1️⃣ Le changement de planning sur Edusign
Chaque année, vous devez recréer un planning sur HP pour la nouvelle année qui arrive. Ce planning doit être relié à un nouveau compte Edusign chaque année pour garantir la qualité des données en cas de contrôle.
Le changement de planning dans le cadre de l'utilisation d'un connecteur n'est pas anodin et se doit d'être anticipé. Le connecteur doit être :
'Déconnecté' de l'ancien planning après le dernier jour de cours de l'année.
'Reconnecté' au nouveau planning avant le 15 août de chaque année.
Il existe deux façons de mettre en place le connecteur avec Hyperplanning :
Soit vous gérez vous-même votre Webservice Hyperplanning et c'est donc à vous de faire le changement (déconnexion/reconnexion) du webservice sur le nouveau planning.
Soit c'est Edusign qui a monté le serveur de Webservice Hyperplanning pour vous. Dans ce cas, vous devez simplement nous transmettre le nom du nouveau planning.
Dans les deux cas, pour éviter tout effet de bord, une validation de la mise en place du nouveau compte connecté au nouveau planning doit être réalisée.
2️⃣ Primordial : valider le changement de planning
Il est essentiel de s'assurer que le nouveau planning Hyperplanning est bien relié à son nouveau compte Edusign. La validation du changement de planning doit être réalisée chaque année avant le 15 août. Chaque année, au mois de mai, le responsable Hyperplanning est contacter avec les équipes Edusign pour connaitre :
La date du dernier jour du planning N
La date du premier cour du planning N+1
Il est également demandé de créer un cours fictif rattaché à un intervenant et un apprenant. Ce cours fictif permet de valider la bonne mise en place du connecteur sur chaque compte Edusign. Cette étape est coordonnée avec votre Account Manager.