront envoyés automatiquement en fonction de la période configurée. 🤗
Note : L'activation du paramètre oblige également la section "Présence" dans le relevé d'absence.
Télécharger manuellement un relevé d'absence
Pour télécharger manuellement un relevé d'absence, rendez-vous dans le profil de l'apprenant dont vous souhaitez le relevé.
Vous pourrez ensuite descendre dans son profil jusqu'à trouver le bouton "Envoyer le relevé d'absences".
Après avoir sélectionné cela, vous vous retrouvez dans le menu de téléchargement du relevé d'absences.
Il ne vous reste plus qu'à choisir les dates concernées pour ce relevé, et à ne pas cocher "envoyer en copie à un contact externe" ce qui reviendrait à transmettre le relevé au tuteur.
Après avoir cliqué sur le bouton envoyer, le relevé se téléchargera automatiquement.
Envoyer manuellement un relevé d'absences 📬
Il est possible d'envoyer manuellement un relevé d'absence aux maîtres d'apprentissage.
Rendez-vous dans le profil de l'apprenant de votre choix, puis dans la rubrique "Relevé d'absence".
Cliquer sur "Envoyer le relevé d'absence".
Vous pouvez choisir :
La période à remonter sur le relevé.
Un autre contact externe à qui vous souhaitez l'envoyer en plus du ou des maîtres d'apprentissage.
De l'envoyer pareillement à l'apprenant si besoin.
Vous récupérerez le relevé au format Zip et il sera envoyé à votre contact externe (le maître d'apprentissage) ainsi qu'à l'apprenant, si vous l'avez activé. 🤗
Envoyer manuellement plusieurs relevés d'absences 📚
Il peut être chronophage de récupérer 1 par 1 chaque relevé. Dorénavant, vous pouvez récupérer (et envoyer) tous les relevés d'absences en quelques clics ! ✨
Depuis vos Paramètres > Rubrique "Relevé d'absence",
Cliquez sur "Envoyer l'ensemble des relevés d'absence".
Vous pouvez choisir :
La période à remonter sur le relevé.
Un contact externe à qui vous souhaitez l'envoyer.
De l'envoyer également à l'apprenant si besoin.
Note :
L'action est disponible aux rôles utilisateurs, administrateur, et propriétaire
Pour des raisons de performance, l'envoi en masse est limité à 1 par jour.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬