✏️ Guide écrit ✏️
1️⃣ Ajouter votre modèle de document
Tout d'abord, depuis la page des documents, cliquez sur "Envoyer un document"
Ensuite, plusieurs manières d'ajouter un modèle s'offrent à vous. ⬇️
Importer un fichier PDF
Cliquez sur "Ajouter un document" et sélectionnez le PDF depuis la fenêtre de choix du fichier.
Note : La taille du fichier importé ne doit pas dépasser 10Mo. Sinon, il sera rejeté.
Importer un fichier .docx
Très demandé, nous incluons la possibilité d'ajouter des fichiers .docx (Word) comme modèle.
Cliquez sur "Ajouter un document" et sélectionnez le document .docx sur votre PC qui vous convient.
Note : Une fois votre fichier .docx importé dans Edusign, ce dernier ne sera plus modifiable comme sur MS Word / Google Docs / LibreOffice Writer. Vous pourrez le personnaliser avec des variables dans l'éditeur de modèle comme les PDF. 😉
Importer un modèle depuis Google Drive
Vous stockez vos documents dans le cloud Google ? Importez directement depuis Google Drive votre modèle de document ! 🤗
Cliquez sur le chevron à côté de "Ajouter un document" et cliquez sur "Importer depuis Google Drive".
Connectez vous à votre compte Google et acceptez les autorisations qu'Edusign puisse récupérer le document que vous choisirez .
Sélectionnez le document (Google Docs ou PDF)
Utiliser un modèle existant de la bibliothèque
Edusign vous propose quelques modèles de documents à signer, populaires chez nos partenaires. 🤗 Vous aurez le choix de l'importer puis l'utiliser dans votre flux d'envoi, ou bien de simplement l'importer dans vos modèles personnels.
2️⃣ Personnaliser votre modèle grâce aux variables (Organisme, Apprenants, Intervenants, Externes, …)
Afin d'offrir une personnalisation infinie, les variables vous permettent d'ajouter des informations , des champs à remplir par vos destinataires ainsi que vos signatures.
Ajouter des variables sur votre modèle 💁
Voici les principaux types de variables que vous retrouverez :
Informations du profil : Ces variables seront automatiquement remplies avec les informations du destinataire. Vous retrouvez également vos champs personnalisés si vous en avez paramétré pour vos apprenants et/ou intervenants.
Texte à remplir : Vous pouvez demander à votre destinataire d'ajouter lui même des informations pour certains champs. Vous pourrez rendre obligatoire sa saisie.
Case à cocher : Votre destinataire devra cocher ou non. Vous pouvez rendre obligatoire sa coche.
Signature : Variable nécessaire à la signature de votre document par vos destinataires. Elle est obligatoire dans tous les cas si vous avez apposé d'autres variables liées à un destinataire particulier.
Initiales : Cette variable récupérera les initiales de votre contact. Utile pour vos reconnaître vos signatures. 🤗
Egalement, pour s'adapter à vos divers besoins, vous pouvez choisir le type de contact auquel la variable correspond :
Administrateur : Ce sera l'administrateur qui enverra le document verra ses informations récupérées, et une signature lui sera demandée dans le flux d'envoi
Apprenants, Intervenant & Externe
Des informations de l'école, au préalable complétées dans les paramètres de l'organisme, ou encore la date d'aujourd'hui. 😉
Il est possible d'ajouter d'autres destinataires Intervenants et/ou Externes si vous souhaitez faire signer un seul document à plusieurs contacts du même type.
⚠️ Il est nécessaire de fournir au moins 1 signature pour chaque type contact ayant à minima une case à cocher ou un champs texte à remplir dans le modèle.
Exemple : Vous avez ajouter des variables "texte à remplir" pour 1 apprenant, 1 intervenant et & externe, vous ne pourrez passer à l'étape suivante que si une variable de type "Signature" a été apposée sur le document pour chacun de vos contacts.
N'oubliez pas de cliquer sur "Suivant" pour que vos modifications soient sauvegardées ! 🤗
3️⃣ Ajouter des annexes à votre modèle 🖇️
Vous pourrez également ajouter un ou plusieurs documents annexes à votre modèle de document à signer signature.
Note : Cette/ces annexe(s) seront intégrée(s) au mail reçu par le(s) signataire(s) non pas comme une pièce jointe du mail mais un lien redirigeant vers le document.
4️⃣ Modifier un modèle de document déjà existant
Vous avez déjà importé un modèle, et vous souhaitez simplement modifier quelques variables et/ou type de destinataires ?
Retrouvez vos modèles depuis la page "Documents" > Onglet "Mes modèles"
Au survol d'un modèle, cliquez sur les 3 petits points, et cliquez sur "Modifier". Vous pourrez ainsi retravailler votre modèle de document. 😉
🔽 Télécharger un modèle
Rendez-vous dans la page "Documents" > Onglet "Mes modèles"
Au survol d'un modèle, cliquez sur les 3 petits points, et cliquez sur "Télécharger"
Le modèle s'ouvrira dans un nouvel onglet de navigateur et vous pourrez le télécharger.
🗑️ Supprimer un modèle
Votre modèle de document ne sert plus ? Votre abonnement ne vous permet qu'un nombre restreint de modèles ? Faites du tri en supprimant ceux dont vous ne vous servez plus.
Rendez-vous dans la page "Documents" > Onglet "Mes modèles"
Au survol d'un modèle, cliquez sur les 3 petits points, et cliquez sur "Supprimer"
Découvrez aussi :
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez nous via le chat. 💬