Lorsque vous utilisez un connecteur, un certain nombre de paramĂštres pourront vous permettre de gagner un peu plus de temps encore. Nous listons ici l'ensemble des paramĂštres que nous vous recommandons d'activer ou non. đ
Note : Selon le connecteur, la synchronisation des informations ne s'effectue que pour une un certain nombre de jours de formation Ă venir (7 pour YparĂ©o, 14 pour Hyperplanning, chaque jour pour Aurion, etc.). C'est la crĂ©ation de ces sessions sur Edusign (Feuilles de prĂ©sence) qui rendra effective la crĂ©ation des profils intervenants ou apprenants qui sont reliĂ©s Ă ces cours sur Edusign. Ces profils/fiches pourraient donc ne pas ĂȘtre crĂ©Ă©s dĂšs les premiĂšres semaines si aucun cours n'est reliĂ© Ă ces profils.
Par exemple si la connexion est mise en place le 1er septembre et que certains apprenants/intervenants commencent leur formation le 1er novembre, alors ces apprenants/intervenants seront créés 14 jours avant la premiÚre séance de formation et non dÚs la premiÚre synchronisation.
Les paramĂštres activables par Edusign sur demande. đ§
Ces paramĂštres sont activables sur demande, au moment de la mise en place ou plus tard via le chat ! đ
ParamĂštres âïž | Conseils dâutilisation đ |
Envoi automatique des identifiants aux intervenants. | En activant ce paramĂštre les intervenants nouvellement crĂ©Ă©s lors des synchronisations quotidiennes recevront automatiquement leur identifiant de connexion par email. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre. |
Envoi automatique des identifiants aux apprenants. | En activant ce paramĂštre les apprenants nouvellement crĂ©Ă©s lors des synchronisations quotidiennes recevront automatiquement leurs identifiants de connexion par e-mail. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre pour que les apprenants puissent utiliser lâapplication mobile Edusign. |
Renvoi automatique des absences au connecteur. | En activant ce paramĂštre les donnĂ©es dâassiduitĂ© collectĂ©es par Edusign seront renvoyĂ©es Ă Le Connecteur. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre et dâeffectuer un test pour valider le bon fonctionnement. |
Les paramĂštres activables par nos super-utilisateurs. đŠžââïž
đ L'archivage automatique des feuilles de prĂ©sence.
Pour faciliter le travail des Ă©quipes pĂ©dagogiques il est par exemple possible de dĂ©finir un nombre de jours avant quâune feuille de prĂ©sence ne s'archive automatiquement.
Rappelons ici que l'archivage est une condition nĂ©cessaire Ă la remontĂ©e des Ă©tats de prĂ©sences et dâabsences vers le connecteur. Cette remontĂ©e s'effectuera de maniĂšre automatique, le soir, au moment de la synchronisation ascendante.
Ces paramÚtres sont accessibles sur votre compte depuis le menu ParamÚtres > Feuilles de présence.
ParamĂštres âïž | Conseils dâutilisation đ |
Nombre de jours avant archivage automatique. | Lors des premiĂšres semaines dâutilisation, il est recommandĂ© de laisser un mois avant l'archivage (durĂ©e paramĂ©trable sur demande) pour bien maĂźtriser lâimpact de l'archivage. Cette Ă©tape permet de dĂ©finir le meilleur paramĂ©trage pour faciliter le travail des Ă©quipes. |
Archiver et archiver automatiquement chaque nuit les sessions qui sont entiĂšrement signĂ©es. | En activant ce paramĂštre les feuilles de prĂ©sence entiĂšrement signĂ©es se archiveront automatiquement. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre. |
đ€ Les paramĂštres de relance automatique pour les intervenants. đšâđ«
D'autres paramÚtres sont disponibles sur Edusign pour permettre aux équipes pédagogiques de gagner un maximum de temps en évitant de devoir relancer manuellement les intervenants qui auraient oublié de signer.
Ces paramÚtres sont accessibles sur votre compte depuis le menu ParamÚtres > Intervenants et Feuilles de présence.
ParamĂštres âïž | Conseils dâutilisation đ |
Envoi dâun e-mail 15 min avant chaque sĂ©ance Ă lâintervenant. | En activant ce paramĂštre les intervenants recevront un e-mail 15min avant chaque sĂ©ance. Cet e-mail contient un lien de connexion rapide (pas besoin dâidentifiant de connexion) et un tutoriel vidĂ©o de prise en main. Lâe-mail est personnalisable. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre. |
Rappel de signature pour les intervenants aprĂšs un laps de temps. | En activant ce paramĂštre Edusign enverra un e-mail aprĂšs un temps paramĂ©trable aux intervenants qui auraient oubliĂ© de signer leur feuille de prĂ©sence. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre. |
Envoyer automatiquement un e-mail de signatures au dĂ©marrage de la sĂ©ance Ă chaque intervenant. | En activant ce paramĂštre les intervenants recevront un e-mail de signature Ă lâheure exacte de dĂ©marrage de chaque sĂ©ance. Ce lien ne permet pas aux intervenants de faire lâappel. Il nâest pas recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre sauf si lâorganisme de formation utilise les boĂźtiers de dĂ©tection de prĂ©sence. |
Envoyer un e-mail de signature le soir aux intervenants. | En activant ce paramĂštre Edusign enverra un e-mail le soir aux intervenants qui auraient oubliĂ© de signer leur feuille de prĂ©sence. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre. |
đ€ Les paramĂštres de relance automatique pour les apprenants. đšâđ
Toujours dans une dynamique de gain de temps pour les Ă©quipes pĂ©dagogiques, il est aussi possible dâactiver certains paramĂštres pour collecter plus facilement les signatures des apprenants.
Ces paramĂštres sont accessibles sur votre compte depuis le menu ParamĂštres > Apprenants.
ParamĂštres âïž | Conseils dâutilisation đ |
Rappel de signature pour les apprenants aprĂšs un laps de temps. | En activant ce paramĂštre Edusign enverra un e-mail aprĂšs un temps paramĂ©trable aux apprenants qui nâauraient pas encore signĂ© et qui ont effectivement reçu un premier e-mail de signature. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre. |
Envoyer automatiquement un e-mail de signatures au dĂ©marrage de la sĂ©ance Ă chaque apprenant. | En activant ce paramĂštre les apprenants recevront un e-mail de signature Ă lâheure exacte de dĂ©marrage de chaque sĂ©ance. Attention en activant ce paramĂštre les apprenants absents recevront aussi un e-mail leur permettant de signer la feuille de prĂ©sence. Il nâest pas recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre. |
Autoriser les demandes de justifications d'absence
| En activant ce paramĂštre, les apprenants auront la possibilitĂ© de faire des demandes de justifications d'absences directement depuis leur application (mobile et web). Une fois activĂ©, vous pourrez alors automatiser la demande de justification automatique et/ou imposer une limite de temps pour dĂ©poser une demande. Il est recommandĂ© dâactiver ce paramĂštre si vos apprenants utilisent l'application Edusign. |
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