Vous l'attendiez depuis longtemps, on l'a fait ! 🎉
Plus besoin d'envoyer des PDF à remplir un par un et à modifier chaque année ni de recevoir des centaines de mails pour des convocations ou des règlements intérieurs ! Tout se fait maintenant sur Edusign.
Dans cet article vous retrouverez :
✏️Guide écrit ✏️
1️⃣ Créer un modèle de document sans signature.
Pour créer votre premier modèle de document, rendez-vous dans le menu Documents puis cliquer sur Envoyer un document en haut à droite.
Cliquer ensuite sur Créer un modèle en bas de la page dans la rubrique "Bibliothèque de document texte sans signature".
Une page blanche s'affiche pour éditer un document de A à Z. Vous pourrez faire un copier-coller d'un modèle de document Word.
Via la barre d'outils présente en haut du modèle, vous pourrez :
Modifier votre texte (taille, couleur, format, lien hypertexte... etc.) .
Insérer des images (type logo, cachet & signature préenregistrée... etc.)
Ajouter divers éléments de structuration tel que des tableaux, etc.
Vous pourrez alors, via la barre d'outils de droite :
Nommer le modèle
Ajouter différentes variables au document. Les variables sont des éléments que vous ajouterez où vous le souhaitez dans le corps de votre document. Elles se mettront à jour en fonction du destinataire d'envoi et de l'expéditeur.
Par exemple :
Je peux choisir d'ajouter les informations de mon organisme (Nom, Adresse, SIRET... etc.) qui seront remplies automatiquement à partir des informations entrées dans les paramètres de mon compte (informations de l'organisme).
Je peux également ajouter le nom complet et la signature de l'administrateur ce qui aura pour effet de mettre à jour le nom de l'administrateur automatiquement à chaque envoi en fonction de l'utilisateur du compte admin qui génère le document.
Enfin, je peux également ajouter le nom complet d'un apprenant, son e-mail la date de sa formation ce qui aura pour effet d'indiquer automatiquement le nom de l'apprenant concerné dans le corps du texte au moment de la génération du document et en fonction de l'apprenant destinataire. L'administrateur générant le document pourra également renseigner la date de début et de fin de la formation au moment la génération du document.
Note : les Cases à cocher doivent être nommées pour vous permettre de les différencier les unes des autres dans votre barre d'outils. Une fois nommée et ajoutés au document, vous devrez écrire le texte à côté de la variable Case à cocher sur le document vous aurez sinon une case sans texte sur le document final.
Une fois le modèle rempli, vous pourrez passer à l'étape suivante, ce qui aura pour effet de sauvegarder votre document et vous permettra de l'envoyer.
Vous pourrez ensuite envoyer le document à un ou plusieurs apprenants puis cliquer sur Envoyer.
2️⃣ Modifier ou supprimer un modèle.
Afin de modifier un modèle de document déjà créé :
Rendez-vous dans Documents
Cliquez Envoyer un document.
Dans la rubrique "Mes modèles de documents", cliquez ensuite sur les 3 petits points en haut à droite du document.
Sélectionner ensuite sur Modifier ou Supprimer.
Note : Si votre document n'apparaît pas dans la rubrique "Mes modèles de document", cliquez sur Afficher plus (à droite de cette rubrique).
3️⃣ Envoyer un document sans signature individuellement ou en masse.
Pour envoyer un document sans signature ou en masse, trois possibilités s'offrent à vous :
Vous pouvez tout d'abord envoyer le document à un apprenant ou à un groupe d'apprenant juste après avoir créé votre modèle de document.
De la même manière, une fois le modèle créé, vous pourrez vous rendre dans Documents puis Envoyer un document en haut à droite. Depuis la rubrique "Mes modèles de documents", vous pourrez ensuite cliquer sur les trois petits points en haut à droite du visuel du document puis sur Utiliser à côté du document concerné et envoyer le document à un apprenant ou un groupe.
Si vous ne voyez pas votre modèle dans la rubrique, cliquer sur Afficher plus et sélectionner votre document dans votre base.
Enfin, depuis l'onglet Apprenants cette fois, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs apprenants via la Checkbox ✅ puis, cliquez sur Générer des documents à droite de votre écran. Vous aurez alors la possibilité de choisir le modèle de document à envoyer dans la liste déroulante.
4️⃣ Suivre l'envoi et retrouver les documents envoyés.
Une fois envoyé, vous retrouverez tous les documents envoyés dans le menu Documents sous-onglet Documents récents (documents envoyés avec ou sans signature) ou dans Documents générés ne faisant apparaître que les documents générés via le process décrit dans cet article.
Vous pourrez ensuite vérifier qu'un document a bien été envoyé en cliquant sur le document en question ce qui vous permettra d'obtenir les informations précises d'heures et de date d'envoi par exemple.
Il sera possible de télécharger le document en cliquant sur Télécharger en PDF en haut à droite de la page du document.
Vous pourrez aussi passer par le menu Documents d'où vous pourrez télécharger les documents individuellement ou plusieurs d'un coup après les avoir sélectionnés (Checkbox ✅) puis en passant par le menu à droite de votre écran.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬