✏️ Guía Escrita ✏️
En un diario donde cada minuto cuenta, las tareas repetitivas pueden volverse rápidamente demorosas. Con nuestro módulo de automatización (Flujos de trabajo), de la restricción, ¡pasamos a la fluidez! Este sistema toma el relevo para activar la acción correcta, en el momento correcto, sin que usted tenga que pensar más en ello. 🚀
Bueno saber: la página Automatizaciones está disponible si la opción Automatizaciones está activada en su oferta. La funcionalidad está actualmente en Beta. Durante un período de prueba gratuito, el número de ejecuciones de automatizaciones está limitado: contáctenos a través del chat para aumentar su cuota.
¿Quiere ir rápido? Descubra nuestras 3 recetas de automatizaciones listas para usar 🍳
1️⃣ Entender la lógica de una automatización
Una automatización siempre funciona según una lógica simple en tres pasos dentro de su interfaz:
Cuando (el desencadenante): es el evento que lanza la acción (ej. : una hoja de asistencia comienza).
Y (la condición, opcional): es el criterio a cumplir (ej. : solamente si el estudiante pertenece a un grupo específico).
Entonces (la acción): es lo que el sistema hace por usted (ej. : enviar un correo electrónico de firma). Puede encadenar varias acciones gracias al botón Añadir una acción. 🤗
2️⃣ Crear una automatización con el asistente AutoAI ✨
Lo que hace que nuestra herramienta sea única es su simplicidad. ¡No necesita codificar nada, todo se puede hacer por simple conversación gracias a nuestro asistente AutoAI situado a la derecha de su pantalla!
Vaya a la página de automatizaciones y haga clic en Nueva automatización.
Abra el panel de discusión AutoAI a la derecha.
Simplemente dígale lo que desea con sus propias palabras. Ejemplo: "¡Hola! Quisiera enviar un correo de firma de la hoja de asistencia a los estudiantes cada vez que una hoja de asistencia comienza. ¿Puede ayudarme a configurar esto?"
AutoAI configura los bloques de la automatización para usted en el centro de la pantalla. ¡Solo le queda verificar y agregar un título en la parte inferior de la página! 😉
Nota: por supuesto, usted tiene el control para modificar manualmente los bloques "Cuando", "Y" y "Entonces" si prefiere construir su flujo de trabajo de A a Z sin el asistente.
3️⃣ Elegir el desencadenante
El bloque Cuando propone los desencadenantes siguientes, agrupados por familia:
Estudiante: un estudiante es creado, editado, archivado, restaurado, desarchivado; un estudiante firma; el estado de asistencia de un estudiante cambia.
Docente: un docente es creado, editado, eliminado, restaurado; un docente firma.
Hojas de asistencia: una hoja de asistencia es creada, editada, eliminada, bloqueada, desbloqueada; una hoja de asistencia comienza; una hoja de asistencia termina; una reunión de Zoom es creada.
Grupo: un grupo es creado, editado, eliminado, restaurado.
Documento: un documento se completa; un participante ha firmado un documento.
Ausencia: una ausencia es justificada; se hace una solicitud de ausencia, aceptada o rechazada; se genera un informe de ausencias; todos los informes de ausencias son generados.
Marketplace: los parámetros de la aplicación son modificados.
Planificación: en una fecha recurrente (diaria, semanal, cada 2 semanas o mensual, a la hora de su elección).
Cuestionario: un cuestionario es respondido; un cuestionario es enviado a un destinatario; un cuestionario programado es enviado.
Otro: todos los días a medianoche; un correo electrónico es inválido.
Con Añadir un plazo, puede retrasar la ejecución unos minutos, horas o días después del evento. Para una hoja de asistencia comienza y una hoja de asistencia termina, también puede elegir antes (ej. : 30 minutos antes del comienzo del curso). ⏰
4️⃣ Configurar las condiciones de su flujo de trabajo
¿No desea que su automatización se dispare sistemáticamente, sino solo en casos específicos? 🤔
En el editor de su flujo de trabajo, puede hacer clic en Añadir una condición para afinar las reglas. Puede basar esas condiciones en texto (contiene, comienza por, termina por…), números, fechas (antes, después, más de/menos de X minutos…), valores sí/no o listas. Las condiciones dedicadas también permiten filtrar por los tags del estudiante o del docente, el grupo del estudiante, los docentes o los grupos de la hoja de asistencia. Las condiciones propuestas dependen del desencadenante elegido.
Por ejemplo: la automatización de bienvenida solo se activa si el correo electrónico del estudiante termina en "@tu-escuela.com".
5️⃣ Elegir las acciones a automatizar
Una vez que sus condiciones se cumplan, Edusign se encarga del resto. 7 acciones (los bloques "Entonces") están disponibles. Solo las acciones compatibles con el desencadenante elegido se le proponen:
Enviar un correo electrónico: redacte un mensaje personalizado (utilizando variables como el nombre del estudiante o el nombre de la escuela) o inicie a partir de un modelo de correo. Posibles destinatarios: una persona vinculada al desencadenante, una dirección de correo electrónico personalizada, un contacto, o todos los estudiantes/docentes de la hoja (entonces se envía un correo individual a cada uno).
Enviar una notificación push: envíe una notificación en la aplicación móvil al estudiante o docente afectado, a todos los estudiantes o docentes de la hoja de asistencia, o a todos los estudiantes del grupo, con la posibilidad de enviar también una notificación en la aplicación.
Enviar un correo electrónico de firma: inicie automáticamente el envío del correo que permite a sus estudiantes o docentes firmar su hoja de asistencia (con la posibilidad de apuntar a "Todos los estudiantes del curso" o "Todos los docentes del curso" y convertirlo en un correo de recordatorio). Disponible con los desencadenantes relacionados con una hoja de asistencia.
Enviar un documento para firma: envíe un modelo de documento a firmar al estudiante o al docente del desencadenante (y, si es necesario, al maestro de aprendizaje del estudiante o a firmantes fijos). Disponible solo con los desencadenantes Un estudiante es creado / es editado / firma, El estado de asistencia de un estudiante cambia y Un docente es creado / es editado / firma. Solo se proponen los modelos de firma compatibles, y los parámetros de envío (recordatorio, SMS, expiración…) no son aún personalizables.
Llamar a un webhook: para usuarios avanzados, esta acción permite enviar instantáneamente información desde Edusign a sus otros softwares (CRM, ERP, etc.) en cuanto ocurra un evento, con un payload en modo clave/valor o en modo avanzado (JSON). 😮
Enviar el informe de ausencia: envíe el informe de ausencia de todos sus estudiantes o de ciertos grupos, en un período dado (12 h, 24 h, 7, 15 o 30 últimos días), a los estudiantes, a sus maestros de aprendizaje y/o en copia a un contacto externo. Disponible solo con el desencadenante En una fecha recurrente.
Enviar un cuestionario: envíe un modelo de cuestionario a los estudiantes, a los docentes y/o a los maestros de aprendizaje (contactos externos) de los estudiantes de la hoja, con un mensaje opcional y la posibilidad de enviarlo también a los ausentes. Disponible solo con Una hoja de asistencia comienza y Una hoja de asistencia termina.
Nota: si cambia de desencadenante, se le señalizarán las acciones que ya no son compatibles y pueden ser eliminadas del flujo de trabajo.
6️⃣ Validar y supervisar sus procesos
Una vez satisfecho con su flujo de trabajo, solo necesita darle un título y guardarlo. El sistema funcionará en segundo plano. Sus automatizaciones se ordenan en las pestañas Activas e Inactivas.
La pestaña Actividades lista cada ejecución con su desencadenante, su etapa actual, su duración y su estado (Terminado, En curso, Fallido…). Puede filtrar por automatización, desencadenante, estado o fecha, luego abrir los registros de una actividad para ver el detalle de cada etapa: condición cumplida o no, acciones ejecutadas, parámetros y posibles errores. ¡Práctico para entender rápidamente qué ha bloqueado! 🔍
… ¡Ya sabe todo, ahora es su turno! 🤩
Y esto es solo el comienzo: seguimos añadiendo nuevas acciones para permitirle automatizar la mayor cantidad posible de tareas laboriosas. 🚀
💡 Algunos ejemplos concretos de uso
Para inspirarse, aquí le mostramos lo que puede implementar hoy con esta funcionalidad:
El registro dirigido para sus casos específicos (correo electrónico de firma): si el envío sistemático para todas sus hojas de asistencia ya es posible en la configuración de su escuela, la automatización tiene todo su sentido para apuntar sus casos particulares (cursos en autonomía, e-learning, multi-campus...) !
Por ejemplo: tan pronto como una hoja de asistencia comienza (Cuando), y solo si la hoja se refiere a un grupo específico, por ejemplo, su grupo de e-learning (Y), el sistema envía el correo electrónico de firma a los estudiantes afectados (Entonces). ¡Una flexibilidad perfecta para adaptarse a su realidad en el terreno! 🎯
La bienvenida de los nuevos (envío de correo electrónico clásico): tan pronto como un perfil de estudiante es creado en la plataforma, el sistema le envía un correo electrónico de bienvenida personalizado.
El seguimiento de ausencias cada semana (informe de ausencia): todos los lunes a las 9 h (En una fecha recurrente), el sistema envía a los maestros de aprendizaje el informe de ausencia de los últimos 7 días de sus estudiantes. 📅
La recopilación de opiniones en caliente (cuestionario): tan pronto como una hoja de asistencia termina, el sistema envía su cuestionario de satisfacción a los estudiantes de la hoja.
La sincronización de sus bases de datos (llamar webhook): cuando un estudiante se crea en Edusign, la automatización envía instantáneamente un "ping" (llamada API) a su CRM (como HubSpot o Salesforce) para crear su ficha de contacto de manera totalmente invisible. 🤗
Para pasos detallados, consulte Automatizaciones: 3 recetas listas para usar.
Para ir más allá, visita nuestro centro de ayuda.
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