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1️⃣ La synchronisation montante : l'essentiel !
La synchronisation montante permet de synchroniser les états d'assiduité de chaque apprenant directement sur Hyperplanning devoir ressaisir manuellement qui était présent et qui ne l'était pas.
Cette synchronisation montante vers Hyperplanning s'effectue deux fois par jour, de la même manière que les synchronisations descendantes, entre 12h et 14h, puis entre 19h et 22h.
Attention ! Limite du connecteur : désarchiver une feuille, puis la réarchiver ne permet pas de renvoyer les données une seconde fois. Tout changement d'état après un premier archivage doit être reporté manuellement dans Hyperplanning.
Bon à savoir : lors du renvoi des états d'assiduité, le connecteur "termine l'appel" sur Hyperplanning. Dit autrement, vous pouvez constater la bonne remontée des données depuis la vue planning grâce à la coche verte qui indique que l'appel a été fait.
2️⃣ Quelles informations remontent vers Hyperplanning ?
👨🎓 Les états d'assiduité (présence, absence, absence justifiée)
Pour chaque séance/cours, un étudiant peut être 'Présent', 'Absent' ou 'Absent justifié'. L'activation de la remontée des absences doit être fait auprès de notre équipe support.
Hyperplanning permet de définir certains statuts d'absence comme justifié ou injustifié. Il est possible de faire correspondre les motifs d'absences disponibles sur Edusign de façon à monter le bon motif d'absence à Hyperplanning. Autrement dit, fini la saisie manuelle des données dans Hyperplanning.
👨🏫 Les labels des motifs d'absences
Certaines bases Hyperplanning comportent des dizaines de motifs créés au fil du temps, parfois ponctuellement. Lors de la mise en place initiale du connecteur, il est important de préciser les motifs à synchroniser. Notre équipe technique se charge de faire correspondre les motifs attendus sur votre compte Edusign.
En cas de changement de motifs, par exemple si vous créez un nouveau motif sur Edusign, alors il faut créer le même motif sur Hyperplanning. De notre côté, nous faisons le delta et la correspondance avant de resynchroniser vos motifs
Attention : Si vous modifiez le label d'un motif sur Hyperplanning alors que celui-ci est relié à un motif d'absence sur Edusign, alors la remontée des données ne fonctionnera pas. Vous devez impérativement créer un nouveau motif (d'où le cumule de motif pour certaines bases Hyperplanning).
Pour demander une nouvelle synchronisation des labels de motifs d'absences entre Hyperplanning et Edusign, voici un message type pour communiquer efficacement avec notre support (support@edusign.com). :
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Bonjour,
Je souhaiterais resynchroniser les motifs d'absence.
Voici la complète des motifs à conserver/ajouter :
[Label motif 1]
[Label motif 2]
[Label motif ...]
Pouvez-vous faire le nécessaire svp ?
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3️⃣ L'absence de synchronisation des états d'assiduité sur Hyperplanning
🗃️ Comprendre la notion d'archivage d'une feuille de présence
L'action d'archiver une feuille de présence permet de dire à Edusign "j'ai fini le traitement de cette feuille, on peut renvoyer les données à Hyperplanning". Il est donc important d'avoir collecté les signatures et/ou justifiées les absences avant d'archiver la feuille de présence.
Une fois l'archivage réalisé, les données sont renvoyées le soir même et sont visibles dans Hyperplanning directement. Attention, le renvoi des états d'assiduité ne fonctionne qu'au premier archivage de chaque feuille de présence.
Pour en savoir plus sur l'archivage et son fonctionnement général, vous pouvez lire : comprendre l'archivage des feuilles de présence.
🥵 Identifier une feuille de présence créée manuellement
Dans de très rare cas, il peut être nécessaire de créer manuellement une feuille de présence. Lors de l'archivage de la feuille de présence, les données ne peuvent pas être renvoyées à Hyperplanning puisque la création a été manuelle.
Les états d'assiduité doivent être saisis manuellement sur Hyperplanning. Pour retrouver efficacement les feuilles de présence créées manuellement, vous pouvez ajouter un filtre sur le créateur :
🔁 Retrouver les données remontées (ou pas !) sur Hyperplanning
Il existe plusieurs façons de visualiser la remontée des données d'assiduité sur Hyperplanning. Vous pouvez par exemple suivre le schéma suivant :
