Alcuin et Edusign - Tout comprendre | Centre d'aide Edusign

Fini la double saisie ! Vos données de formation sont automatiquement synchronisées entre Alcuin et Edusign. 🥰

Attention! Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign.

Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données.

La synchronisation depuis Alcuin vers Edusign

L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis Alcuin.

Ces informations permettent de générer un événement (event) sur Edusign.

Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire émarger les apprenants.

L'événement est prête ! 🎉

Le connecteur se synchronise deux fois par jour

Entre 11h00 et 13h00 - Heure de Paris
Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris

Lors d'une synchronisation, les informations sont récupérées depuis Alcuin vers Edusign et les présences et absences sont envoyées vers Alcuin depuis Edusign

Par défaut, les 14 jours calendaires suivants sont récupérés depuis Alcuin.

Un cours présent sur Alcuin plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.

Les cours passés ou créés le jour même ne seront pas, quant à eux, synchronisés.

Installation

Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Alcuin, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.

Informations de connexion API

Fourni par vos soins à votre contact Edusign

URL (obligatoire)
- URL d'accès à l'API, exemple : https://api-edt.exemple-ecole-edusign.fr/api/
Password (obligatoire)
- Mdp d'accès à l'API : xxxxxxxxxxxxx

Options disponibles

Plusieurs options sont disponibles pour vous permettre de personnaliser votre connexion entre Edusign et Alcuin, si l'une de ces options vous intéresse, n'hésitez pas à l'indiquer à votre contact Edusign ou via le chat.

Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign
Le nombre de jours glissants à synchroniser, par défaut, il s'agira des 14 prochains jours : nbDaysToGet
L'annuaire de vos groupes, permettant de filtrer la synchronisation : annuaireIdStudentsGroups
L'annuaire de vos apprenants en formation initiale, permettant de filtrer la synchronisation : annuaireIdInitialStudents
L'annuaire de vos apprenants en formation continue, permettant de filtrer la synchronisation : annuaireIdContinuousStudents
L'annuaire de vos professeurs, permettant de filtrer la synchronisation : annuaireIdProfessors
L'utilisation d'un proxy par le connecteur si vous êtes équipés d'un FireWall : useProxy

 Votre connecteur est déjà installé et vous voulez l'activation d'une option ?

Faites nous signe via le chat.

Informations descendantes vers Edusign

📖 Les événements (events)

Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séances/cours sur Alcuin, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme d'events. Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des events en faisant apparaître :

Leur nom.
Leur date.
L'heure de début et de fin.
La salle de formation.
Le ou les intervenant(s).
Le ou les apprenant(s).

Note : ce n'est qu'à partir du moment où les events qui sont associés à un individu (apprenant ou intervenant) sont synchronisés que ce dernier sera créé sur Edusign.

Autrement dit, pas d'inquiétude si vous ne voyez pas apparaître l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'à partir du moment où ils auront une session de formation planifiée dans la semaine.

Mes events ne redescendent pas sur Edusign. Pourquoi ?

Pas de panique ! Il peut y avoir plusieurs raisons :

L'event a été créé le jour même ou concerne une séance ayant lieu dans le passé (Edusign ne synchronise que les events des 14 prochains jours)
L'event ne possède pas d'intervenant ou l'intervenant n'est pas valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide)
L'event ne possède pas au moins un apprenant valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide)
L'email du professeur est présent deux fois sur Alcuin : par souci de consistance des données, Edusign bloque le doublon d'intervenant — une seconde occurrence d'un même intervenant ne pouvant être créée, les events associés ne sont pas remontés
Si un ID d'annuaire (sur les apprenants ou sur les groupes) est mis en place, il est possible que les apprenants associés à l'event ne possèdent pas le bon ID.

Si malgré ces vérifications, l'event ne redescend toujours pas, faites-nous signe via le chat.

Une liste des évènements et des erreurs provenant de la synchronisation du connecteur est disponible afin de vous aider dans les paramètres du compte sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos")

Vous pouvez aussi y accéder directement via le lien suivant.

👨‍🎓 Les apprenants.

Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaître :

Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
Leur numéro de téléphone (facultatif).

👨‍🏫 Les intervenants.

De la même manière que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuée, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaître :

Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).

Les groupes.

Si l'option de remontée des groupes est activée, une fois la synchronisation effectuée, les groupes seront créés automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des groupes dans le menu Groupes, qui feront apparaître :

Leur nom (obligatoirement)
Les apprenants rattachés (obligatoirement)

FAQ synchronisation descendante.

Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉

🔨 Comment créer des éléments manuellement sur Edusign ?

🕵️‍♀️ Je ne retrouve plus mes feuilles de présence créées manuellement : que faire ?

🔄 Comment m’assurer que la synchronisation automatique a eu lieu ?

🕑 Comment effectué un changement d’intervenant à la dernière minute ?

🏢 Pourquoi les entreprises de mes apprenants n'apparaissent pas sur Edusign.

😱 Pourquoi certaines séances programmées sur mon connecteur n'apparaissent pas sur Edusign ?

👨‍🎓🕵️‍♂️ Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?

🗂️ Comment segmenter les informations de mon organisme sur plusieurs comptes Edusign ?

👨‍🎓👨‍🎓 Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?

Découvrez aussi :

👉 Prise en main d'Edusign (avec connecteur)

👉 Préconisations de paramétrage Edusign avec connecteur 👈

Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.

💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬

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