Vous connaissez la logique des Automatisations (Lorsque → Et → Alors) ? Voici 3 recettes concrètes, étape par étape, pour les besoins qu'on nous partage le plus souvent. 🚀 Pour découvrir le module, consultez d'abord E-mails, signatures, webhooks : maîtriser les Automatisations.
Avant de commencer : le menu Automatisations dépend de votre offre. En période d'essai, le nombre d'exécutions est limité. Si vous ne voyez pas ce menu, contactez-nous via le chat.
📜 Recette 1 : envoyer le règlement intérieur à chaque nouvel apprenant
Prérequis : votre règlement intérieur doit être un modèle de document avec signature dans lequel l'apprenant est signataire (ex. « Lu et approuvé »).
Allez dans le menu Automatisations et cliquez sur Nouvelle automatisation.
Dans le bloc Lorsque, ouvrez Sélectionner un déclencheur et choisissez Un apprenant est créé (famille Apprenant).
(Optionnel) Cliquez sur Ajouter une condition pour cibler certains apprenants, par exemple sur Groupe de l'apprenant.
Cliquez sur Ajouter une action puis choisissez Envoyer un document pour signature.
Dans Modèle de document, sélectionnez votre règlement intérieur. Seuls les modèles où l'apprenant est signataire sont proposés.
Dans Signataire (apprenant), choisissez L'apprenant du déclencheur. Si le modèle comporte d'autres signataires (intervenant, externe), complétez-les aussi.
Donnez un nom dans Nom de l'automatisation puis cliquez sur Valider. ✅
Bon à savoir :
Les paramètres d'envoi (rappel, SMS, expiration…) ne sont pas encore personnalisables dans cette action.
Un modèle avec plusieurs signataires du même type n'est pas compatible.
L'automatisation ne concerne que les apprenants créés après son activation.
Votre règlement ne nécessite pas de signature ? Ajoutez-le aux documents de votre formation (voir l'article) ou utilisez Générer des documents depuis la liste des apprenants (voir l'article).
📊 Recette 2 : envoyer automatiquement les relevés d'absences
Idéal pour tenir informés les maîtres d'apprentissage, les apprenants ou un contact externe, au rythme de votre choix.
Dans Automatisations, cliquez sur Nouvelle automatisation.
Dans Lorsque, choisissez À une date récurrente (famille Planification).
Dans le bloc Récurrence, réglez la Fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Toutes les 2 semaines ou Mensuelle). Réglez ensuite le Jour de la semaine ou le Jour du mois, puis l'Heure. La Prochaine occurrence s'affiche pour vérifier votre réglage.
Cliquez sur Ajouter une action puis choisissez Envoyer le relevé d'absence.
Dans Apprenants concernés, choisissez Tous les apprenants ou Groupe(s).
Dans Période concernée, choisissez la période couverte par le relevé : Les dernières 12 heures, Les dernières 24 heures, Les 7 derniers jours, Les 15 derniers jours ou Les 30 derniers jours. Astuce : choisissez une période cohérente avec la fréquence (ex. Hebdomadaire + Les 7 derniers jours).
Dans Destinataires, cochez Maîtres d'apprentissage et/ou Apprenants. Vous pouvez aussi cocher Copie à un contact externe puis choisir le contact.
Nommez l'automatisation puis cliquez sur Valider. ✅
Bon à savoir :
Le maître d'apprentissage doit être renseigné sur le profil de l'apprenant.
Le contenu du relevé se règle dans vos paramètres, rubrique Relevé d'absences (lien Modifiez les informations depuis vos paramètres dans l'action).
Un relevé n'est envoyé que si l'apprenant a des absences ou des feuilles en attente sur la période. Pour l'envoyer à tous, activez Envoyer le relevé d'absences même lorsque l'apprenant est présent dans ces mêmes paramètres.
Pour l'envoi standard au maître d'apprentissage depuis les paramètres, consultez Envoyer des relevés d'absences au maître d'apprentissage.
🧑🏫 Recette 3 : envoyer des documents aux intervenants
Prérequis : un modèle de document avec signature dont l'intervenant est signataire (charte, contrat de prestation…).
Dans Automatisations, cliquez sur Nouvelle automatisation.
Dans Lorsque, choisissez Un intervenant est créé (famille Intervenant).
Cliquez sur Ajouter une action puis choisissez Envoyer un document pour signature.
Dans Modèle de document, sélectionnez votre modèle.
Dans Signataire (intervenant), choisissez L'intervenant du déclencheur. Complétez les autres signataires du modèle si besoin.
Nommez l'automatisation puis cliquez sur Valider. ✅
Note : cette action envoie uniquement des documents à signer. Les intervenants déjà présents sur votre compte ne reçoivent pas le document : seuls les intervenants créés après l'activation sont concernés.
🔎 Suivre vos envois
Dans Automatisations, l'onglet Activités liste chaque exécution avec son Statut (Terminé, Échoué, En cours). Cliquez sur Voir les logs pour comprendre un éventuel blocage.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬