Sur Edusign, de nombreux modes d'émargement sont disponibles pour vous permettre d'adapter la solution à votre contexte de formation. Si certains sont assez "standards" et ne requièrent pas d'équipement complémentaire, d'autres nécessitent l'installation de matériel sur place et permettent à vos apprenants d'être autonomes dans l'émargement.
Note : La pancarte NFC reste très simple d'installation car elle ne nécessite aucune connexion électrique/internet.
Dans cet article vous retrouverez :
✏️ Guide écrit ✏️
1️⃣ La pancarte NFC : présentation.
Avec Edusign, vous pouvez désormais libérer vos intervenants de l'émargement. Vos apprenants émargent de manière sécurisée et autonome. Les intervenants signent simplement via un mail de signature transmis de façon manuelle ou automatique (option dans Paramètres > Intervenants) depuis l'admin au démarrage du cours.
5 points à connaître au sujet des pancartes :
La pancarte NFC se présente sous la forme d'une plaquette en carton équipée d'une puce NFC.
La NFC est une technologie embarquée par la majorité des téléphones.
Aucune connexion internet au réseau internet/électrique n'est nécessaire.
Les pancartes sont reliées à une salle de cours. L'apprenant doit être sur place pour scanner la pancarte afin de signer au moment du cours associé.
Un QR code présent sur la face avant de la pancarte permettra aux apprenants dont le téléphone n'embarque pas la technologie NFC d'émarger.
Note : le QR code est couplé à une géolocalisation de l'appareil pour s'assurer qu'il est bien dans la salle. Cette géolocalisation n'est pas permanente et a lieu UNIQUEMENT au moment de la validation de la signature.
Pour vous équiper de ces plaquettes, nous vous invitons à prendre contact avec votre référent commercial ou le support Edusign via le chat. Nous précisons qu'il s'agit d'une technologie au coût assez restreint pour les OF.
2️⃣ Configurer les pancartes NFC (salle, adresse, distance & plage horaire).
Dans le cadre d'utilisation d'Edusign avec un connecteur (synchronisation avec votre ERP) vous devrez d'abord créer les salles avant de faire l'association avec votre pancarte NFC
Pour cela, rendez-vous dans vos paramètres, puis dans Lieux et enfin cliquer sur "Objets Connectés"
Vous n'aurez plus qu'à cliquer sur "Ajouter un Lieu" et à ajouter votre salle.
Dans le cadre d'une utilisation d'Edusign sans connecteur, pour associer une salle à vos pancartes et configurer le périmètre de géolocalisation valable pour flasher le QR code, vous pouvez vous rendre dans Paramètres rubrique NFC. La liste des pancartes rattachées à votre OF devrait alors apparaître ici.
Pour ajouter ou modifier le nom de la salle de cours, l'adresse ou la distance, vous pourrez alors cliquer sur le petit rouage pour vous permettre d'accéder à leur paramétrage.
Note : si vous ne voyez pas apparaître la liste des pancartes ici, merci de contacter le support via le chat.
Il est également possible, dans ces mêmes paramètres, de définir une plage horaire sur laquelle il est possible de signer via NFC.
Après avoir ouvert cette roue crantée, vous aurez accès aux différents paramètres de la plaquette, dont l'option qui nous intéresse : "l'heure d'accès".
Via les paramètres de la capture d'écran ci-dessous, votre plaquette sera ouverte à la signature à partir de 15 minutes avant l'heure de début de la session, et se fermera 15 minutes avant l'heure de fin de session.
Il est, par ailleurs possible, d'ajouter une condition, pour ouvrir la plaquette uniquement au début et la fin du cours et de la fermer pendant la durée du cours, ou encore, pour n'ouvrir la plaquette que pour le début du cours.
Par exemple, sur la capture d'écran ci-dessous, pour un cours prévu à 14h, vos étudiants pourront émarger entre 13 h 45 et 14 h 15 et ensuite, la plaquette ne permettra plus à vos étudiants d'émarger.
4️⃣ Fonctionnement pour les apprenants.
Le NFC doit naturellement être activé sur le smartphone en question. Si le téléphone n'embarque pas la technologie, il sera alors possible d'émarger via le QR code présent sur la pancarte (voir ci-dessous comment faire).
Pour émarger via pancarte NFC il suffit de :
Se connecter sur l'application smartphone Edusign Apprenant.
Sélectionner la session en cours sur l'espace d'accueil.
Cliquer sur Sans contact si la salle est équipée (sinon, l'option n'apparaîtra pas).
Une fenêtre s'ouvre pour indiquer qu'il est possible de scanner.
Après avoir passé le téléphone devant la plaquette, le carré de signature apparaîtra alors à l'écran pour dessiner la signature puis la valider.
🎉 Et voilà ! 🎉
5️⃣ Procédure d'émargement via le QR code.
La plaquette NFC fait également apparaître un QR code pour les apprenants dont le téléphone ne serait pas compatible NFC. Le QR code est, de la même manière que la puce NFC, relié à la salle dans laquelle le cours a lieu.
Il suffit alors de :
Veiller à ce que la localisation de l'appareil soit activée.
Cliquer sur le cours concerné.
Sélectionner Signe & Scan.
Signer via la fenêtre qui s'ouvre alors.
Une fois la signature effectuée, l'appareil photo s'ouvrira pour flasher le QR code et confirmer la signature.
Un message indiquant que l'appareil va être géolocalisé apparaîtra ensuite.
🎊 La signature est confirmée ! 🎊
5️⃣ Fonctionnement de la version 1 des plaquettes NFC
Note : Peu de clients utilisent cette version des plaquettes, si vous en faites partie, ce paragraphe vous est déstiné.
Pour émarger via pancarte NFC, vos apprenants doivent disposer d'un compte leur permettant de se connecter à leur application Edusign Apprenants.
Pour commencer, nos équipes vous accompagneront dans le paramétrage des pancartes.
Étant reliées à une salle de cours, il est en effet nécessaire de les associer en amont via votre espace administrateur. Il sera ensuite possible de modifier leur affectation.
Pour associer/modifier une plaquette à une salle ou vérifier que tout est ok :
Rendez-vous dans Paramètres > Sous-onglet Lieux
Cliquez sur Objets connectés.
Si des pancartes sont reliées à votre compte, vous les verrez apparaître ici :
Vous pourrez alors :
Consulter l'affectation des pancartes.
Associer vos pancartes à leur salle via Ajouter un objet connecté.
Note : si elle n'existe pas, vous pourrez Ajouter un lieu en haut à droite. Veuillez noter que pour associer les pancartes à des salles, il est nécessaire que l'intitulé du lieu soit écrit EXACTEMENT de la même manière celui renseigné sur la feuille de présence (orthographe, pas d'espace au début ou à la fin...).
Une fois connectée à votre salle, collée sur le mur (la plaquette est équipée d'une surface collante), confiée à l'intervenant ou simplement posée sur le bureau, la pancarte est désormais utilisable par vos apprenants pour émarger via leur smartphone !
Attention ! Cette pancarte ne doit pas être collée à une surface métallique, cela pourrait l'endommager.
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