Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, vous devez savoir qu'il est fortement dĂ©conseillĂ© de crĂ©er et/ou de modifier des Ă©lĂ©ments directement sur Edusign. Le cas Ă©chĂ©ant, vous risqueriez la suppression ou le dĂ©doublement de vos sessions/apprenants/intervenants. Edusign ne saurait ĂȘtre responsable d'une telle utilisation.
Fonctionnement
La connexion entre Edusign et SC-Form est bidirectionnelle. Deux flux d'informations distincts coexistent :
Flux descendant đŹ â Votre planification saisie dans SC-Form redescend automatiquement vers Edusign sous forme de feuilles de prĂ©sence (sessions, apprenants, intervenants).
Flux ascendant đ« â Les donnĂ©es d'assiduitĂ© collectĂ©es sur Edusign (prĂ©sences, absences, absences justifiĂ©es, retards, dĂ©parts anticipĂ©s) remontent automatiquement vers SC-Form.
Périodicité de synchronisation
Les synchronisations descendante et ascendante sont des processus distincts.
đŹ Synchronisation descendante (SC-Form â Edusign)
Deux fois par jour : entre 11h30 et 14h, puis entre 17h30 et 22h â Heure de Paris
Les horaires des synchronisations peuvent diffĂ©rer lĂ©gĂšrement. Nous vous dĂ©conseillons les modifications de derniĂšre minute â il est prĂ©fĂ©rable d'apporter vos modifications Ă minima la veille pour un cours prĂ©vu le lendemain.
RĂ©cupĂšre les cours, apprenants et intervenants des 14 prochains jours glissants.
đ« Synchronisation ascendante (Edusign â SC-Form)
Deux fois par jour : entre 11h30 et 13h30, puis entre 18h30 et 21h â Heure de Paris
Envoie les présences et absences des feuilles verrouillées vers SC-Form.
Note : remontée uniquement des feuilles qui ont été verrouillées depuis la derniÚre synchronisation.
Spécificités SC-Form
SC-Form est disponible sous trois déclinaisons logicielles : Galia, Sofia et Gessica. Le fonctionnement du connecteur est identique pour les trois ; seul le domaine de connexion change.
SC-Form organise ses donnĂ©es par sociĂ©tĂ© (identifiant obligatoire). Il est Ă©galement possible de segmenter davantage par secteur au sein d'une mĂȘme sociĂ©tĂ©.
L'API SC-Form impose une limite de 31 jours maximum par requĂȘte de rĂ©cupĂ©ration de sĂ©ances. Le connecteur utilise une fenĂȘtre de 15 jours pour garantir la fiabilitĂ© des Ă©changes.
Installation
Informations pré-requises
ParamĂštre | Description |
URL de l'API SC-Form | L'URL d'accĂšs Ă votre instance SC-Form |
Nom d'utilisateur | Identifiant du compte API SC-Form |
Mot de passe | Mot de passe du compte API SC-Form |
Domaine | Déclinaison logicielle utilisée (Galia, Sofia ou Gessica) |
Identifiant de société | L'ID de votre société dans SC-Form (obligatoire) |
Secteur | Permet de filtrer par secteur au sein de votre société (facultatif) |
Token Edusign | Le token API de votre compte Edusign. Récupérable par votre interlocuteur Edusign. |
Options descendantes đŹ â ce qui redescend de SC-Form vers Edusign
PérimÚtre de données; limiter ce qui est synchronisé
Option | Description |
Filtrage par type de région | Inclure ou exclure des inscrits selon leur type de région |
Filtrage par code de région | Inclure ou exclure des inscrits selon leur code de région |
Filtrage par convention | Inclure ou exclure des inscrits selon le numéro interne ou la référence client de leur convention |
Filtrage par code analytique parcours | N'importer que les cours dont au moins un inscrit possĂšde un code analytique correspondant |
Synchronisation sans convention | Synchroniser tous les inscrits indépendamment de leur convention / société |
Multi-site | Dissocier les entités de votre organisme en plusieurs comptes Edusign via l'identifiant de société |
Feuilles de présence; adapter la création des cours
Option | Description |
Cours personnalisés (multi-cours) | Séparer les séances personnalisées en cours distincts sur Edusign |
Salle par défaut | Attribuer une salle par défaut à l'ensemble des feuilles de présence |
Intervenants par défaut | Attribuer un ou plusieurs intervenants par défaut aux cours sans intervenant |
Formations | Synchroniser les Actions de formation SC-Form en tant que Formations Edusign |
Apprenants & intervenants; enrichir les profils
Option | Description |
Type d'email apprenant | Choisir quel email utiliser en priorité (personnel ou professionnel) |
Envoi automatique des identifiants | Envoyer automatiquement un email de création de compte aux apprenants |
Code analytique en tags | Insérer le code analytique du parcours dans les tags de l'apprenant |
Champs personnalisés apprenants | Synchroniser des données supplémentaires : date d'entrée, date de sortie, sortie prévisionnelle, sortie anticipée, numéro de lot, numéro CIR, libellé de parcours |
Lieu principal intervenant en tag | Ajouter le lieu principal de l'intervenant dans ses tags Edusign |
Groupes et contacts externes
Option | Description |
Groupes de parcours | Synchroniser les groupes d'apprenants basés sur les parcours SC-Form |
Tuteurs / MaĂźtres d'apprentissage | Importer les informations du tuteur en tant que contact externe |
OPCO | Faire remonter les informations OPCO sur Edusign |
Options ascendantes đ« â ce qui remonte d'Edusign vers SC-Form
Par défaut, les absences des apprenants remontent pour chaque feuille archivée. Les options ci-dessous permettent d'enrichir cette remontée.
Option | Description | Prérequis cÎté SC-Form |
Correspondance des motifs d'absence | Associer chaque motif d'absence Edusign Ă son Ă©quivalent SC-Form. Un motif par dĂ©faut peut ĂȘtre dĂ©fini pour les absences sans justification. | Les motifs sont rĂ©cupĂ©rĂ©s automatiquement lorsque la fonctionnalitĂ© est activĂ©e via l'interface d'administration Edusign. |
Retards | Remonter les retards des apprenants sous forme d'absence avec un motif dédié. | Créer le motif "retard" dans SC-Form et communiquer son identifiant à Edusign. |
Départs anticipés | Remonter les départs anticipés des apprenants avec un motif dédié. | Créer le motif "départ anticipé" dans SC-Form, communiquer son identifiant à Edusign, et l'inclure dans la table de correspondance des motifs. |
La demande d'activation de ces options se fait auprĂšs d'Edusign via le chat. Sur demande, et en fonction de la faisabilitĂ© technique, d'autres paramĂštres peuvent ĂȘtre envisagĂ©s.
đŹ Synchronisation descendante â SC-Form vers Edusign
Les feuilles de présence
Lorsque vous créez ou modifiez des séances sur SC-Form, les informations associées redescendent vers Edusign sous forme de feuilles de présence :
Nom de la séance
Date
Heure de début et de fin
Salle de formation
Intervenant(s) associé(s)
Apprenant(s) associé(s)
Les séances dont la durée d'un inscrit est de 0 (dispensé) ne sont pas importées.
Les apprenants
Un apprenant est crĂ©Ă© automatiquement sur Edusign dĂšs qu'il a un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation. Les informations synchronisĂ©es sont :
Nom (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
Email personnel ou professionnel (obligatoire)
Numéro de téléphone (facultatif)
Entreprise, si l'apprenant est relié à une convention active (facultatif)
Les intervenants
De la mĂȘme maniĂšre, un intervenant est crĂ©Ă© automatiquement sur Edusign dĂšs qu'il a un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation :
Nom (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
Email professionnel ou personnel (obligatoire)
Numéro de téléphone (facultatif)
Les groupes ainsi que les contacts externes (tuteur, maĂźtre d'apprentissage) peuvent ĂȘtre synchronisĂ©s en fonction des options voulues
Note : Les individus (apprenants et intervenants) n'apparaissent sur Edusign qu'Ă partir du moment oĂč ils ont une sĂ©ance planifiĂ©e dans les 14 prochains jours.
đ« Synchronisation ascendante â RemontĂ©e d'assiduitĂ© vers SC-Form
Fonctionnement
Les feuilles de présence sont signées sur Edusign par les apprenants et intervenants.
La feuille est archivée (verrouillée) sur Edusign.
Lors de la prochaine synchronisation ascendante, les données d'assiduité sont transmises à SC-Form.
ProblÚmes courants et vérifications
VĂ©rification | DĂ©tail |
Les séances n'apparaissent pas sur Edusign | Vérifiez que les séances sont bien planifiées dans les 14 prochains jours sur SC-Form et que l'identifiant de société est correct. Vérifiez également que les séances comportent au moins un intervenant et un inscrit. |
Les apprenants apparaissent en double | Ne créez pas d'apprenants manuellement sur Edusign lorsque le connecteur est actif. Vérifiez que l'email de l'apprenant est unique. |
Les apprenants ou intervenants n'apparaissent pas | Ils n'apparaissent que lorsqu'ils ont un cours dans la fenĂȘtre de synchronisation (14 jours glissants). |
Les entreprises n'apparaissent pas | L'entreprise est importée uniquement si l'apprenant est relié à une convention active dans SC-Form. |
Les absences ne remontent pas | Vérifiez que les feuilles de présence sont bien archivées (verrouillées) sur Edusign. |
Les motifs d'absence ne correspondent pas | Vérifiez la table de correspondance des motifs configurée pour votre compte. |
Les retards ne remontent pas | Vérifiez qu'un identifiant de motif de retard a bien été configuré. |
Pour toute question ou demande de support, contactez-nous en indiquant :
Le nom de votre organisme
L'identifiant de votre compte Edusign (School ID)
Une description détaillée du problÚme rencontré
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. đ
đšâđđ”ïžââïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?
đšâđđšâđ Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?
FAQ synchronisation ascendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation ascendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. đ
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ