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1️⃣ ¡La sincronización ascendente: lo esencial!
La sincronización ascendente permite sincronizar los estados de asistencia de cada estudiante directamente en Hyperplanning sin tener que volver a ingresar manualmente quién estuvo presente y quién no.
Esta sincronización ascendente a Hyperplanning se realiza dos veces al día, de la misma manera que las sincronizaciones descendentes, entre las 12:00 y las 14:00, y entre las 19:00 y las 22:00.
¡Atención! Límite del conector: desarchivar una hoja, luego volver a archivarla no permite enviar los datos una segunda vez. Cualquier cambio de estado después de un primer archivo debe ser reportado manualmente en Hyperplanning.
Bueno saber: al reenviar los estados de asistencia, el conector "termina la llamada" en Hyperplanning. En otras palabras, puede verificar el correcto envío de datos desde la vista de planificación gracias a la marca verde que indica que se ha realizado la llamada.
2️⃣ ¿Qué información se sube a Hyperplanning?
👨🎓 Los estados de asistencia (presencia, ausencia, ausencia justificada)
Para cada sesión/curso, un estudiante puede estar 'Presente', 'Ausente' o 'Ausencia justificada'. La activación del reporte de ausencias debe ser realizada con nuestro equipo de soporte.
Hyperplanning permite definir ciertos estados de ausencia como justificado o injustificado. Es posible alinear los motivos de ausencia disponibles en Edusign para que se refleje el motivo correcto en Hyperplanning. En otras palabras, se ha terminado la entrada manual de datos en Hyperplanning.
👨🏫 Las etiquetas de los motivos de ausencia
Algunas bases de Hyperplanning contienen docenas de motivos creados a lo largo del tiempo, a veces de manera temporal. Durante la configuración inicial del conector, es importante especificar los motivos a sincronizar. Nuestro equipo técnico se encarga de hacer coincidir los motivos esperados en su cuenta de Edusign.
En caso de cambio de motivos, por ejemplo, si crea un nuevo motivo en Edusign, entonces debe crear el mismo motivo en Hyperplanning. Por nuestra parte, realizamos el delta y la correspondencia antes de resincronizar sus motivos
Atención: Si modifica la etiqueta de un motivo en Hyperplanning mientras que está vinculado a un motivo de ausencia en Edusign, entonces la subida de datos no funcionará. Debe imperativamente crear un nuevo motivo (de ahí la acumulación de motivos para algunas bases de Hyperplanning).
Para solicitar una nueva sincronización de las etiquetas de motivos de ausencia entre Hyperplanning y Edusign, aquí hay un mensaje tipo para comunicarse eficazmente con nuestro soporte (support@edusign.com). :
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Buenos días,
Me gustaría resincronizar los motivos de ausencia.
Aquí está la lista completa de motivos a conservar/agregar:
[Etiqueta motivo 1]
[Etiqueta motivo 2]
[Etiqueta motivo ...]
¿Puede hacer lo necesario por favor?
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3️⃣ La ausencia de sincronización de los estados de asistencia en Hyperplanning
🗃️ Comprender la noción de archivo de una hoja de asistencia
La acción de archivar una hoja de asistencia permite decirle a Edusign "he terminado el tratamiento de esta hoja, podemos enviar los datos a Hyperplanning". Por lo tanto, es importante haber reunido las firmas y/o justificado las ausencias antes de archivar la hoja de asistencia.
Una vez que se realiza el archivado, los datos se envían la misma noche y son visibles directamente en Hyperplanning. Atención, el envío de los estados de asistencia solo funciona con el primer archivo de cada hoja de asistencia.
Para obtener más información sobre el archivado y su funcionamiento general, puede leer: comprender el archivado de las hojas de asistencia.
🥵 Identificar una hoja de asistencia creada manualmente
En casos muy raros, puede ser necesario crear manualmente una hoja de asistencia. Durante el archivado de la hoja de asistencia, los datos no pueden ser enviados a Hyperplanning ya que la creación fue manual.
Los estados de asistencia deben ser ingresados manualmente en Hyperplanning. Para encontrar eficazmente las hojas de asistencia creadas manualmente, puede agregar un filtro en el creador:
🔁 Recuperar los datos subidos (¡o no!) en Hyperplanning
Existen varias formas de visualizar la subida de datos de asistencia en Hyperplanning. Puede, por ejemplo, seguir el siguiente esquema:
