Paramètres et personnalisation des feuilles de présence.

🎨 Personnaliser les PDF de vos feuilles de présence.

Depuis le sous-onglet Feuilles de présence, vous avez la possibilité de paramétrer un certain nombre d'informations qui apparaîtront ensuite sur vos feuilles de présence finales (une fois téléchargées au format PDF).

Attention ! : La personnalisation des feuilles doit avoir été effectuée et enregistrée avant d'archiver la/les feuilles concernées. Les modifications effectuées après l'archivage n'apparaîtront pas sur les feuilles téléchargées. Anticipez ! 😉

Vous pouvez notamment choisir d'y faire apparaître en activant les options associées :

Les tags apprenants.
Les tags intervenants.
Note : le tag apparaîtra uniquement sur les feuilles par session et par groupe, pas sur les feuilles individuelles.
L'entreprise de l'apprenant.
Note : l'entreprise n'apparaîtra que sur les feuilles par session et individuelles, pas sur les feuilles par groupe.
La durée totale de présence des apprenants sur les feuilles de présence individuelle et par groupe.
Le motif d'une absence lorsqu'elle est justifiée.
La durée du retard éventuel.
La durée du départ anticipé éventuel.
Le commentaire individuel.
L'horodatage pour faire apparaître la date et l'heure de signature de l'apprenant et de l'intervenant.

💡 Il est également possible de personnaliser l'en-tête et le bas de page des feuilles de présence.
Cette option vous permettra d'ajouter des informations que vous souhaitez y faire apparaître ainsi que des images si vous le souhaitez.

Le bouton Aperçu vous donnera une idée du rendu final.

Note : Certaines informations ne pourront être modifiées, comme les couleurs d'Edusign par exemple.

🤖 Automatiser le traitement de vos feuilles.

Certaines Options sont également paramétrables en fonction de vos besoins.

Archiver automatiquement chaque nuit les sessions qui sont entièrement signées : chaque nuit toutes les feuilles où il ne manquerait aucune signature (statut Présent uniquement) seront archivées. Plus besoin d'effectuer une action manuelle pour archiver ces feuilles !

Envoyer un e-mail de signature le soir aux intervenants qui ont oublié de signer la feuille de présence : ils recevront donc un rappel de signature automatique si une feuille n'a pas été signée dans la journée.

Archiver les sessions sans signatures à l'archivage automatique après 365 jours (cette durée est personnalisable en faisant une demande via le chat) : toutes les feuilles de présence, signées ou non, seront modifiées.

Envoyer tous les soirs les feuilles d'émargement de la journée par e-mail : elles seront envoyées automatiquement à l'adresse définie à l'activation de cette option.
Attention ! Si vous activez cette option, vos sessions du jour seront automatiquement archivées tous les soirs.

🎯 Exemples de cas d'usages

Voici comment utiliser ces paramètres pour répondre à des besoins spécifiques :

Contrôle de l'assiduité OPCO : Activez l'affichage de la Durée totale de présence et de l'Horodatage. Cela permet de justifier précisément du temps passé en formation auprès des financeurs avec une preuve technique de l'heure de signature.
Gestion de l'Alternance : Activez l'option L'entreprise de l'apprenant. Lors de l'envoi des feuilles d'émargement aux tuteurs en entreprise, ces derniers identifient immédiatement le lien entre l'apprenant et leur structure.
Zéro action administrative : Combinez l'Archivage automatique chaque nuit et l'Envoi des feuilles par e-mail. Vos dossiers se classent tout seuls et votre service administratif reçoit un récapitulatif quotidien sans même ouvrir l'application.

Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.

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