✏️ Guide écrit ✏️

1️⃣ Ce que contient l'export des présences et absences

Cette option vous permet de générer un fichier Excel listant l'ensemble des présences et absences de vos apprenants sur la période de votre choix. Ce tableau fera apparaître les informations suivantes :

Nom, prénom, e-mail et tag de l'apprenant.
Nom de la feuille de présence.
Date, heure de début et de fin de la session.
L'état de présence, d'absence ou d'absence justifiée de l'apprenant.
La durée du cours.
La durée de présence (le cas échéant).

Vous trouverez également l'ID (identifiant) Edusign de l'apprenant et de la session dans cette extraction.

Aucune limite de période : vous pouvez choisir n'importe quelles dates de début et de fin, y compris plusieurs mois ou années en arrière.

2️⃣ Sélectionnez un ou plusieurs apprenant(s) ou un groupe

Rendez-vous tout d'abord dans l'onglet Apprenants.

Sélectionnez un ou plusieurs apprenant(s) en cochant la Checkbox ✅ à gauche de leur nom.

Pour exporter les présences d'un groupe, filtrez d'abord la liste sur le groupe en question, puis cochez la Checkbox ✅ de l'en-tête. Si le groupe s'étend sur plusieurs pages, cliquez sur Sélectionner tous les apprenants (X) dans le menu d'actions pour inclure toutes les pages.

3️⃣ Exportez les présences et absences sur la période de votre choix

Dans le menu qui apparaît à droite de votre écran, cliquez sur Export puis sur Présences et absences.

La fenêtre Export des présences et absences globales par apprenant s'affiche. Par défaut, elle est préremplie avec le mois précédent : modifiez les champs Du et au pour choisir votre période.

Cliquez ensuite sur Générer le fichier Excel. Le fichier s'ouvre dans un nouvel onglet pour être téléchargé. Si sa préparation prend plus de temps, vous le recevrez par e-mail.

Note :

Un seul export de ce type peut être lancé à la fois pour votre organisme. Si un export est déjà en cours, patientez quelques instants avant de relancer.
Au-delà de 1 000 apprenants sélectionnés, le fichier est généré au format CSV, lisible dans Excel.

4️⃣ Obtenir un relevé d'absences PDF par apprenant

Si vous avez besoin d'un document PDF plutôt que d'un tableau Excel (par exemple pour un financeur ou un tuteur), vous pouvez générer un relevé d'absences par apprenant sur une période donnée :

Dans l'onglet Apprenants, sélectionnez les apprenants concernés (100 au maximum à la fois).
Cliquez sur Relevés d'absences (X).
Choisissez la période (la date de fin ne peut pas dépasser aujourd'hui).
Pour télécharger les relevés sans les envoyer, décochez les destinataires puis cliquez sur Télécharger les relevés : vous obtenez un ZIP contenant un PDF par apprenant, et aucun e-mail n'est envoyé.

Le relevé d'absences est une option qui doit être activée sur votre compte. Pour le paramétrer et l'envoyer aux maîtres d'apprentissage, consultez cet article. Pour un document signé par session, utilisez plutôt les feuilles de présence individuelles.

5️⃣ Récupérer des feuilles de présence anciennes (plus de 6 mois)

Il n'y a aucune limite d'ancienneté pour télécharger vos feuilles de présence. Si des feuilles anciennes semblent manquer, c'est généralement qu'elles se trouvent sur une page suivante de la liste.

Depuis l'onglet Feuilles de présence : filtrez par dates (et par groupe si besoin), puis cliquez sur Sélectionner toutes les feuilles (X) pour inclure toutes les pages, et enfin sur Télécharger. Les feuilles non archivées seront archivées avant le téléchargement. Pour un volume important, vous recevrez le fichier par e-mail.
Depuis Télécharger > Feuille par groupe : la liste Sélectionner une ou plusieurs feuilles affiche 25 feuilles par page. En bas de la liste, augmentez le nombre de lignes par page (jusqu'à illimité) pour voir et cocher toutes les feuilles de la période.

Note : avec le rôle Analyste, seules les feuilles déjà archivées peuvent être téléchargées.

Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.

💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬

Exporter les présences et absences d'un apprenant ou d'un groupe sur une période