Fini la double saisie ! Vos données de formation sont automatiquement synchronisées entre Ammon et Edusign. 🥰
Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign lors d'une connexion avec un ERP, sous peine de suppression ou dédoublement des données.
La synchronisation depuis Ammon vers Edusign
L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis Ammon.
Ces informations permettent de générer une feuille de présence sur Edusign.
Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire émarger les apprenants.
La feuille est prête et signée !
Le connecteur se synchronise deux fois par jour
Entre 11h00 et 13h00 - Heure de Paris
Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris
Lors d'une synchronisation, les informations sont récupérées depuis Ammon vers Edusign
Les 14 jours calendaires suivants sont récupérés depuis Ammon
Un cours présent sur Ammon plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.
Les cours passés ou créés le jour même ne seront pas, quant à eux, synchronisés.
Étapes à suivre pour installer l'intégration Edusign-Ammon
Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Ammon, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign :
Informations de connexion API :
Fourni par vos soins à votre contact Edusign
URL (obligatoire)
URL d'accès à l'API : https://api.valsoftware.cloud/exemple/exemple
Username (obligatoire)
Username d'accès à l'API :
some_username
Password (obligatoire)
Mdp d'accès à l'API :
xxxxxxxxxxxxx
Token d'authentification (obligatoire)
Token d'authentification d'accès à l'API :
xxxxxxxxxxxxx
Edusign Token (obligatoire - géré par votre contact Edusign lors de l'installation initiale)
Token de l'API Edusign du client :
xxxxxxxxxxxxx--> L'API Token se récupère depuis votre compte Edusign.
Note : Les points 1., 2., 3. et 4. sont récupérables auprès de Valsoftware.
Options disponibles
Filtre par structure(s) - structureId (optionnel)
Permet de filtrer les feuilles de présence remontées par structure(s).
Filtre par action(s) de formation - filterActions (optionnel)
Permet de filtrer les feuilles de présence remontées par action(s) de formation.
Filtre par statut de session(s) - filterSessions (optionnel)
Permet de filtrer les feuilles de présence remontées par identifiant de statut de session(s).
Type d'email des apprenants - studentEmailType (optionnel)
Permet de choisir le type de mail remonté pour les apprenants (personnel ou professionnel). Par défaut, le mail professionnel est remonté.
Gestion des départs anticipés - earlyDeparture (optionnel)
Permet de définir le motif qui remontera sur Ammon en cas de départ anticipé (le motif doit exister sur Ammon).
Remontée des sessions individuelles - usesIndividualSessions (optionnel)
Permet de remonter les sessions individuelles présentes sur Ammon. (ne prend pas en compte les groupes d'Ammon)
Envoi des identifiants aux intervenants automatisé (optionnel)
Envoi automatique des identifiants aux intervenants lors de leur ajout sur Edusign durant la synchronisation quotidienne.
Envoi des identifiants aux apprenants automatisé (optionnel)
Envoi automatique des identifiants aux apprenants lors de leur ajout sur Edusign durant la synchronisation quotidienne.
Votre connecteur est déjà en place et vous souhaitez activer une fonctionnalité ?
Le support est là pour vous aider 😉
Informations descendantes vers Edusign
📖 Les feuilles de présence
Lorsque vous créerez ou modifierez des évènements sur Ammon, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence.
Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaître :
Leur nom.
Leur date.
L'heure de début et de fin.
La salle de formation.
Le ou les intervenant(s).
Le ou les apprenant(s) s'ils existent sur Ammon.
Note : Les fiches/profils des apprenants et intervenants sont créés sur Edusign uniquement lorsqu'une feuille de présence leur est associée.
Pas d'inquiétude si vous ne les voyez pas encore, ils apparaîtront dès qu'une session de formation est planifiée pour la semaine.
💔 Pourquoi mes feuilles de présences ne redescendent pas sur Edusign ?
Pas de panique ! Il peut y avoir plusieurs raisons :
La feuille de présence a été créée le jour même ou concerne une séance passée (Edusign ne synchronise que celles des 14 prochains jours).
La feuille de présence n'a pas d'intervenant ou l'intervenant n'est pas valide (nom, prénom et email requis)
L'email du professeur est en double sur Ammon, empêchant la synchronisation de la feuille pour éviter les doublons.
Si malgré ces vérifications, la feuille ne redescend toujours pas, le support est là pour vous aider 😉
💡 Une liste des évènements et des erreurs provenant de la synchronisation du connecteur est disponible afin de vous aider dans les paramètres du compte sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos")
Vous pouvez aussi y accéder directement via le lien suivant
👨🎓 Les apprenants (s'ils sont présents sur Ammon)
Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement.
Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (facultatif).
👨🏫 Les intervenants
De la même manière que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuée, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement.
Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
👥 Les groupes
Une fois la synchronisation effectuée, les groupes seront créés automatiquement.
Vous retrouverez alors l'ensemble des groupes ainsi que leur arborescence dans le menu Groupes, qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement)
Les apprenants rattachés (facultatif)
FAQ synchronisation descendante
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉
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Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬