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1️⃣ La synchronisation descendante : l'essentiel !
La synchronisation descendante standard entre Edusign et Hyperplanning permet l'importation et la mise à jour automatique de votre planification sur Edusign une fois les données saisies sur Hyperplanning.
Néanmoins, il est important de noter que la synchronisation descendante a lieu :
🕛Deux fois par jour aux alentours de 12h et de 22h.
📅 Pour l'ensemble des sessions/séances/feuilles de présence sur les 14 prochains jours glissants.
Autrement dit : vous n'avez rien a créer manuellement, aucune double saisie des informations n'est nécessaire. Vous avez déjà fait le travail une première fois sur Hyperplanning, le connecteur Edusign prend le relai 😉
2️⃣ Quelles informations se synchronisent vers Edusign ?
📖 Les séances de cours
Parmi les informations synchronisées de Hyperplanning à Edusign, nous retrouvons les cours. Lorsque vous créez ou modifiez des sessions/séances/cours sur Hyperplanning, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendent vers Edusign sous forme de feuilles de présence.
Pour assurer une bonne synchronisation de la planification sur Edusign, il est important que chaque séance possède :
Un nom (obligatoire)
Une date (obligatoire)
Une heure de début et de fin (obligatoire)
Un intervenant avec une adresse email valide (obligatoire)
Le ou les apprenant(s) voire groupe d'apprenants (obligatoire)
La salle rattachée (facultatif)
Important : Il est normal que vous ne voyez pas vos feuilles au-delà de 14 jours, et il est normal que tous vos apprenants et intervenants ne soient pas créés dès le début. Ils le seront dès lors qu'ils auront une session de formation planifiée dans les 14 jours suivants (puisque la synchronisation ne se fait que pour les 14 prochains jours 😉).
Pour aller plus loin dans la personnalisation de la synchronisation, il est possible d'ajouter un filtre sur les cours à synchroniser ou à exclure de la synchronisation en utilisant les familles et rubriques rattachées aux cours sur Hyperplanning.
En Savoir plus sur les filtres des cours.
👨🎓 Les étudiants/apprenants
Lors de la synchronisation de votre planification, vos étudiants sont automatiquement créés sur Edusign. Vous n'avez pas besoin de les ajouter manuellement, aucune double saisie des informations.
Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 jours est créé automatiquement. Vous retrouvez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants sur votre compte Edusign.
Pour assurer une bonne synchronisation de vos étudiants, il est important que chaque fiche étudiant Hyperplanning possède :
Un nom (obligatoire)
Un prénom (obligatoire)
Une adresse e-mail (obligatoire)
Le nom de la formation suivie (recommandé)
Le nom de l'entreprise d'accueil (recommandé)
Le MA/tuteur rattaché au contrat (recommandé/option)
Un ou plusieurs Tag apprenant (facultatif)
Si vous utilisez plusieurs comptes Edusign, alors vos apprenants doivent également posséder la bonne famille et rubrique sur Hyperplanning.
En savoir plus sur les "familles et rubriques" Hyperplanning.
👨👩👧👦 Les groupes d'apprenants
Les groupes d'étudiants, promotion ou encore groupes classes sont synchronisés automatiquement sur Edusign. Pour qu'un groupe soit créé, il est nécessaire qu'au moins un des étudiants du groupe soit planifié sur une séance qui a lieu dans les 14 prochains jours.
Si dans un même groupe, certains apprenants doivent être synchronisés et d'autres non, alors seuls les apprenants qui sont rattachés à la bonne "famille et rubrique" seront synchronisés.
👨🏫 Les formateurs/intervenants
De la même manière que pour les apprenants, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 jours est créé automatiquement. Vous retrouvez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants de votre compte Edusign.
Pour assurer une bonne synchronisation de vos intervenants, il est important que chaque fiche sur Hyperplanning possède :
Un nom (obligatoire)
Un prénom (obligatoire)
Un email valide (obligatoire)
👩🍳Les tuteurs/Maitres d'apprentissages
Lors de la synchronisation des étudiants, il est possible également de synchroniser le tuteur/MA de rattachement.
Important : La gestion des tuteurs/MA est différente en fonction de la version d'Hyperplanning que vous utilisez :
Si vous utilisez HP2022 ou une version antérieure, alors les informations sur les tuteurs/MA doivent être renseignées dans la partie Stage.
Si vous utilisez HP2023 ou une version ultérieure, alors les informations sur les tuteurs/MA peuvent être renseignées soit dans la partie Stage soit dans la partie Alternance. Il convient de le préciser lors de la mise en place initiale du connecteur entre Hyperplanning et Edusign.
Pour assurer une bonne synchronisation de vos MA/tuteurs, il est important que chaque fiche sur Hyperplanning possède :
Un nom (obligatoire)
Un prénom (obligatoire)
Un email valide (obligatoire)
Remarque : le connecteur se base sur les dates de contrat et cesse de synchroniser le tuteur une fois celui-ci terminé. Cependant, ce dernier restera affiché dans Edusign tant que le profil de l'apprenant ne sera pas mis à jour par une nouvelle synchronisation du connecteur (affectant donc l'apprenant concerné à de nouvelles feuilles de présence sur les jours à venir).
3️⃣ Les erreurs de synchronisation les plus fréquentes
🔁 Il manque certains feuilles de présence
Pour solutionner 95% des cas, si une feuille de présence est manquante, il est conseiller de vérifier que :
La séance est bien planifiée dans les 14 prochains jours
La séance est bien rattachée à un intervenant avec une adresse email valide
La séance est bien rattaché à au moins un apprenant (attention au filtre famille/rubrique)
Si ces informations sont correctement complétées sur Hyperplanning, alors il faut vérifier si un filtre est appliqué sur les familles et rubriques des étudiants et/ou des cours.
Si toutes les informations nécessaires sont correctement saisies sur Hyperplanning, voici un message type pour communiquer efficacement avec notre support (support@edusign.fr). :
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Bonjour,
Une ou plusieurs feuilles de présence n'ont pas été créées sur mon compte Edusign.
Voici les références :
[Nom de la séance]
[Date et heure de la séance]
[Email de l'intervenant]
[Email d'au moins un apprenant]
Pouvez-vous regarder ce qu'il en est ?
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Point de vigilance : le connecteur ne permet pas de créer des feuilles dans le passé. Seules les feuilles du futur peuvent être synchronisées automatiquement. Si vous constatez qu'une feuille est manquante alors que le début de la séance est déjà passé (ou le jour J), alors vous devez recréer manuellement la feuille de présence et reporter les données d'assiduité manuellement sur Hyperplanning. Ajouter une feuille de présence manuellement sur Edusign.
🔁 Il manque certains apprenants ou groupes d'apprenants
Dans 99% des cas, l'absence de synchronisation d'un étudiant s'explique de 2 façons :
L'apprenant n'a encore jamais signé sur Edusign et il n'est pas planifié dans les 14 prochains jours.
=> La vérification se fait directement sur Hyperplanning en regardant la prochaine date planifié pour l'apprenant en question.
La famille et rubrique de l'apprenant n'est pas correctement complétée par rapport au filtre mis en place.
=> La vérification se fait à la fois sur Hyperplanning (En savoir plus sur les "familles et rubriques" sur Hyperplanning) et sur Edusign (En savoir plus sur les "familles et rubriques" sur Edusign)
Si toutes les informations nécessaires sont correctement saisies sur Hyperplanning, voici un message type pour communiquer efficacement avec notre support (support@edusign.fr). :
--
Bonjour,
Un de mes étudiants n'a pas été créé sur mon compte Edusign.
Voici les références de son prochain cours :
[Nom de la séance]
[Date et heure de la séance]
[Email de l'intervenant de la séance]
[Email de l'apprenant]
Pouvez-vous regarder ce qu'il en est ?
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Petit rappel : le connecteur ne crée sur Edusign que les étudiants qui ont un cours planifié dans les 14 prochains jours.
🔁 Il manque certains intervenants/formateurs
Dans 99% des cas, l'absence de synchronisation d'un formateur s'explique de 2 façons :
L'intervenant n'a pas encore eu à faire l'appel avec Edusign et il n'est pas planifié dans les 14 prochains jours.
L'intervenant n'a pas d'adresse email valide (caractère spéciaux à la fin, point après le @, ...)
Si toutes les informations nécessaires sont correctement saisies sur Hyperplanning, voici un message type pour communiquer efficacement avec notre support (support@edusign.fr). :
--
Bonjour,
Un de mes intervenants n'a pas été créé sur mon compte Edusign.
Voici les références de son prochain cours :
[Nom de la séance]
[Date et heure de la séance]
[Email de l'intervenant]
[Email d'au moins un apprenant de la séance]
Pouvez-vous regarder ce qu'il en est ?
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Petit rappel : le connecteur ne crée sur Edusign que les intervenants qui ont un cours planifié dans les 14 prochains jours.
🔁 Il manque certains MA/tuteurs
L'absence de synchronisation d'un tuteur/MA peut s'expliquer de 3 façons :
Le MA/tuteur n'est pas rattaché à son alternant
Le MA/tuteur n'a pas d'adresse email valide
Le prénom et/ou le nom du MA/tuteur n'est pas complété
Si toutes les informations nécessaires sont correctement saisies sur Hyperplanning, il convient de vérifier si l'étudiant est quant à lui bien créé.
Si l'apprenant n'existe pas sur Edusign, il faut identifier pourquoi (le MA/tuteur est créé en même temps que son apprenant).
Si l'apprenant existe sur Edusign, vous devez savoir quelle version d'Hyperplanning vous utilisez. En savoir plus sur la synchronisation des MA/tuteurs.
Si malgré ces vérifications vous avez toujours une synchronisation partielle, voici un message type pour communiquer efficacement avec notre support (support@edusign.fr). :
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Bonjour,
Un de mes MA/tuteur n'a pas été créé sur mon compte Edusign.
Voici les références utiles
[Email du MA/tuteur]
[Email de l'apprenant de rattachement]
[Nom, date et heure du prochain cours de l'apprenant]
[Version HP utilisée (2023 ? Avant ? Après ?)]
Pouvez-vous regarder ce qu'il en est ?
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Petit rappel : le connecteur ne crée sur Edusign que les MA/tuteurs rattachés à un apprenant qui a un cours planifié dans les 14 prochains jours.
🔁 La salle rattachée aux feuilles n'est pas correcte
Avant toute chose, il est conseillé de vérifier l'information que vous souhaitez synchroniser sur Edusign. Vous pouvez choisir entre le “Code salle” et le “Name salle”. La synchronisation entre Hyperplanning et Edusign peut permettre de récupérer l’une ou l’autre de ces informations.
Le paramètre standard du connecteur permet de récupérer l’information “Name salle”. Si vous souhaitez récupérer l’information “Code salle”, il suffit d’en faire la demande via le chat à notre super team support !
Si la situation n'est pas solutionnée avec le "Code salle" ou le "Name salle",nous vous invitons à envoyer au support Edusign une capture d'écran d'un cours qui à lieu dans les 14 prochains jours pour lequel la salle n'est pas la bonne. Exemple de capture :
Si vous avez plus d'une salle associée à certains cours, cela demande une opération spéciale de la part de notre équipe technique. Cette opération ralenti la synchronisation et n'est donc pas recommandé en dehors de l'utilisation de la technologie des plaquettes NFC.
🔁 Le nom de l'entreprise de mes apprenants n'est pas synchronisée
Dans certains cas, le nom de l'entreprise de vos étudiants ne se synchronisent pas ce qui peut être impactant notamment pour votre certificat de réalisation.
Dans la majorité des cas, l'absence de synchronisation des entreprises de vos étudiants s'explique de 2 façons :
Si vous utilisez HP 2023 ou une version ultérieure, les entreprises doivent être complétées soit dans la partie Stage soit la partie Alternance d'Hyperplanning. Vous devez préciser où se trouve l'information à notre équipe support.
Si vous utilisez HP 2022 ou une version antérieure, les entreprises doivent obligatoirement être renseignées dans la partie Stage d'Hyperplanning.
⚙️ Optimisation de la synchronisation : Cours vs Séances
Pour garantir d'excellentes performances sans surcharger votre serveur Hyperplanning (surtout si vous avez un très gros volume de données), le connecteur fonctionne avec des fenêtres de synchronisation distinctes.
Il est essentiel de différencier deux notions :
Un cours : Le contenant pédagogique ou la matière (ex: "Droit international privé").
Une séance : L'occurrence de ce cours dans le temps (ex: mardi prochain de 10h à 12h).
Comment fonctionne la fenêtre de récupération ?
Recherche des cours : Par défaut, le connecteur recherche les cours actifs sur les 30 prochains jours (c'est le paramètre
nbDaysToGet). Pour des raisons de performance, l'équipe Edusign peut réduire cette fenêtre (par exemple à 3 jours) afin de limiter les requêtes sur votre serveur.Récupération des séances : Une fois un cours détecté comme actif, Edusign traite et importe ses séances sur une fenêtre stricte de 14 jours maximum (cette durée est fixe et non configurable).
💡 Concrètement : Si nous avons réduit votre fenêtre de recherche de cours à 3 jours pour soulager vos serveurs, Edusign cherchera les cours ayant une séance d'ici 3 jours. Dès qu'il en trouve un, il remontera toutes les séances de ce cours prévues dans les 14 prochains jours.
C'est pour cette raison que des feuilles de présence peuvent apparaître dans Edusign jusqu'à J+14, même si la recherche initiale du connecteur est fortement restreinte. C'est un comportement parfaitement normal, pensé pour préserver vos serveurs tout en offrant 2 semaines de visibilité à vos équipes pédagogiques !
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬