Prise en main d'Edusign (avec connecteur)

1️⃣ Mais Edusign, c'est quoi ? Petit récap'

Edusign est un logiciel qui vous permet de digitaliser la gestion feuilles de présence :

Faire signer vos apprenants et intervenants.
Suivre et contrôler l'assiduité.
Archiver (pour 10 ans ! 😮).

De façon complémentaire ou indépendante, Edusign permet également la signature de document 100% digitale ainsi que l'envoi de QCM et enquêtes à destination de vos apprenants et intervenants.

2️⃣ Fonctionnement de la connexion.

Vous utilisez un logiciel de planification de la formation en interne appelé "ERP". Edusign permet de se concentrer essentiellement sur l'émargement et le suivi de l'assiduité.

Pour que les données soient synchronisées, un "connecteur" est mis en place entre les deux logiciels.

La synchronisation est bidirectionnelle. Il existe deux flux d'informations, différents, dans un sens et dans l'autre :

Un flux descendant, de votre ERP vers Edusign 🛬 : votre planification descend sur Edusign depuis votre ERP, il n'y a pas de saisie manuelle des informations.
Un flux ascendant d'Edusign vers votre ERP🛫 : l'assiduité des apprenants et intervenants (présences, absences, absences justifiées) remonte vers votre connecteur.

! Attention !

Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, vous devez savoir qu'il est fortement déconseillé de créer et/ou de modifier des éléments directement sur Edusign.

Si le votre est relié à un connecteur, à chaque synchronisation, votre connecteur remettra les étudiants, groupes et intervenants tel qu'ils sont sur l'ERP.

Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos sessions/apprenants/intervenants. Edusign ne saurait être responsable d'une telle utilisation.

Ceci étant dit, à nous ! 🚀😄

La synchronisation descendante.

🕛🕙 Deux fois par jour aux alentours de 12h et de 19h.

📅 Pour l'ensemble des sessions/séances/feuilles de présence pour les x prochains jours glissants (le nombre de jour sera précisé à la mise en place d'Edusign).

📖 Les feuilles de présence : après avoir planifié les cours sur votre ERP, ces sessions remonteront sur Edusign sous forme de feuille de présence (avec intitulé, date, heure de début et de fin, salle de formation, le ou les intervenant(s), le ou les apprenant(s)).

! Attention !

Les feuilles de présence ne seront pas créées si elles ne respectent pas l'ensemble des conditions (un nom, une date, des horaires, un intervenant avec un nom/prénom/adresse mail valide et des apprenants) ou qu'un filtre sur votre connecteur les bloque (ex : sur Ammon, la session doit être validée et en cours ; sur HP, la famille et la rubrique doivent être correctes ; etc.). Veuillez toujours vérifier le paramétrage de vos sessions en détail.

👨‍🎓 Les apprenants.

Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les x jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants (avec un nom, prénom et une adresse mail).

👨‍🏫 Les intervenants.

De la même manière que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuée, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les x jours sera créé automatiquement (avec un nom, prénom et une adresse mail).

Note : ce n'est qu'à partir du moment où sera descendue sur Edusign une feuille de présence associée à un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera créé sur Edusign Tous les individus ne seront donc pas créés d'un coup mais au fur et à mesure.

La synchronisation montante.

🕛🕙 Une fois par jour aux alentours de 18h.

📅 Pour l'ensemble des sessions/séances/feuilles de présence verrouillées le jour même, quelle que soit la date du cours.

Cette synchronisation renvoie les informations vers l'ERP de présences, absences, absences justifiées (avec motif) et éventuellement (selon le connecteur) les retards/départs anticipés.

Pour autoriser cette remontée, les feuilles de présence doivent obligatoirement avoir été archivées sur Edusign.

Note : les feuilles verrouillées une première fois et dont les informations sont déjà remontées vers l'ERP ne feront pas remonter de nouvelles informations si elles sont désarchivées, modifiées (signatures, absences justifiées) puis réarchivées. Ces modifications devront alors être reportées manuellement sur votre logiciel interne.

3️⃣ Faire signer une feuille de présence.

Vos intervenants pourront faire signer les feuilles auxquelles vous les avez associés de 5 manières différentes depuis leur compte. Découvrez l'espace intervenant !

Si vous êtes à la fois administrateur et formateur, vous pourrez tout gérer depuis la plateforme admin.

En cliquant sur la feuille de présence concernée, vous pourrez faire émarger vos apprenants par e-mail ou directement sur votre appareil. Il est également possible de signer en tant qu'intervenant en bas à droite de la feuille (à condition d'utiliser votre profil intervenant ou un profil générique intervenant utilisé par tous les admins).

Note : Depuis la plateforme admin, vous ne pourrez pas faire émarger vos apprenants par QR code.

Les états de présence et d'absence des apprenants, seront affichés sur la feuille de présence :

Présent si l'élève a signé.
Absent si l'élève n'a pas signé.
Absence justifiée à la suite d'une demande de justification acceptée par l'administrateur ou ajoutée par ce dernier/l'intervenant.
En attente dans le cas de signature par e-mail : l'e-mail est bien parti et la signature de l'apprenant est en attente.

Intervenants ou admins auront également la possibilité de faire signer à nouveau les apprenants d'une session ou de justifier une absence sur une session terminée non archivée.

4️⃣ Archiver, télécharger et modifier une feuille après l'archivage.

Une fois terminées et signées, vous pourrez alors archiver vos sessions de formation.

L'archivage est une étape nécessaire pour télécharger vos feuilles de présence sous 3 formats :

Classique : le format numérique de vos anciennes feuilles de présence papier.
Individuelle : toutes les sessions signées par un apprenant sur une durée définie.
Par groupe : toutes les sessions signées par un même groupe sur une période.

Note : le calcul du nombre d'heures affichées sur les documents correspond au temps des sessions archivées qui ont été signées par un apprenant.

! Attention !

Après archivage, il ne faut pas modifier une feuille de présence, même en désarchivant et en modifiant cette feuille, les informations ne seront plus prises en compte par votre connecteur.
En d'autres termes, votre connecteur ne synchronise une feuille vers votre ERP qu'une seule fois.

Ceci dit, il est toujours possible de désarchiver une feuille afin de la modifier (renvoyer un lien de signature par exemple) pour pouvoir ensuite la télécharger.

En fin de formation, il est enfin possible de télécharger un certificat normé pour attester de la formation suivie en fonction des heures de cours suivies par vos apprenants. Apprenez à générer un certificat de réalisation !

5️⃣ Gérer et contrôler facilement l'assiduité.

Si Edusign permet de faire signer simplement vos feuilles de présence, c'est aussi un outil vous permettant de gagner un temps précieux sur la gestion des absences, absences justifiées et retards.

Pour rattraper des émargements, contrôler la présence d'un groupe, ajouter des absences justifiées, etc. vous pouvez mener de nombreuses actions depuis le sous-onglet des absences.

Le menu Statistiques vous sera également d'une grande aide pour vous donner une idée sur les chiffres clés de l'assiduité de votre OF.

6️⃣ La signature de documents sur Edusign.

Signature de contrats de formation, règlements intérieurs, etc. : tout cela est possible depuis l'onglet Documents.

Vous pouvez envoyer vos documents en masse et les informations que vous souhaitez voir apparaître (nom, prénom, formation(s) suivie(s), etc.) seront mises à jour en fonction de vos destinataires qu'ils soient apprenants, administrateurs ou contacts externes. 😮

Découvrez comment ajouter et faire signer vos documents sur Edusign !

7️⃣ Les questionnaires : enquêtes ou QCM pour vos apprenants et collaborateurs.

Sur Edusign, il est possible de créer des questionnaires au format enquête qui vous permettront de récolter les avis de vos collaborateurs ou apprenants ainsi que de créer des QCM pour permettre de mener des évaluations.

Vous pourrez, depuis l'onglet Questionnaires : créer, tester, modifier, envoyer ou programmer l'envoi d'un questionnaire ou l'associer à une session de formation et exporter les résultats au format Excel ou PDF.

8️⃣ Paramétrer votre organisme de formation.

Enfin, sachez que de nombreuses personnalisations sont possibles depuis les paramètres de votre compte.

Un guide complet vous permettra de devenir un expert sur la gestion de ces paramètres : rappels de signature automatiques, personnalisation des feuilles de présence, droits accordés aux apprenants/intervenants/utilisateurs du compte admin, etc.

🔗 Aller plus loin sur les connecteurs.

Si votre offre contient la mise en place d’un connecteur avec votre solution de gestion de la formation, vous pouvez également consulter :

Notre guide de bonne pratique qui récapitule les principes du connecteur et les conseils à son utilisation.
Nos conseils de paramétrages avec un connecteur.
Notre FAQ connecteurs.
Vous pouvez également retrouver l'option d'envoi du relevé de présence au maître d'apprentissage en les synchronisant depuis votre ERP.

Nous restons bien évidemment à votre disposition pour toutes questions et aide concernant le déploiement d’Edusign. 😊

🎉 Félicitations ! Vous connaissez Edusign dans ses moindres recoins 🎉

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