Fini la double saisie ! Vos données de formation sont automatiquement synchronisées entre Aurion et Edusign. 🥰

Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign.
Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données.

La synchronisation depuis Aurion vers Edusign

L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis Aurion.

Ces informations permettent de générer une feuille de présence sur Edusign.

Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire émarger les apprenants.

La feuille est prête et signée !

Enfin, les informations de présences et absences sont optionnellement envoyées vers Aurion.

Le connecteur se synchronise deux fois par jour

Entre 11h00 et 13h00 - Heure de Paris
Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris

Lors d'une synchronisation, les informations sont récupérées depuis Aurion vers Edusign et les présences et absences sont envoyées vers Aurion depuis Edusign

Les 7 jours calendaires suivants sont récupérés depuis Aurion
Un cours présent sur Aurion plus de 7 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.

Installation

Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Aurion, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.

Informations pré-requises

URL (obligatoire)
- URL d'accès à l'API : https://MYDOMAIN.COM/ws/services/executeFavori
Username (obligatoire)
- Username d'accès à l'API : Edusign
Database (obligatoire)
- Nom de la base du client (liée au favori) : production
Password (obligatoire)
- Mdp d'accès à l'API : xxxxxxxxxxxxx
URL Import (obligatoire)
- URL qui permettra d'envoyer les états de présence sur Aurion : https://MYDOMAIN.COM/ws/services/import
Edusign Token (obligatoire)
- Token de l'API Edusign du client : xxxxxxxxxxxxx --> L'API Token se récupère depuis votre compte Edusign.
defaultAbsenceCode (obligatoire)
- Code Aurion de motif d'absence par défaut qui sera envoyé à l'API Aurion lors du traitement des absences injustifiées des apprenants
fallbackCodeForJustifiedAbsence (obligatoire)
- Code Aurion de motif d'absence par défaut qui sera envoyé à l'API Aurion lors du traitement des absences justifiées des apprenants mais seulement si le motif associé à l'absence sur Edusign n'est pas trouvé par le connecteur (cas d'un motif ajouté à la main sur Edusign au lieu d'un motif d'API par exemple).
sendStudentDelay (optionnel)
- Permet l'envoi des retards des apprenants vers l'API Aurion. Il faut que l'apprenant soit noté présent et en retard sur la feuille de présence Edusign.
teacherPresence (optionnel)
- Permet l'envoi de la présence de l'intervenant au cours vers l'API Aurion.
sendTeacherValidation (optionnel)
- Si cette option est activée il se passe 2 choses :
  - Lors de la synchronisation Aurion vers Edusign (import des ressources) : l'ID de l'Intervention du cours Aurion est ajoutée à la description du cours Edusign.
  - Lors de la synchronisation Edusign vers Aurion (envoi des absences) : remontera également la date de synchronisation comme date de validation de l’intervenant pour l’intervention Aurion. Cela permet de déclencher la facturation pour les parties prenantes.
dataGroups - Favori des groupes (optionnel mais obligatoire pour le point 9. et 10.)
- L'identifiant du favori permettant de récupérer les informations à propos des groupes, voir la structure ci-dessous.
dataStudentsGroups - Favori du lien entre les groupes et les apprenants (optionnel)
- L'identifiant du favori permettant de récupérer les couples d'identifiant faisant le lien entre les groupes et les apprenants, voir la structure ci-dessous
dataCoursesGroups - Favori du lien entre les groupes et les feuilles de présence (optionnel)
- L'identifiant du favori permettant de récupérer les couples d'identifiant faisant le lien entre les groupes et les feuilles de présence, voir la structure ci-dessous
dataExternalMasterApprenticeship (optionnel) - Favori du lien entre les apprenant en Master et leur maître d'apprentissage. Voire la structure ci-dessous
dataExternalTutor (optionnel) - Favori du lien entre les apprenants en alternance et leurs tuteur d'entreprise ou entreprise externe. Voire la structure ci-dessous

En complément, nous vous demanderons de fournir une capture d'écran des motifs d'absence afin d'assurer une cohérence entre les 2 systèmes.

Structure du favori "Data"

Le paramètre 2 "Data" donne lieu à la création d'un favori avec les données suivante (voir tableau)

Nom du champ	Exemple de contenu type du champ	Commentaire additionnel
id.Intervention	115849
id.Événement	115848
Début	2021-12-15T08:30:00	Le format de la date doit être exactement celui de l’exemple. Voire la requête Aurion à paramétrer.
Fin	2021-12-15T11:30:00	Le format de la date doit être exactement celui de l’exemple. Voire la requête Aurion à paramétrer.
Description	Session de 08:30 à 11:30 : Anglais 3ème année S5	La description correspond en réalité au nom de la session (ça sera le nom de la feuille de présence sur Edusign)
session.Description	Ordinateur personnel obligatoire - ...	Ce champ correspond à la description de la session, ce champ n’est pas obligatoire, il permet d’ajouter des informations liées à la session.
Ressource	Salle de cours 210	Nom du lieu de formation, si plusieurs, possible de séparer par des virgules
id.Apprenant	110241
Nom.Apprenant	DURAND
Prénom.Apprenant	Margaux
email.Apprenant	margaux@ecole.fr
Intervenants	16026415/GRIMAUD/Karole/k.grimaud@gmail.com\|13456/Smith/John/john@gmail.com	Informations séparées par des /, si plusieurs intervenants, les séparer par des pipe (\|)

Structure du favori dataGroups

Le paramètre 13 "dataGroups - Favori des groupes" donne lieu à la création d'un favori avec les données suivante (voir tableau)

Nom du champ	Exemple de contenu type du champ	Commentaire additionnel
id	95101654	Identifiant unique Aurion du groupe
Libelle	Groupe TD 1	Nom du groupe qui apparaîtra sur Edusign

Structure du favori dataStudentsGroups

Le paramètre 14 "dataStudentsGroups - Favori du lien entre les groupes et les apprenants" donne lieu à la création d'un favori avec les données suivante (voir tableau)

Nom du champ	Exemple de contenu type du champ	Commentaire additionnel
id	95101654	Identifiant unique Aurion de l'apprenant
Email	margaux@ecole.fr	Email de l'apprenant
Groupes	95101777	Identifiant unique Aurion du groupe

Structure du favori dataCoursesGroups

Le paramètre 15 "dataCoursesGroups - Favori du lien entre les groupes et les feuilles de présence" donne lieu à la création d'un favori avec les données suivante (voir tableau)

Nom du champ	Exemple de contenu type du champ	Commentaire additionnel
id.Groupe	95101777	Identifiant unique Aurion du groupe
id.Événement	115848	Identifiant de l'événement remontant comme feuille de présence sur Edusign
Libelle.Groupe	Groupe TD 1	Optionnel : nom du groupe (utilisé uniquement à des fins de support)

Il est impératif de ne pas avoir de lignes en doublon

Structure du favori dataExternalMasterApprenticeship

Nom du champ	Exemple de contenu type du champ	Commentaire additionnel
id.Tuteur	957	Identifiant unique Aurion du contact
Nom.Tuteur	Dupont	Nom du tuteur
Prénom.Tuteur	Etienne	Prénom du tuteur
email.Tuteur	dupont.etienne@gmail.com	Email du tuteur
id.Apprenant	10043	Identifiant unique de l'apprenant rattaché

Structure du favori dataExternalTutor

Nom du champ	Exemple de contenu type du champ	Commentaire additionnel
id.Tuteur	957	Identifiant unique Aurion du contact
Nom.Tuteur	Dupont	Nom du tuteur
Prénom.Tuteur	Etienne	Prénom du tuteur
email.Tuteur	dupont.etienne@gmail.com	Email du tuteur
id.Apprenant	10043	Identifiant unique de l'apprenant rattaché

Options supplémentaires disponibles

Veuillez indiquer les options désirés à votre contact Edusign.

Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign
Renvoi de l'assiduité des apprenants vers Aurion
Renvoi des retards des apprenants vers Aurion
Renvoi de l'assiduité des intervenants vers Aurion
Synchronisation des motifs d'absence - Pour les justifications d'absence
Synchronisation des maîtres d'apprentissage et tuteurs/entreprises de l'étudiant. Pour le suivi des relevés d'absence.

Si vous souhaitez activer les motifs d'absence, il sera nécessaire de nous communiquer les motifs sous le format suivant :

[ { "ID": 101, "CODE": "ABS_DECLAREE", "NAME": "Absence" } ],

Votre connecteur est déjà installé et vous voulez l'activation d'une option ?

Faites nous signe via le chat.

Les exclusions ne sont pas synchronisées entre Edusign et Aurion à ce jour.

Adresse IP à whitelister

52.47.74.210

Adresses mail à whitelister

Afin d'éviter que, entre autres, les emails arrivent en spam, nous vous suggérons de whitelister les adresses suivantes :

edusign.fr
*.edusign.fr
*.*.edusign.fr
edusign.app
*.edusign.app
edusign.com
*.edusign.com
*.*.edusign.com

Informations descendantes vers Edusign

📖 Les feuilles de présence

Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séances/cours sur Aurion, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaître :

Leur nom.
Leur date.
L'heure de début et de fin.
La salle de formation (Ressource).
Le ou les intervenant(s).
Le ou les apprenant(s).

Note : ce n'est qu'à partir du moment où les feuilles de présence qui sont associées à un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera créé sur Edusign.
Autrement dit, pas d'inquiétude si vous ne voyez pas apparaître l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'à partir du moment où ils auront une session de formation planifiée dans la semaine.

👨‍🎓 Les apprenants.

Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans la journée sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaître :

Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
Leur numéro de téléphone (facultatif).

👨‍🏫 Les intervenants.

De la même manière que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuée, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans la journée sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaître :

Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).

Les groupes.

Si l'option de remontée des groupes est activée, une fois la synchronisation effectuée, les groupes seront créés automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des groupes dans le menu Groupes, qui feront apparaître :

Leur nom (obligatoirement)
Les apprenants rattachés (obligatoirement)

FAQ synchronisation descendante.

Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉

🔨 Comment créer des éléments manuellement sur Edusign ?

🕵️‍♀️ Je ne retrouve plus mes feuilles de présence créées manuellement : que faire ?

🔄 Comment m’assurer que la synchronisation automatique a eu lieu ?

🕑 Comment effectué un changement d’intervenant à la dernière minute ?

🏢 Pourquoi les entreprises de mes apprenants n'apparaissent pas sur Edusign.

😱 Pourquoi certaines séances programmées sur mon connecteur n'apparaissent pas sur Edusign ?

👨‍🎓🕵️‍♂️ Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?

🗂️ Comment segmenter les informations de mon organisme sur plusieurs comptes Edusign ?

👨‍🎓👨‍🎓 Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?

La synchronisation ascendante des données d’assiduité 🛫.

La synchronisation ascendante standard d'Edusign vers Aurion permet de renvoyer :

Données d'assiduité des apprenants
Données d'assiduité des intervenants

Cette synchronisation montante s’effectue :

Chaque jour au moment des synchronisations
Uniquement pour les feuilles de présence qui auront été archivées dans la journée.

Note : Lors de la synchronisation, si l'apprenant est associé à un cours, il sera marqué absent par défaut s'il n'a pas signé la feuille de présence.

Ceux qui figurent seulement dans un groupe d'apprenant sans être associé au cours (même si le groupe est associé au cours) ne seront pas remontés.

Seuls les apprenants avec un API_ID seront inclus dans la remontée des absences.

Le désarchivage d'une feuille après une première synchronisation d'une feuille peut causer des erreurs. Il est conseillé de ne pas désarchiver une feuille déjà synchronisée.

FAQ synchronisation ascendante

🔄🔄 Comment faire remonter les données d’assiduité deux fois par jour ?

📆 Quand a eu lieu la dernière synchronisation montante ?

🕵️‍♀️ Pourquoi je ne retrouve pas les mêmes données sur Edusign et mon ERP ?

🎾Comment éviter qu'Edusign envoi pas les états d’assiduité à mon ERP ?

Foire aux questions

Comment formater depuis Aurion la date pour correspondre au format ISO 8601 ?

Afin qu'Edusign puisse traiter les dates d'événements reçus depuis Aurion, voici un exemple de calcul de requête à mettre en place sur votre ERP :

1. Créer un champ calculé pour formater la date de début (ou de fin)

2. Créer un champ « heure de début » pour n’extraire que cette partie de la date

3. Concaténer les 2 champs calculés précédents avec « T » entre 2 :

Comment filtrer vos interventions sur 15 jours glissants ?

Pour réduire le traitement de votre serveur Aurion sur les interventions à renvoyer, vous devez appliquer des filtres à votre requête Data - Interventions.

1. Appliquer un filtre sur l’attribut Début.évènement -> Supérieur ou égale à Aujourd’hui :

2. Créer un champ calculé Début.évènement - Aujourd’hui

3. Sur ce dernier champ calculé, Appliquer un filtre -> inférieur ou égal à 15

⏱️ Gagner un maximum de temps avec les paramètres de votre compte. ⏱️

👉 Préconisations de paramétrage Edusign avec connecteur 👈

Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.

💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬

Edusign et Aurion : tout ce que vous devez savoir