Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre Ammon et Edusign. đ„°
Attention! Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign lors d'une connexion avec un ERP, sous peine de suppression ou dédoublement des données.
Fonctionnement
L'intégration Edusign-Ammon est bidirectionnelle :
Synchronisation descendante (Ammon vers Edusign) : les données de formation (feuilles de présence, apprenants, intervenants, groupes) sont automatiquement récupérées depuis Ammon et créées sur Edusign.
Synchronisation ascendante (Edusign vers Ammon) : les états de présence (présences, absences justifiées/injustifiées, retards, départs anticipés) sont remontés vers Ammon une fois les feuilles de présence verrouillées.
Par dĂ©faut, seules les sessions dont le statut est « En cours » (confirmĂ©) sont synchronisĂ©es. Les sessions « En prĂ©paration » ne sont pas rĂ©cupĂ©rĂ©es. Si vous souhaitez que ces sessions soient Ă©galement synchronisĂ©es, une option spĂ©cifique peut ĂȘtre activĂ©e.
Périodicité de synchronisation
Synchronisation descendante (Ammon vers Edusign)
Le connecteur se synchronise deux fois par jour :
Entre 11h30 et 14h00 (heure de Paris)
Entre 18h30 et 22h00 (heure de Paris)
Les horaires des synchronisations peuvent différer légÚrement. Nous vous déconseillons les modifications de derniÚre minute. Il est préférable d'apporter vos modifications à minima la veille pour un cours prévu le lendemain.
La fenĂȘtre glissante couvre les 14 jours calendaires suivants (par dĂ©faut). Un cours prĂ©sent sur Ammon Ă plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Les cours passĂ©s ou crĂ©Ă©s le jour mĂȘme ne sont pas synchronisĂ©s.
Synchronisation ascendante (Edusign vers Ammon)
La remontée d'assiduité s'effectue deux fois par jour :
Entre 11h30 et 13h30 (heure de Paris)
Entre 18h30 et 21h00 (heure de Paris)
Note : Remontée uniquement des feuilles qui ont été verrouillées depuis la derniÚre synchronisation.
Installation
Informations pré-requises
Les informations suivantes sont à fournir à votre contact Edusign. Elles sont récupérables auprÚs de Valsoftware.
ParamĂštre | Description |
URL d'accĂšs Ă l'API | URL fournie par Valsoftware (ex : |
Nom d'utilisateur | Identifiant d'accĂšs Ă l'API |
Mot de passe | Mot de passe d'accĂšs Ă l'API |
Token d'authentification | Token d'authentification fourni par Valsoftware |
Token d'API Edusign | Récupérable par vore interlocuteur Edusign |
Options de filtrage
Ces options permettent de cibler précisément les sessions qui seront synchronisées vers Edusign.
Option | Description |
Filtre par structure(s) | Permet de ne synchroniser que les sessions rattachées à une ou plusieurs structures données. |
Filtre par action(s) de formation | Permet de ne synchroniser que les sessions dont l'action de formation correspond à un ou plusieurs statuts donnés. |
Filtre par statut de session(s) | Permet de ne synchroniser que les sessions dont le statut correspond à un ou plusieurs identifiants donnés. |
Filtre par code matiÚre (exclusion) | Permet d'exclure les sessions dont le code matiÚre correspond à un ou plusieurs codes définis. |
Filtre par code matiÚre (inclusion) | Permet de ne synchroniser que les sessions dont le code matiÚre correspond à un ou plusieurs codes définis. |
Nombre de jours Ă rĂ©cupĂ©rer | Permet de modifier la fenĂȘtre de synchronisation (par dĂ©faut : 14 jours). |
Options de la synchronisation descendante
Ces options personnalisent les données qui redescendent d'Ammon vers Edusign.
Option | Description |
Feuilles de présence |
|
Afficher les salles en commentaire | Affiche les noms des ressources/salles dans la description de la feuille de présence. |
Afficher les salles en salle de formation | Affiche les noms des ressources/salles dans le champ « Salle » de la feuille de présence. |
Afficher l'adresse du lieu en salle de formation | Affiche l'adresse du lieu de formation dans le champ « Salle » de la feuille de présence. |
Afficher le contact administratif principal | Ajoute le nom du contact administratif principal dans la description de la feuille de présence. |
Sessions individuelles | Permet de synchroniser les sessions individuelles (un seul apprenant, sans rattachement au groupe). |
Apprenants |
|
Type d'email des apprenants | Permet de choisir le type d'email remonté : personnel, professionnel ou normal. Par défaut, l'email professionnel est remonté. |
Importer uniquement les apprenants avec email | Si activée, les apprenants sans adresse email ne seront pas créés sur Edusign. |
Envoi automatique des identifiants aux apprenants | Envoi automatique des identifiants aux apprenants lors de leur ajout sur Edusign durant la synchronisation. |
Intervenants |
|
Récupération du numéro de téléphone | Permet de récupérer et synchroniser le numéro de téléphone des intervenants depuis Ammon. |
Envoi automatique des identifiants aux intervenants | Envoi automatique des identifiants aux intervenants lors de leur ajout sur Edusign durant la synchronisation. |
Options de la synchronisation ascendante
Ces options personnalisent la remontée d'assiduité d'Edusign vers Ammon.
Option | Description |
Motifs d'absence | Permet de configurer la correspondance entre les motifs d'absence Edusign et ceux d'Ammon. Les absences justifiées sont alors remontées avec le motif Ammon correspondant. |
Gestion des départs anticipés | Permet de définir le motif qui remontera sur Ammon en cas de départ anticipé. Le motif doit exister sur Ammon. |
Votre connecteur est dĂ©jĂ en place et vous souhaitez activer une fonctionnalitĂ© ? Le support est lĂ pour vous aider. đ€
Synchronisation descendante â Ammon vers Edusign
Les feuilles de présence
Lorsque vous créez ou modifiez des évÚnements sur Ammon, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendent vers Edusign sous forme de feuilles de présence :
Leur nom
Leur date
L'heure de début et de fin
La salle de formation (si disponible)
La description (référence + nom de l'action de formation)
Le ou les intervenant(s)
Le ou les apprenant(s)
Les fiches/profils des apprenants et intervenants sont crĂ©Ă©s sur Edusign uniquement lorsqu'une feuille de prĂ©sence leur est associĂ©e dans la fenĂȘtre de synchronisation. Ils apparaĂźtront dĂšs qu'une session de formation est planifiĂ©e.
Les apprenants
Une fois la synchronisation effectuĂ©e, les apprenants ayant un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation sont crĂ©Ă©s automatiquement :
Leur nom (obligatoire)
Leur prénom (obligatoire)
Leur e-mail (facultatif, selon le type d'email configuré)
Leur numéro de téléphone (facultatif)
Leur entreprise (facultatif)
Leur formation (facultatif â rĂ©fĂ©rence et nom de l'action de formation)
Les intervenants
De la mĂȘme maniĂšre, les intervenants ayant un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation sont crĂ©Ă©s automatiquement :
Leur nom (obligatoire)
Leur prénom (obligatoire)
Leur e-mail (obligatoire)
Leur numéro de téléphone (facultatif, si l'option est activée)
Les groupes
Les groupes sont créés automatiquement pour chaque action de formation. Ils font apparaßtre :
Leur nom (référence + identifiant + intitulé de l'action de formation)
Leur description (référence, dates, volume horaire)
Les apprenants rattachés
Synchronisation ascendante â RemontĂ©e d'assiduitĂ© vers Ammon
Fonctionnement
Ămargement sur Edusign : les apprenants et intervenants signent leurs feuilles de prĂ©sence sur Edusign.
Verrouillage : la feuille de présence est verrouillée (manuellement ou automatiquement).
Remontée automatique : les états de présence sont remontés vers Ammon sur la feuille d'émargement correspondante.
Données remontées
Pour chaque apprenant :
Présent : la durée de présence est renseignée (durée totale de la séance).
Absent injustifié : la durée d'absence injustifiée est renseignée.
Absent justifié : la durée d'absence justifiée est renseignée, avec le motif d'absence correspondant (si les motifs sont configurés).
Retard : la durée de retard est renseignée en complément de la présence.
Départ anticipé : si l'option est activée, la durée de présence effective et la durée d'absence justifiée sont calculées, avec le motif de départ anticipé configuré.
Commentaire : le commentaire de l'apprenant sur la feuille est remonté.
Pour chaque intervenant :
Présent (a signé) : la présence est renseignée sur la feuille d'émargement formateur d'Ammon.
Absent (n'a pas signé) : la durée totale d'absence injustifiée est renseignée sur la feuille d'émargement formateur.
ProblÚmes courants et vérifications
VĂ©rification | DĂ©tail |
La feuille de prĂ©sence a Ă©tĂ© crĂ©Ă©e le jour mĂȘme ou concerne une sĂ©ance passĂ©e | Edusign ne synchronise que les sĂ©ances des 14 prochains jours (par dĂ©faut). |
La feuille de présence n'a pas d'intervenant | L'intervenant doit avoir un nom, prénom et email valides sur Ammon. |
L'email de l'intervenant est en double sur Ammon | Cela empĂȘche la synchronisation de la feuille pour Ă©viter les doublons. |
La session est au statut « En préparation » | Par défaut, seules les sessions « confirmées » sont synchronisées. Activez l'option de filtre de sessions si nécessaire. |
La session n'a pas d'apprenants ou de formateurs | Les sessions sans apprenants ou sans formateurs ne sont pas créées sur Edusign. |
L'apprenant est désactivé sur Ammon | Les apprenants désactivés sont ignorés par le connecteur. |
L'apprenant n'a pas d'email (avec l'option activée) | Si l'option « Importer uniquement les apprenants avec email » est activée, les apprenants sans email sont ignorés. |
Les absences ne remontent pas | Vérifiez que la feuille est bien verrouillée sur Edusign et que le connecteur est bien en production. |
Une liste des évÚnements et des erreurs provenant de la synchronisation est disponible dans les paramÚtres du compte, sous l'onglet « Connecteurs » > « Plus d'infos ».
Si malgré ces vérifications le problÚme persiste, le support est là pour vous aider. Merci de joindre :
Le nom du compte Edusign
L'identifiant de la session ou de l'apprenant concerné
Une capture d'Ă©cran du problĂšme
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. đ
đšâđđ”ïžââïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?
đšâđđšâđ Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?
FAQ synchronisation ascendante
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ