¿Conoce la lógica de las Automatizaciones (Cuando → Y → Entonces)? Aquí tiene 3 recetas concretas, paso a paso, para las necesidades que nos comparten con más frecuencia. 🚀 Para descubrir el módulo, consulte primero Correos electrónicos, firmas, webhooks: dominar las Automatizaciones.
Antes de comenzar: el menú Automatizaciones depende de su oferta. Durante el período de prueba, el número de ejecuciones está limitado. Si no ve este menú, contáctenos a través del chat.
📜 Receta 1: enviar el reglamento interno a cada nuevo estudiante
Requisito previo: su reglamento interno debe ser un modelo de documento con firma en el cual el estudiante sea firmante (ej. "Leído y aprobado").
Vaya al menú Automatizaciones y haga clic en Nueva automatización.
En el bloque Cuando, abra Seleccionar un desencadenante y elija Se crea un estudiante (familia Estudiante).
(Opcional) Haga clic en Agregar una condición para seleccionar ciertos estudiantes, por ejemplo, por Grupo del estudiante.
Haga clic en Agregar una acción y luego elija Enviar un documento para firma.
En Modelo de documento, seleccione su reglamento interno. Solo se proponen los modelos donde el estudiante es firmante.
En Firmante (estudiante), elija El estudiante del desencadenante. Si el modelo incluye otros firmantes (docente, externo), complételos también.
Dé un nombre en Nombre de la automatización y luego haga clic en Validar. ✅
Es bueno saber:
Los parámetros de envío (recordatorio, SMS, expiración...) aún no se pueden personalizar en esta acción.
Un modelo con múltiples firmantes del mismo tipo no es compatible.
La automatización solo afecta a los estudiantes creados después de su activación.
¿Su reglamento no requiere una firma? Agrégalo a los documentos de su formación (ver el artículo) o utilice Generar documentos desde la lista de estudiantes (ver el artículo).
📊 Receta 2: enviar automáticamente los informes de ausencias
Ideal para mantener informados a los maestros de aprendizaje, estudiantes o un contacto externo, al ritmo de su elección.
En Automatizaciones, haga clic en Nueva automatización.
En Cuando, elija En una fecha recurrente (familia Programación).
En el bloque Recurrencia, ajuste la Frecuencia (Diaria, Semanal, Cada 2 semanas o Mensual). Luego ajuste el Día de la semana o el Día del mes, y luego la Hora. La Próxima ocurrencia se muestra para verificar su ajuste.
Haga clic en Agregar una acción y elija Enviar el informe de ausencia.
En Estudiantes implicados, elija Todos los estudiantes o Grupo(s).
En Período implicado, elija el período cubierto por el informe: Las últimas 12 horas, Las últimas 24 horas, Los últimos 7 días, Los últimos 15 días o Los últimos 30 días. Consejo: elija un período coherente con la frecuencia (ej. Semanal + Los últimos 7 días).
En Destinatarios, marque Maestros de aprendizaje y/o Estudiantes. También puede marcar Copia a un contacto externo y luego elegir el contacto.
Asigne un nombre a la automatización y luego haga clic en Validar. ✅
Información útil :
El maestro de aprendizaje debe estar registrado en el perfil del estudiante.
El contenido del informe se ajusta en sus configuraciones, sección Informe de ausencias (enlace Modifique la información desde sus configuraciones en la acción).
Un informe solo se envía si el estudiante tiene ausencias o registros pendientes en el periodo. Para enviarlo a todos, active Enviar el informe de ausencias incluso cuando el estudiante está presente en estas mismas configuraciones.
Para el envío estándar al maestro de aprendizaje desde las configuraciones, consulte Enviar informes de ausencias al maestro de aprendizaje.
🧑🏫 Receta 3: enviar documentos a los participantes
Requisito previo: un modelo de documento con firma en el cual el participante es firmante (carta, contrato de prestación…).
En Automatizaciones, haga clic en Nueva automatización.
En Cuando, elija Se crea un participante (familia Participante).
Haga clic en Agregar una acción y luego elija Enviar un documento para firma.
En Modelo de documento, seleccione su modelo.
En Firmante (participante), elija El participante del desencadenante. Complete los otros firmantes del modelo si es necesario.
Asigne un nombre a la automatización y luego haga clic en Validar. ✅
Nota: esta acción solo envía documentos para firma. Los participantes ya presentes en su cuenta no reciben el documento: solo los participantes creados después de la activación están afectados.
🔎 Seguimiento de sus envíos
En Automatizaciones, la pestaña Actividades lista cada ejecución con su Estado (Completado, Fallido, En curso). Haga clic en Ver los registros para comprender un posible bloqueo.
Para más información, visita nuestro centro de ayuda.
Si no encuentras lo que buscas, contáctanos a través del chat. 💬