Sommaire détaillé :

En cas de non-respect de cette règle, vous devrez réaliser plusieurs actions manuelles pour reporter les données d'assiduité dans Hyperplanning.

À fournir à votre contact Edusign

La connexion mise en place entre Edusign et Hyperplanning permet de synchroniser les données entre les deux solutions. La synchronisation est bidirectionnelle, c’est-à-dire qu'il existe deux flux d'informations différents.

Le flux descendant permet de synchroniser la planification existante sur Hyperplanning sans aucune double saisie des données de planification. Certaines données sont obligatoires pour assurer une bonne synchronisation de la planification.

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Le flux ascendant/montant permet de synchroniser les données d'assiduité de Edusign vers Hyperplanning. Il est possible de remonter plusieurs statuts : présent/absent, injustifié/justifié.
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Comprendre la notion de familles et rubriques" Hyperplanning est essentiel. C'est en maîtrisant cette notion que vous pourrez :

Pour répartir vos étudiants sur un ou plusieurs comptes Edusign, il est préférable de comprendre la logique des "Familles et Rubriques" (en savoir plus sur les familles et rubriques Hyperplanning).
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Pour filtrer quels étudiants ajouter sur un compte Edusign, il est nécessaire de définir et attribuer un couple famille/rubrique rattachée à vos étudiants pour chaque compte Edusign à alimenter.
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La famille/rubrique de chaque étudiant que vous souhaitez voir synchronisé sur Edusign doit être complétée sur Hyperplanning sans quoi la synchronisation ne se fera pas.

Si vous vous demandez comment retrouver les familles et rubriques associées à chacun de vos comptes Edusign, c'est par ici. 😉

Lors de la mise en place initiale du connecteur entre Hyperplanning et Edusign, il est possible de synchroniser toute la planification d'une base Hyperplanning sans distinction au niveau de vos étudiants.
Pour ce faire, il suffit de ne communiquer aucun couple de famille/rubrique, le connecteur synchronisera donc toute votre planification.

De même que pour vos apprenants, il est préférable de prendre en main la logique des "Familles et Rubriques" (en savoir plus sur les familles et rubriques Hyperplanning).

Pour filtrer les cours à ajouter sur un compte Edusign, il est important de définir et attribuer un couple famille/rubrique rattachée au cours pour soit exclure, soit inclure tel ou tel cours dans la synchronisation.
Vous pouvez par exemple exclure les cours en autonomie ou ne synchroniser que les cours en distanciel.

Si vous vous demandez comment retrouver les familles et rubriques associées à chacun de vos comptes Edusign, c'est par ici 😉
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À nouveau, si aucune distinction de famille/rubrique n'est faite, le connecteur synchronisera toute votre planification.
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Pour comprendre comment ajouter des Tags sur les fiches Apprenants Edusign, vous devez maîtriser la logique des "Familles et Rubriques" (en savoir plus sur les familles et rubriques Hyperplanning).
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Pour personnaliser davantage la synchronisation entre Hyperplanning et Edusign, vous pouvez choisir d'importer la rubrique d'une ou plusieurs familles données en Tag de la fiche Apprenant sur Edusign. Cette personnalisation est généralement utilisée pour faciliter la recherche de vos apprenants sur Edusign selon certains critères.

Le connecteur entre Hyperplanning et Edusign permet également de synchroniser les maîtres d'apprentissages/tuteurs de vos étudiants. Ce paramètre n'est activé que dans le cadre des options de "gestion des MA/Tuteurs" et des "Alertes intelligentes".

Ces deux options permettent respectivement :

Selon la version d'Hyperplanning que vous utilisez, les MA/Tuteurs ne doivent pas être renseignés au même endroit. Pour tout savoir sur la synchronisation des MA/tuteurs, c'est par ici 😉
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Le connecteur entre Hyperplanning et Edusign permet par ailleurs de filtrer les dispenses de vos étudiants.

Lors de la planification, vous pouvez choisir de dispenser un étudiant par matière ou au global. Lors de chaque synchronisation, seuls les étudiants qui ne sont pas dispensés seront synchronisés sur Edusign.

Avant toute chose, il est impératif de vérifier l'information que vous souhaitez synchroniser sur Edusign. Vous pouvez choisir entre le “Code salle” et le “Name salle”.

La synchronisation entre Hyperplanning et Edusign peut permettre de récupérer l’une ou l’autre de ces informations. Le paramètre standard du connecteur récupère l’information “Name salle”.

L'une des données nécessaires pour synchroniser la planification depuis Hyperplanning est que les cours soient rattachés à un formateur avec une adresse e-mail valide.

Dans certains cas, votre planification ne prévoit pas de formateur pour animer le temps de formation.

Dans ce cas, Edusign permet de forcer la synchronisation des cours sans formateur en ajoutant un formateur 'fictif' (par exemple, un des administrateurs aura également un compte Intervenant/Formateur sur Edusign).

L'une des données facultatives pour synchroniser la planification est le nom de la salle associé à chaque cours. Certains clients font le choix de ne pas afficher de salles sur Edusign ou alors d'afficher systématiquement la même.

Dans certains cas, notamment si vous utilisez notre technologie NFC (en savoir plus). Il peut être intéressant de remplacer la salle synchronisée depuis Hyperplanning, par un nom de salle fixe qui sera systématiquement rattaché à chacune de vos feuilles de présence sur Edusign.
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