Sommaire détaillé :
1️⃣ Avant toute chose.
🎯Avant-propos
Attention ! Lorsque vous utilisez une connexion entre un Hyperplanning et Edusign, il faut savoir qu'il est fortement déconseillé de créer et/ou de modifier des éléments directement sur Edusign.
Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos séances/apprenants/intervenants.
En cas de non respect de cette règle, vous devrez réalisées plusieurs actions manuelles pour reporter les données d'assiduité dans Hyperplanning.
Ceci étant dit, et avant d'aller plus loin vous devez en premier lieu demander la mise en place de votre connecteur. 😄
🎯Initialisation de votre connecteur Hyperplanning <> Edusign
La mise en place initiale de votre connecteur est réalisée par l'équipe Edusign en fonction des informations que vous nous transmettez. Cette initialisation du connecteur permet de lancer automatiquement les flux descendants et ascendants.
2️⃣ Edusign et Hyperplanning : en gros !
La connexion mise en place entre Edusign et Hyperplanning permet de synchroniser les données entre les deux solutions. La synchronisation est bidirectionnelle, c’est-à-dire qu'il existe deux flux d'informations différents.
🎯 Un flux descendant 🛬
Le flux descendant permet de synchroniser la planification existante sur Hyperplanning sans aucune double saisie des données de planification. Certaines données sont obligatoires pour assurer une bonne synchronisation de la planification.
🎯 Un flux ascendant 🛫
Le flux ascendant/montant permet de synchroniser les données d'assiduité de Edusign vers Hyperplanning. Il est possible de remonter plusieurs statuts : présent/absent, injustifié/justifié.
Bon à savoir : Chaque année, souvent pendant l'été, un changement de planning est nécessaire sur Hyperplanning. Il est également nécessaire de faire ce changement sur Edusign.
3️⃣ Le choix de la planification à synchroniser sur Edusign
🎯Essentiel, comprendre la logique des "familles et rubriques" Hyperplanning
Comprendre la notion de familles et rubriques" Hyperplanning est essentiel. C'est en maîtrisant cette notion que vous pourrez :
Choisir quels étudiants doivent être synchronisés sur un compte Edusign et lesquels il faut exclure (en savoir plus)
Choisir quels cours inclure et/ou exclure dans la synchronisation d'Hyperplanning vers Edusign (en savoir plus)
Ajouter des Tags sur les fiches Apprenants Edusign pour rechercher plus facilement vos étudiants (en savoir plus)
🎯Répartir vos apprenants sur un ou plusieurs comptes Edusign
Pour répartir vos étudiants sur un ou plusieurs comptes Edusign, il est préférable de comprendre la logique des "Familles et Rubriques" (en savoir plus sur les familles et rubriques Hyperplanning).
Pour filtrer quels étudiants ajouter sur un compte Edusign, il est nécessaire de définir et attribuer un couple famille/rubrique rattachée à vos étudiants pour chaque compte Edusign à alimenter.
La famille/rubrique de chaque étudiant que vous souhaitez voir synchronisé sur Edusign doit être complétée sur Hyperplanning sans quoi la synchronisation ne se fera pas.
Si vous vous demandez comment retrouver les familles et rubriques associées à chacun de vos comptes Edusign, c'est par ici. 😉
Lors de la mise en place initiale du connecteur entre Hyperplanning et Edusign, il est possible de synchroniser toute la planification d'une base Hyperplanning sans distinction au niveau de vos étudiants.
Pour ce faire, il suffit de ne communiquer aucun couple de famille/rubrique, le connecteur synchronisera donc toute votre planification.
🎯Choisir quels cours synchroniser ou non pas synchroniser sur Edusign
De même que pour vos apprenants, il est préférable de prendre en main la logique des "Familles et Rubriques" (en savoir plus sur les familles et rubriques Hyperplanning).
Pour filtrer les cours à ajouter sur un compte Edusign, il est important de définir et attribuer un couple famille/rubrique rattachée au cours pour soit exclure, soit inclure tel ou tel cours dans la synchronisation.
Vous pouvez par exemple exclure les cours en autonomie ou ne synchroniser que les cours en distanciel.
Si vous vous demandez comment retrouver les familles et rubriques associées à chacun de vos comptes Edusign, c'est par ici 😉
À nouveau, si aucune distinction de famille/rubrique n'est faite, le connecteur synchronisera toute votre planification.
4️⃣ Personnaliser davantage la synchronisation de Hyperplanning à Edusign
🎯Ajouter des Tags sur les apprenants Edusign
Pour comprendre comment ajouter des Tags sur les fiches Apprenants Edusign, vous devez maîtriser la logique des "Familles et Rubriques" (en savoir plus sur les familles et rubriques Hyperplanning).
Pour personnaliser davantage la synchronisation entre Hyperplanning et Edusign, vous pouvez choisir d'importer la rubrique d'une ou plusieurs familles données en Tag de la fiche Apprenant sur Edusign. Cette personnalisation est généralement utilisée pour faciliter la recherche de vos apprenants sur Edusign selon certains critères.
Par exemple : Vous pouvez choisir d'importer une famille qui pourrait s'appeler "Type de contrat" en Tag.
Dans ce cas, la valeur des rubriques (ex : Contrat Pro/Contrat Apprentissage ou encore Alternant/Initial) de chaque apprenant sera ajoutée en Tag.
🎯Synchroniser vos maîtres d'apprentissages/tuteurs
Le connecteur entre Hyperplanning et Edusign permet également de synchroniser les maîtres d'apprentissages/tuteurs de vos étudiants. Ce paramètre n'est activé que dans le cadre des options de "gestion des MA/Tuteurs" et des "Alertes intelligentes".
Ces deux options permettent respectivement :
d'envoyer le relevé d'assiduité automatiquement et à intervalle régulier. Plus besoin de faire l'action manuellement chaque mois depuis Hyperplanning. En savoir plus : Envoyer les relevés d'absences au maître d'apprentissage
d'alerter les MA/Tuteurs en cas d'absence, de retard ou de départ anticipé trop réguliers. Le système d'alertes intelligentes surveille les règles pédagogiques que vous définissez. En savoir plus : Créer des alertes sur mesure
Selon la version d'Hyperplanning que vous utilisez, les MA/Tuteurs ne doivent pas être renseignés au même endroit. Pour tout savoir sur la synchronisation des MA/tuteurs, c'est par ici 😉
🎯Les Paramètres Premium disponibles
👉 Gestion des dispenses HP : ne pas synchroniser les dispensés
Le connecteur entre Hyperplanning et Edusign permet par ailleurs de filtrer les dispenses de vos étudiants.
Lors de la planification, vous pouvez choisir de dispenser un étudiant par matière ou au global. Lors de chaque synchronisation, seuls les étudiants qui ne sont pas dispensés seront synchronisés sur Edusign.
👉 Gestion des salles de formation synchronisées sur Edusign
Avant toute chose, il est impératif de vérifier l'information que vous souhaitez synchroniser sur Edusign. Vous pouvez choisir entre le “Code salle” et le “Name salle”.
La synchronisation entre Hyperplanning et Edusign peut permettre de récupérer l’une ou l’autre de ces informations. Le paramètre standard du connecteur récupère l’information “Name salle”.
👉 Synchroniser un cours sans intervenant sur Edusign
L'une des données nécessaires pour synchroniser la planification depuis Hyperplanning est que les cours soient rattachés à un formateur avec une adresse e-mail valide.
Dans certains cas, votre planification ne prévoit pas de formateur pour animer le temps de formation.
Dans ce cas, Edusign permet de forcer la synchronisation des cours sans formateur en ajoutant un formateur 'fictif' (par exemple, un des administrateurs aura également un compte Intervenant/Formateur sur Edusign).
Attention ! Il est nécessaire de contacter le support Edusign pour mettre en place cette option. Pour gagner du temps, vous pouvez indiquer au support l'e-mail de l'intervenant 'fictif' que vous souhaitez voir ajouter sur les feuilles non associées à un intervenant.
👉 Définir un nom unique de Salle pour chaque séance synchronisée
L'une des données facultatives pour synchroniser la planification est le nom de la salle associé à chaque cours. Certains clients font le choix de ne pas afficher de salles sur Edusign ou alors d'afficher systématiquement la même.
Dans certains cas, notamment si vous utilisez notre technologie NFC (en savoir plus). Il peut être intéressant de remplacer la salle synchronisée depuis Hyperplanning, par un nom de salle fixe qui sera systématiquement rattaché à chacune de vos feuilles de présence sur Edusign.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬