Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre Training Orchestra et Edusign. đ„°
Fonctionnement
L'intégration permet à Edusign de récupérer les données liées aux formations depuis Training Orchestra. Ces informations permettent de générer des feuilles de présence sur Edusign.
Attention! La condition par défaut pour que vos feuilles de présences soient bien synchronisées est que les Sessions liées aux Sequences soient en statut "Validée" ou "En cours de qualification" sur Training Orchestra.
Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire Ă©marger les apprenants.
La feuille est prĂȘte et signĂ©e !
Enfin, les informations de présences et absences sont renvoyées vers Training Orchestra une fois les feuilles signées et archivées.
N'hésitez pas à lire cette documentation pour en apprendre plus sur le fonctionnement des synchronisations entre Edusign et TrainingOrchestra.
Périodicité de synchronisation
Le connecteur se synchronise deux fois par jour :
Entre 11h30 et 13h30 â Heure de Paris
Entre 19h30 et 20h30 â Heure de Paris
Lors d'une synchronisation :
Les informations sont récupérées depuis Training Orchestra vers Edusign
Les présences et absences des feuilles verrouillées sont envoyées vers Training Orchestra
Les 15 jours calendaires glissants sont récupérés depuis Training Orchestra.
Un cours présent sur Training Orchestra plus de 15 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.
Note : la fenĂȘtre de synchronisation est ajustable par Edusign si nĂ©cessaire.
Training Orchestra â 2 APIs, 2 possibilitĂ©s
Training Orchestra possĂšde deux APIs :
API | Usage | Exemple |
OF (Organisme de Formation) | Formations ouvertes à l'extérieur, pas uniquement à vos employés | Catalogue inter-entreprises |
RH (Ressources Humaines) | Formations uniquement destinées à vos employés | Plan de formation interne |
Il est possible d'utiliser les deux APIs à la fois. Nos équipes doivent savoir quelle(s) API(s) vous utilisez afin de configurer l'intégration.
Astuce : si vous utilisez les deux APIs, vous pouvez soit crĂ©er un compte Edusign par API (un pour OF, un pour RH), soit synchroniser les deux sur un seul et mĂȘme compte Edusign.
Installation
Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Training Orchestra, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.
Informations pré-requises
ParamĂštre | Description |
apiTokenURL | URL permettant de récupérer le token de connexion (endpoint OAuth2) |
apiBaseURL | URL permettant d'effectuer les requĂȘtes Ă l'API, incluant la version de l'API |
clientID | Le login pour la connexion Ă l'API |
clientSecret | Le mot de passe pour la connexion Ă l'API |
edusignToken | Token d'utilisation de notre API, rĂ©cupĂ©rable depuis votre compte Edusign (si vous ĂȘtes propriĂ©taire). Notre Ă©quipe peut vous le gĂ©nĂ©rer si besoin |
Paramétrage complémentaire
En complément des informations de connexion, nous aurons besoin de connaßtre :
ParamĂštre | Description |
API utilisĂ©e | OF, RH, ou les deux â voir section ci-dessus |
Séparation OF / RH | Si vous utilisez les deux APIs : souhaitez-vous les séparer sur deux comptes Edusign, ou les regrouper sur un seul ? |
Motifs d'absence | Capture d'Ă©cran de vos motifs d'absence Training Orchestra (ainsi que leur code), afin d'assurer une correspondance entre les deux systĂšmes |
Options supplémentaires disponibles
Veuillez indiquer les options désirées à votre contact Edusign.
Option | Description |
Séparation en demi-journées | Si activé, les séquences de plus de 4 heures sont automatiquement découpées en une partie matin et une partie aprÚs-midi pour la conformité Qualiopi. |
Import des cours sans apprenants | Si activĂ©, permet de synchroniser des cours mĂȘme si aucun apprenant n'est inscrit cĂŽtĂ© Training Orchestra |
Filtre par entité de gestion | Permet de limiter la synchronisation à certaines entités de gestion spécifiques |
Synchronisation des formations | Si activĂ©, crĂ©e des objets « Formation » dans Edusign qui regroupent les sĂ©quences d'une mĂȘme session |
Envoi automatique des identifiants | Si activé, les intervenants et/ou apprenants créés dans Edusign reçoivent automatiquement un e-mail d'activation |
Votre connecteur est déjà installé et vous voulez l'activation d'une option ?
Faites-nous signe via le chat.
Visibilité des données de l'utilisateur API
L'utilisateur API que vous crĂ©ez dans Training Orchestra doit ĂȘtre rattachĂ© Ă une entitĂ© de gestion suffisamment haute dans votre arborescence pour couvrir l'ensemble des contacts et sessions que vous souhaitez synchroniser avec Edusign.
Adresse IP Ă whitelister
52.47.74.210
Adresses mail Ă whitelister
Afin d'éviter que les emails arrivent en spam, nous vous suggérons de whitelister les adresses suivantes :
edusign.fr/*.edusign.fr/*.*.edusign.fredusign.app/*.edusign.appedusign.com/*.edusign.com/*.*.edusign.com
Informations descendantes vers Edusign
Les feuilles de présence
Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séquences sur Training Orchestra, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaßtre :
Le nom du cours (séquence)
L'heure de début et de fin
La salle de formation
Le ou les intervenant(s)
Le ou les apprenant(s)
La formation rattachée (si l'option est activée)
Note : seules les sessions en statut « Validée » ou « En cours de qualification » sont synchronisées. Les sessions en statut « Clos » ou « Annulée » sont ignorées.
Les apprenants
Une fois la synchronisation effectuĂ©e, l'apprenant qui a un cours planifiĂ© sur Edusign dans la fenĂȘtre de synchronisation sera crĂ©Ă© automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaĂźtre :
Leur nom (obligatoirement)
Leur prénom (obligatoirement)
Leur e-mail (obligatoirement)
Les intervenants
De la mĂȘme maniĂšre, une fois la synchronisation effectuĂ©e, l'intervenant qui a un cours planifiĂ© sur Edusign dans la fenĂȘtre de synchronisation sera crĂ©Ă© automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaĂźtre :
Leur nom (obligatoirement)
Leur prénom (obligatoirement)
Leur e-mail (obligatoirement)
Note : ce n'est qu'Ă partir du moment oĂč les feuilles de prĂ©sence sont associĂ©es Ă un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera crĂ©Ă© sur Edusign. Autrement dit, pas d'inquiĂ©tude si vous ne voyez pas apparaĂźtre l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'Ă partir du moment oĂč ils auront une session de formation planifiĂ©e dans la fenĂȘtre de synchronisation.
Remontée des présences et absences vers Training Orchestra
Les donnĂ©es d'assiduitĂ© peuvent ĂȘtre renvoyĂ©es vers Training Orchestra une fois les feuilles verrouillĂ©es dans Edusign.
Fonctionnement
L'intervenant fait Ă©marger les apprenants sur Edusign
La feuille de présence est verrouillée (manuellement ou automatiquement)
Lors de la prochaine synchronisation, Edusign envoie les présences/absences vers Training Orchestra
PérimÚtre des sessions impactées
Le connecteur envoie les absences uniquement en fonction du statut de la session sur Training Orchestra. La case « qualification pédagogique » n'est pas prise en compte : seul le statut de la session détermine si les données d'assiduité sont envoyées.
Statut de la session TO | Remontée des absences ? | Détail |
Validée | Oui | La session est automatiquement repassée en « En cours de qualification » avant l'envoi |
En cours de qualification | Oui | Envoi direct des données d'assiduité |
Clos | Non | Session ignorée |
Annulée | Non | Session ignorée |
En résumé : une session en statut « En cours de qualification » est impactée que la qualification pédagogique soit en cours ou terminée (case cochée ou non). Le connecteur ne fait pas de distinction sur ce critÚre.
Qualification des présences
Pour chaque apprenant, le connecteur envoie l'une des qualifications suivantes :
Qualification | Code | Signification |
Présent |
| L'apprenant était présent |
Absent |
| L'apprenant Ă©tait absent |
Présent partiel |
| L'apprenant était présent sur une partie seulement (utilisé notamment avec l'option demi-journée) |
Motifs d'absence
Si des motifs d'absence ont été configurés lors de l'installation, le motif saisi dans Edusign est automatiquement renvoyé vers Training Orchestra avec le code et le nom correspondants.
ProblÚmes courants et vérifications
VĂ©rification | DĂ©tail |
Statut de la session | La session est-elle en statut « Validée » ou « En cours de qualification » ? Les sessions « Clos » ou « Annulée » ne sont pas synchronisées |
Période couverte | La séquence est-elle dans les 15 prochains jours ? Les séances passées ou trop lointaines ne sont pas importées |
Entité de gestion | L'utilisateur API est-il rattaché à une entité suffisamment haute pour couvrir les sessions concernées ? |
Filtre d'entité | Si un filtre par entité de gestion est configuré, la session doit appartenir à une entité autorisée |
Intervenants manquants | L'intervenant possĂšde-t-il un e-mail valide dans Training Orchestra ? |
Absences non remontées | La feuille est-elle bien verrouillée dans Edusign ? Seules les feuilles verrouillées déclenchent la remontée |
En cas de doute, vous pouvez contacter le support Edusign en joignant :
Un exemple de session/séquence concernée (capture d'écran Training Orchestra)
La date et l'horaire de synchronisation
Le statut de la session dans Training Orchestra
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ