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Ajouter et modifier un modùle de document à signer 📝

Ajoutez et modifiez vos documents à signer grùce aux variables personnalisées !

Écrit par Elliot Boucher

✏ Guide Ă©crit ✏

1ïžâƒŁ Ajouter votre modĂšle de document

  • Tout d'abord, depuis la page des documents, cliquez sur "Envoyer un document"

Ensuite, plusieurs maniĂšres d'ajouter un modĂšle s'offrent Ă  vous. âŹ‡ïž

Importer un fichier PDF

  • Cliquez sur "Ajouter un document" et sĂ©lectionnez le PDF depuis la fenĂȘtre de choix du fichier.

Note : La taille du fichier importé ne doit pas dépasser 10Mo. Sinon, il sera rejeté.

Importer un fichier .docx

TrÚs demandé, nous incluons la possibilité d'ajouter des fichiers .docx (Word) comme modÚle.

  • Cliquez sur "Ajouter un document" et sĂ©lectionnez le document .docx sur votre PC qui vous convient.

Note : Une fois votre fichier .docx importĂ© dans Edusign, ce dernier ne sera plus modifiable comme sur MS Word / Google Docs / LibreOffice Writer. Vous pourrez le personnaliser avec des variables dans l'Ă©diteur de modĂšle comme les PDF. 😉

Importer un modĂšle depuis Google Drive

Vous stockez vos documents dans le cloud Google ? Importez directement depuis Google Drive votre modĂšle de document ! đŸ€—

  • Cliquez sur le chevron Ă  cĂŽtĂ© de "Ajouter un document" et cliquez sur "Importer depuis Google Drive".

  • Connectez vous Ă  votre compte Google et acceptez les autorisations qu'Edusign puisse rĂ©cupĂ©rer le document que vous choisirez .

  • SĂ©lectionnez le document (Google Docs ou PDF)

Utiliser un modĂšle existant de la bibliothĂšque

Edusign vous propose quelques modĂšles de documents Ă  signer, populaires chez nos partenaires. đŸ€— Vous aurez le choix de l'importer puis l'utiliser dans votre flux d'envoi, ou bien de simplement l'importer dans vos modĂšles personnels.

2ïžâƒŁ Personnaliser votre modĂšle grĂące aux variables (Organisme, Apprenants, Intervenants, Externes, 
)

Afin d'offrir une personnalisation infinie, les variables vous permettent d'ajouter des informations , des champs Ă  remplir par vos destinataires ainsi que vos signatures.

Ajouter des variables sur votre modùle 💁

Voici les principaux types de variables que vous retrouverez :

  • Informations du profil : Ces variables seront automatiquement remplies avec les informations du destinataire. Vous retrouvez Ă©galement vos champs personnalisĂ©s si vous en avez paramĂ©trĂ© pour vos apprenants et/ou intervenants.

  • Texte Ă  remplir : Vous pouvez demander Ă  votre destinataire d'ajouter lui mĂȘme des informations pour certains champs. Vous pourrez rendre obligatoire sa saisie.

  • Case Ă  cocher : Votre destinataire devra cocher ou non. Vous pouvez rendre obligatoire sa coche.

  • Signature : Variable nĂ©cessaire Ă  la signature de votre document par vos destinataires. Elle est obligatoire dans tous les cas si vous avez apposĂ© d'autres variables liĂ©es Ă  un destinataire particulier.

  • Initiales : Cette variable rĂ©cupĂ©rera les initiales de votre contact. Utile pour vos reconnaĂźtre vos signatures. đŸ€—

Egalement, pour s'adapter Ă  vos divers besoins, vous pouvez choisir le type de contact auquel la variable correspond :

  • Administrateur : Ce sera l'administrateur qui enverra le document verra ses informations rĂ©cupĂ©rĂ©es, et une signature lui sera demandĂ©e dans le flux d'envoi

  • Apprenants, Intervenant & Externe

  • Des informations de l'Ă©cole, au prĂ©alable complĂ©tĂ©es dans les paramĂštres de l'organisme, ou encore la date d'aujourd'hui. 😉

  • Il est possible d'ajouter d'autres destinataires Intervenants et/ou Externes si vous souhaitez faire signer un seul document Ă  plusieurs contacts du mĂȘme type.

⚠ Il est nĂ©cessaire de fournir au moins 1 signature pour chaque type contact ayant Ă  minima une case Ă  cocher ou un champs texte Ă  remplir dans le modĂšle.
​
​Exemple : Vous avez ajouter des variables "texte Ă  remplir" pour 1 apprenant, 1 intervenant et & externe, vous ne pourrez passer Ă  l'Ă©tape suivante que si une variable de type "Signature" a Ă©tĂ© apposĂ©e sur le document pour chacun de vos contacts.

N'oubliez pas de cliquer sur "Suivant" pour que vos modifications soient sauvegardĂ©es ! đŸ€—

3ïžâƒŁ Ajouter des annexes Ă  votre modĂšle đŸ–‡ïž

Vous pourrez Ă©galement ajouter un ou plusieurs documents annexes Ă  votre modĂšle de document Ă  signer signature.

Note : Cette/ces annexe(s) seront intégrée(s) au mail reçu par le(s) signataire(s) non pas comme une piÚce jointe du mail mais un lien redirigeant vers le document.

4ïžâƒŁ Modifier un modĂšle de document dĂ©jĂ  existant

Vous avez déjà importé un modÚle, et vous souhaitez simplement modifier quelques variables et/ou type de destinataires ?

  • Retrouvez vos modĂšles depuis la page "Documents" > Onglet "Mes modĂšles"

  • Au survol d'un modĂšle, cliquez sur les 3 petits points, et cliquez sur "Modifier". Vous pourrez ainsi retravailler votre modĂšle de document. 😉

đŸ”œ TĂ©lĂ©charger un modĂšle

  • Rendez-vous dans la page "Documents" > Onglet "Mes modĂšles"

  • Au survol d'un modĂšle, cliquez sur les 3 petits points, et cliquez sur "TĂ©lĂ©charger"

  • Le modĂšle s'ouvrira dans un nouvel onglet de navigateur et vous pourrez le tĂ©lĂ©charger.

đŸ—‘ïž Supprimer un modĂšle

Votre modĂšle de document ne sert plus ? Votre abonnement ne vous permet qu'un nombre restreint de modĂšles ? Faites du tri en supprimant ceux dont vous ne vous servez plus.

  • Rendez-vous dans la page "Documents" > Onglet "Mes modĂšles"

  • Au survol d'un modĂšle, cliquez sur les 3 petits points, et cliquez sur "Supprimer"

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