1️⃣ Famille et Rubrique sur Hyperplanning : c'est quoi ?
Les familles et les rubriques sont la clé pour bien comprendre la synchronisation entre Edusign et Hyperplanning. Ce sont ces deux éléments qui permettent de maitriser les informations à synchroniser sur Edusign.
Les familles comme les rubriques se définissent par une valeur, par exemple dans la capture qui suit, on voit :
Plusieurs familles qui ont pour valeur "Nom", "Prénom 1", "EDS_Ecole (Famille)", ... . Une famille = le label des en-têtes de colonne.
Plusieurs rubriques qui ont pour valeur "PARIS", "LYON", ... (pour la famille "EDS_Ecole (Famille)"). Une rubrique = le label d'une 'cellule' dans une colonne.
Important : Quand on parle d'un couple famille/rubrique, il est fait référence à l'association d'une valeur d'entête de colonne et d'une valeur de rubrique donnée. Par exemple :
Famille = "EDS_Ecole (Famille)"
Rubrique = "PARIS"
2️⃣ Identifier les couples famille/rubrique pour filtrer les étudiants à synchroniser
Pour choisir/filtrer quels étudiants ajouter sur un compte Edusign, vous devez définir et attribuer un couple famille/rubrique rattachée à vos étudiants pour chaque compte Edusign à alimenter.
Par exemple, si vous souhaitez uniquement synchroniser un groupe d'étudiant, vous pouvez demander la synchronisation d'une famille qui pourrait s'appeler "Groupe classe" et de ne synchroniser que les étudiants qui correspondent à la rubrique "Master 1 - Communication".
Bon à savoir : Si l'un de vos étudiants n'est pas sur Edusign, il est fort probable que ce soit à cause d'une mauvaise complétion du couple famille/rubrique sur Hyperplanning. C'est la première chose à vérifier.
Point de vigilance : il n'est pas possible de synchroniser qu'une seule valeur de rubrique par compte Edusign.
3️⃣ Retrouver les couples famille/rubrique pour filtrer les cours à synchroniser
Pour choisir quels cours synchroniser sur vos comptes Edusign, vous pouvez définir un couple famille/rubrique(s) à inclure ou exclure.
Le couple famille/rubrique(s) doit être rattaché aux cours et non aux apprenants. Le système est équivalent à la capture d'écran au début de l'article à l'exception qu'il faut aller au niveau de la planification des cours et non des apprenants.
Vous pouvez par exemple :
Choisir de synchroniser tous vos cours sur Edusign, sans distinction particulière.
Choisir de synchroniser uniquement certains cours en fonction d'un couple famille/rubrique définit. Par exemple, dans une famille "Modalité de cours", vous pouvez choisir de synchroniser uniquement les cours qui ont pour valeur de rubrique "Distanciel".
Bon à savoir : Il est aussi possible de synchroniser plusieurs rubriques qui appartiennent à une seule et même famille. Par exemple, vous pouvez choisir de synchroniser tous vos cours pour lesquels la famille "Modalité de cours" contient les valeurs de rubrique "Distanciel" et "Examen".
4️⃣ Retrouver les familles qui sont utilisées pour ajouter des tags apprenants
Pour personnaliser davantage la synchronisation entre Hyperplanning et Edusign, vous pouvez choisir d'importer la rubrique d'une ou plusieurs familles données en Tag de la fiche Apprenant sur Edusign.
Pour les Tags Apprenant, vous pouvez utiliser uniquement les familles et rubriques rattachées à vos étudiants. Par exemple, vous pouvez demander à ajouter automatiquement la valeur liée à la famille "Classes" de la capture ci-dessous.
Vous pouvez associer plusieurs familles pour récupérer la valeur de la rubrique en Tag. Par exemple, en plus de la valeur liée à la famille "Classes", vous pouvez choisir de synchroniser un second Tag, par exemple de la famille "Nationalité".
5️⃣ Les difficultés que vous pouvez rencontrer
🫧 Connaitre les familles/rubriques synchronisées sur votre compte
Les différents filtres liés aux familles et rubriques sont disponibles sur chaque compte Edusign dans les paramètres.
⚙️ Afficher les familles et rubriques sur votre interface Hyperplanning
Il arrive parfois que les familles associées à vos étudiants ou vos cours ne soient pas toutes affichées et donc vous ne retrouvez pas les valeurs utilisées pour filtrer les données.
Pour afficher d'autres familles, vous devez utiliser la clé à molette sur la droite
💻 Ajouter une nouvelle famille dédiée à l'utilisation d'Edusign
La situation idéale lors de la mise en place d'Edusign est de créer une famille dédiée à la synchronisation des étudiants, ainsi qu'une autre dédiée à la synchronisation des cours. Bien que cela ne soit pas toujours possible (droit administrateur sur Hyperplanning nécessaire).
Vous pouvez par exemple créer une famille "Edusign" et ajouter plusieurs rubriques en fonction de votre organisation :
Si vous utilisez un seul compte Edusign, la valeur de rubrique peut simplement être "Oui".
Si vous utilisez plusieurs comptes Edusign, les valeurs de rubrique pourraient par exemple correspondre à chaque campus/ville ("Paris", "Lyon", ...).
Notre équipe peut vous accompagner pour paramétrer de la meilleure façon votre base Hyperplanning et plus particulièrement vos "familles et rubriques".
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
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