✏️ Guide écrit ✏️
Dans un quotidien où chaque minute compte, les tâches répétitives peuvent vite devenir chronophages. Avec notre module d'automatisation (Workflows), de la contrainte, on passe à la fluidité ! Ce système prend le relais pour déclencher la bonne action, au bon moment, sans que vous n'ayez plus à y penser. 🚀
Bon à savoir : la page Automatisations est disponible si l'option Automatisations est activée sur votre offre. La fonctionnalité est actuellement en Beta. Pendant une période d'essai gratuite, le nombre d'exécutions d'automatisations est limité : contactez-nous via le chat pour augmenter votre quota.
Envie d'aller vite ? Découvrez nos 3 recettes d'automatisations prêtes à l'emploi 🍳
1️⃣ Comprendre la logique d'une automatisation
Une automatisation fonctionne toujours selon une logique simple en trois étapes dans votre interface :
Lorsque (le déclencheur) : c'est l'événement qui lance l'action (ex. : une feuille de présence démarre).
Et (la condition, optionnelle) : c'est le critère à respecter (ex. : seulement si l'apprenant appartient à un groupe spécifique).
Alors (l'action) : c'est ce que le système fait pour vous (ex. : envoyer un email de signature). Vous pouvez enchaîner plusieurs actions grâce au bouton Ajouter une action. 🤗
2️⃣ Créer une automatisation avec l'assistant AutoAI ✨
Ce qui rend notre outil unique, c'est sa simplicité. Pas besoin de coder quoi que ce soit, tout peut se faire par simple conversation grâce à notre assistant AutoAI situé sur la droite de votre écran !
Rendez-vous sur la page des automatisations et cliquez sur Nouvelle automatisation.
Ouvrez le panneau de discussion AutoAI à droite.
Dites-lui simplement ce que vous souhaitez avec vos propres mots. Exemple : "Bonjour ! J'aimerais envoyer un mail de signature de la feuille de présence aux apprenants à chaque fois qu'une feuille de présence démarre. Peux-tu m'aider à paramétrer cela ?"
AutoAI paramètre les blocs de l'automatisation pour vous au centre de l'écran. Il ne vous reste plus qu'à vérifier et à ajouter un titre en bas de page ! 😉
Note : vous gardez bien sûr la main pour modifier manuellement les blocs "Lorsque", "Et" et "Alors" si vous préférez construire votre workflow de A à Z sans l'assistant.
3️⃣ Choisir le déclencheur
Le bloc Lorsque propose les déclencheurs suivants, regroupés par famille :
Apprenant : un apprenant est créé, édité, archivé, restauré, désarchivé ; un apprenant signe ; le statut de présence d'un apprenant change.
Intervenant : un intervenant est créé, édité, supprimé, restauré ; un intervenant signe.
Feuilles de présence : une feuille de présence est créée, éditée, supprimée, verrouillée, déverrouillée ; une feuille de présence démarre ; une feuille de présence se termine ; une réunion Zoom est créée.
Groupe : un groupe est créé, édité, supprimé, restauré.
Document : un document est complété ; un participant a signé un document.
Absence : une absence est justifiée ; une demande d'absence est faite, acceptée ou refusée ; un relevé d'absences est généré ; l'ensemble des relevés d'absences sont générés.
Marketplace : les paramètres de l'application sont modifiés.
Planification : à une date récurrente (quotidienne, hebdomadaire, toutes les 2 semaines ou mensuelle, à l'heure de votre choix).
Questionnaire : un questionnaire est répondu ; un questionnaire est envoyé à un destinataire ; un questionnaire programmé est envoyé.
Autre : tous les jours à minuit ; un email est invalide.
Avec Ajouter un délai, vous pouvez décaler l'exécution de quelques minutes, heures ou jours après l'événement. Pour Une feuille de présence démarre et Une feuille de présence se termine, vous pouvez aussi choisir avant (ex. : 30 minutes avant le début du cours). ⏰
4️⃣ Configurer les conditions de votre workflow
Vous ne voulez pas que votre automatisation se déclenche systématiquement, mais seulement dans des cas précis ? 🤔
Dans l'éditeur de votre workflow, vous pouvez cliquer sur Ajouter une condition pour affiner les règles. Vous pouvez baser ces conditions sur du texte (contient, commence par, finit par…), des chiffres, des dates (avant, après, plus de / moins de X minutes…), des valeurs oui/non ou des listes. Des conditions dédiées permettent aussi de filtrer sur les tags de l'apprenant ou de l'intervenant, le groupe de l'apprenant, les intervenants ou les groupes de la feuille de présence. Les conditions proposées dépendent du déclencheur choisi.
Par exemple : l'automatisation de bienvenue ne s'active que si l'e-mail de l'apprenant se termine par "@votre-ecole.com".
5️⃣ Choisir les actions à automatiser
Une fois vos conditions remplies, Edusign se charge du reste. 7 actions (les blocs "Alors") sont disponibles. Seules les actions compatibles avec le déclencheur choisi vous sont proposées :
Envoyer un email : rédigez un message personnalisé (en utilisant des variables comme le prénom ou le nom de l'école) ou partez d'un modèle d'email. Destinataires possibles : une personne liée au déclencheur, une adresse email personnalisée, un contact, ou tous les apprenants / intervenants de la feuille (un email individuel est alors envoyé à chacun).
Envoyer une notification push : envoyez une notification sur l'application mobile à l'apprenant ou l'intervenant concerné, à tous les apprenants ou intervenants de la feuille de présence, ou à tous les apprenants du groupe, avec la possibilité d'envoyer également une notification in-app.
Envoyer un email de signature : déclenchez automatiquement l'envoi du mail permettant à vos apprenants ou intervenants de signer leur feuille de présence (avec la possibilité de cibler "Tous les apprenants du cours" ou "Tous les intervenants du cours" et d'en faire un e-mail de rappel). Disponible avec les déclencheurs liés à une feuille de présence.
Envoyer un document pour signature : envoyez un modèle de document à signer à l'apprenant ou à l'intervenant du déclencheur (et, si besoin, au maître d'apprentissage de l'apprenant ou à des signataires fixes). Disponible uniquement avec les déclencheurs Un apprenant est créé / est édité / signe, Le statut de présence d'un apprenant change et Un intervenant est créé / est édité / signe. Seuls les modèles de signature compatibles sont proposés, et les paramètres d'envoi (rappel, SMS, expiration…) ne sont pas encore personnalisables.
Appeler un webhook : pour les utilisateurs avancés, cette action permet d'envoyer instantanément des informations depuis Edusign vers vos autres logiciels (CRM, ERP, etc.) dès qu'un événement survient, avec un payload en mode clé/valeur ou en mode avancé (JSON). 😮
Envoyer le relevé d'absence : envoyez le relevé d'absence de tous vos apprenants ou de certains groupes, sur une période donnée (12 h, 24 h, 7, 15 ou 30 derniers jours), aux apprenants, à leurs maîtres d'apprentissage et/ou en copie à un contact externe. Disponible uniquement avec le déclencheur À une date récurrente.
Envoyer un questionnaire : envoyez un modèle de questionnaire aux apprenants, aux intervenants et/ou aux maîtres d'apprentissage (contacts externes) des apprenants de la feuille, avec un message optionnel et la possibilité de l'envoyer aussi aux absents. Disponible uniquement avec Une feuille de présence démarre et Une feuille de présence se termine.
Note : si vous changez de déclencheur, les actions qui ne sont plus compatibles vous sont signalées et peuvent être retirées du workflow.
6️⃣ Valider et superviser vos processus
Une fois satisfait de votre workflow, il vous suffit de lui donner un titre et de l'enregistrer. Le système fonctionnera en arrière-plan. Vos automatisations sont rangées dans les onglets Actives et Inactives.
L'onglet Activités liste chaque exécution avec son déclencheur, son étape actuelle, sa durée et son statut (Terminé, En cours, Échoué…). Vous pouvez filtrer par automatisation, déclencheur, statut ou date, puis ouvrir les logs d'une activité pour voir le détail de chaque étape : condition remplie ou non, actions exécutées, paramètres et éventuelles erreurs. Pratique pour comprendre rapidement ce qui a bloqué ! 🔍
… Vous savez tout, à vous de jouer ! 🤩
Et ce n'est que le début : nous continuons d'ajouter de nouvelles actions afin de vous permettre d'automatiser un maximum de tâches chronophages. 🚀
💡 Quelques exemples concrets d'utilisation
Pour vous inspirer, voici ce que vous pouvez mettre en place dès aujourd'hui avec cette fonctionnalité :
L'émargement ciblé pour vos cas spécifiques (email de signature) : si l'envoi systématique pour toutes vos feuilles de présence est déjà possible dans les paramètres de votre école, l'automatisation prend tout son sens pour cibler vos cas particuliers (cours en autonomie, e-learning, multi-campus...) !
Par exemple : dès qu'une feuille de présence démarre (Lorsque), et uniquement si la feuille concerne un groupe précis, par exemple votre groupe e-learning (Et), le système envoie l'email de signature aux apprenants concernés (Alors). Une flexibilité parfaite pour s'adapter à votre réalité terrain ! 🎯
L'accueil des nouveaux (envoi d'email classique) : dès qu'un profil apprenant est créé sur la plateforme, le système lui envoie un email d'accueil personnalisé.
Le suivi des absences chaque semaine (relevé d'absence) : tous les lundis à 9 h (À une date récurrente), le système envoie aux maîtres d'apprentissage le relevé d'absence des 7 derniers jours de leurs apprenants. 📅
Le recueil d'avis à chaud (questionnaire) : dès qu'une feuille de présence se termine, le système envoie votre questionnaire de satisfaction aux apprenants de la feuille.
La synchronisation de vos bases de données (appel webhook) : lorsqu'un apprenant est créé sur Edusign, l'automatisation envoie instantanément un "ping" (appel API) à votre CRM (comme HubSpot ou Salesforce) pour y créer sa fiche contact de manière totalement invisible. 🤗
Pour des pas-à-pas détaillés, consultez Automatisations : 3 recettes prêtes à l'emploi.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
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