Un cours, un groupe ou un apprenant présent dans Hyperplanning n'apparaßt pas sur Edusign, ou n'est pas à jour ? Dans la grande majorité des cas, la cause se trouve dans le paramétrage Hyperplanning et se corrige en quelques minutes. Voici les vérifications à faire, symptÎme par symptÎme.
đ Avant tout : les vĂ©rifications rapides
La séance a lieu dans les 14 prochains jours et n'a pas encore commencé. Le connecteur ne récupÚre que les séances à venir sur 14 jours glissants. Une séance déjà commencée n'est jamais créée par le connecteur.
Une synchronisation a eu lieu depuis votre modification. Rendez-vous dans ParamĂštres > Connecteurs, cliquez sur Plus d'infos sur votre connecteur, puis ouvrez l'onglet ĂvĂšnements & Logs. La date de DerniĂšre synchronisation y est affichĂ©e.
Votre compte Edusign contient au moins un apprenant actif (non archivĂ©). Si tous les apprenants du compte sont archivĂ©s, le connecteur s'arrĂȘte avant de synchroniser quoi que ce soit. Dans les logs, vous verrez alors « Tous les apprenants » suivi de « Fin du connecteur ».
Comparez avec une donnée qui remonte bien. Ouvrez dans Hyperplanning un cours (ou un apprenant) correctement synchronisé et celui qui pose problÚme : la différence de paramétrage est presque toujours la cause.
đ Un cours n'apparaĂźt pas
Un cours est créé sur Edusign seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :
Au moins un intervenant valide : il doit avoir un nom, un prĂ©nom et une adresse e-mail valide dans Hyperplanning. Sans intervenant valide, le cours n'est pas importĂ© (dans les logs : « Manque intervenants | Cours non importĂ© »). Une option « intervenant par dĂ©faut » peut ĂȘtre activĂ©e sur demande auprĂšs du support.
Au moins une promotion ou un TD/option rattaché à la séance, contenant au moins un apprenant synchronisable. Sinon, le cours n'est pas créé (dans les logs : « Manque groupes »).
La bonne famille/rubrique sur le cours, si votre connecteur filtre les cours par famille/rubrique : le cours doit porter la rubrique attendue dans cette famille.
Au moins un apprenant de la séance avec la bonne famille/rubrique, si votre connecteur filtre par rubrique d'apprenant.
Le bon type de cours, si votre connecteur est configuré pour n'importer que certains types de cours.
Pour comprendre les familles et rubriques, consultez cet article.
đ Un apprenant ou un groupe n'apparaĂźt pas
Les groupes sont créés à partir des séances. Une promotion ou un TD/option n'est créé sur Edusign que s'il est rattaché à une séance des 14 prochains jours et qu'il contient au moins un apprenant synchronisable.
Les apprenants arrivent via leurs groupes. Un apprenant est créé lorsqu'il fait partie d'une promotion ou d'un TD/option planifié dans les 14 prochains jours.
Les dates d'inscription comptent. L'apprenant doit ĂȘtre inscrit dans la promotion ou le TD/option Ă la date de la sĂ©ance. VĂ©rifiez ses dates d'inscription dans Hyperplanning.
Famille/rubrique de l'apprenant : si votre connecteur filtre les apprenants par rubrique, un apprenant sans la rubrique attendue n'est pas créé.
Adresse e-mail mal formĂ©e : une adresse invalide (caractĂšre interdit, @ manquantâŠ) empĂȘche la crĂ©ation de l'apprenant. Il n'apparaĂźt alors ni dans ses groupes ni sur ses feuilles.
Tous les apprenants archivĂ©s : si plus aucun apprenant n'est actif sur votre compte, le connecteur s'arrĂȘte. Restaurez au moins un apprenant depuis le sous-onglet ArchivĂ©s, puis attendez la prochaine synchronisation.
đ Un cours remonte sur le mauvais compte (multi-sites)
Lorsque vos sites sont répartis sur plusieurs comptes Edusign, chaque compte récupÚre les cours qui portent sa rubrique dans la famille configurée. C'est la rubrique du cours qui compte, pas celle de la promotion : un cours d'une promotion de Paris qui porte la rubrique « Bordeaux » remontera sur le compte de Bordeaux.
Corrigez la rubrique du cours dans Hyperplanning. à la synchronisation suivante, le cours est créé sur le bon compte. Il est retiré du mauvais compte s'il est à venir dans les 2 prochaines semaines et n'a reçu aucune signature.
đ» Cours fantĂŽmes, en double ou pas Ă jour
Cours modifié dans Hyperplanning : un cours à venir et sans signature est mis à jour à la synchronisation suivante (nom, salle, groupes, intervenants).
Cours déjà signé : il n'est jamais modifié ni supprimé par le connecteur. Si la séance a été déplacée dans Hyperplanning, le nouveau créneau est créé et l'ancien, déjà signé, reste visible.
Cours supprimé dans Hyperplanning : il est supprimé d'Edusign à la synchronisation suivante s'il est à venir dans les 2 prochaines semaines et n'a reçu aucune signature. Les cours passés ou déjà commencés ne sont pas touchés.
Cours créé à la main sur Edusign : le connecteur ne le modifie ni ne le supprime jamais. S'il existe aussi dans Hyperplanning, vous obtenez un doublon.
Apprenants en trop sur une feuille : les apprenants d'une feuille sont ceux de toutes les promotions et de tous les TD/options rattachĂ©s Ă la sĂ©ance dans Hyperplanning. VĂ©rifiez la liste complĂšte. Attention : un TD/option vidĂ© dans Hyperplanning garde ses derniers membres sur Edusign. Retirez-le de la sĂ©ance s'il n'a plus lieu d'y ĂȘtre.
« 00H00 » dans l'emploi du temps d'un apprenant : il ne s'agit pas d'un cours fantÎme. Cette colonne indique les heures de présence de l'apprenant ; elle est désormais intitulée « Heures de présence ».
đ« La salle n'apparaĂźt pas ou n'est pas la bonne
La salle est facultative : une sĂ©ance sans salle est tout de mĂȘme synchronisĂ©e.
Une seule salle est transmise par séance. Si plusieurs salles sont rattachées, c'est la premiÚre de la liste qui est retenue. Laissez une seule salle par séance dans Hyperplanning.
Par dĂ©faut, c'est le nom de la salle qui est affichĂ©. L'affichage du code salle, ou une salle unique pour toutes les sĂ©ances, peut ĂȘtre activĂ© sur demande.
đ Relancer une synchronisation
Le connecteur tourne automatiquement, aucune action n'est nĂ©cessaire de votre cĂŽtĂ© : une correction faite dans Hyperplanning est prise en compte Ă la synchronisation suivante. Vous pouvez suivre son passage dans ParamĂštres > Connecteurs > Plus d'infos > ĂvĂšnements & Logs (lignes « DĂ©marrage du connecteur » puis « Fin du connecteur »).
Besoin d'une synchronisation immédiate (rentrée, correction urgente) ? Contactez-nous via le chat.
đŹ Toujours bloquĂ© ? Les informations Ă nous envoyer
Le nom de votre compte Edusign (ou l'ID affichĂ© en haut de l'onglet ĂvĂšnements & Logs).
L'élément concerné : numéro du cours dans Hyperplanning, nom de la promotion ou du TD/option, ou nom et e-mail de l'apprenant.
La date et l'heure de la séance concernée.
Une capture de la séance dans Hyperplanning montrant les intervenants, promotions, TD/options, salle et rubrique.
Pour un apprenant : une capture de sa fiche Hyperplanning (e-mail, rubrique, inscriptions avec leurs dates).
Une capture de l'onglet ĂvĂšnements & Logs filtrĂ© sur la date du problĂšme.
La mĂȘme capture pour un Ă©lĂ©ment similaire qui, lui, remonte correctement.
Ce que vous avez déjà modifié dans Hyperplanning, et quand.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ