Dans cet article, vous retrouverez l'ensemble des infos nécessaires pour devenir un super utilisateur de connecteur 🦸♂️ :
Pro/normal : on peut récupérer les deux types de mail
Actions de formation = états de la structure de formation
Sessions : états des cours validés ou en attente
Structure ID ou Location name pour séparer les environnements
1️⃣ Avant toute chose.
Attention ! Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, vous devez savoir qu'il est fortement déconseillé de créer et/ou de modifier des éléments directement sur Edusign. Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos sessions/apprenants/intervenants. Edusign ne saurait être responsable d'une telle utilisation.
Ceci étant dit, à nous ! 🚀😄
2️⃣ Edusign et Yparéo : en gros !
La connexion mise en place entre Edusign et Yparéo permet de synchroniser les données entre les deux logiciels. La synchronisation est bidirectionnelle, c’est-à-dire qu'il existe deux flux d'informations, différents, dans un sens comme dans l'autre :
Un flux descendant 🛬. C'est celui-ci qui va permettre de faire redescendre l'ensemble de votre planification sur Edusign depuis Yparéo et vous éviter ainsi une double saisie des informations sur Yparéo et sur Edusign.
Un flux ascendant 🛫. Cette remontée d'information, d'Yparéo vers Edusign, permet de transmettre les états de présences/absences/absences justifiées vers votre connecteur pour vos sessions de formation.
3️⃣ La synchronisation descendante des informations 🛬.
La synchronisation descendante standard entre Edusign et Yparéo permet l'importation et la mise à jour automatique de votre planification sur Edusign une fois les données saisies sur Yparéo.
Néanmoins, il est important de noter que la synchronisation descendante a lieu :
🕛🕙 Deux fois par jour aux alentours de 12h et de 22h.
📅 Pour l'ensemble des sessions/séances/feuilles de présence sur les 7 prochains jours glissants.
-- Quelles informations descendent vers Edusign ? --
📖 Les feuilles de présence
Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séances/cours sur Yparéo, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaître :
Leur nom.
Leur date.
L'heure de début et de fin.
La salle de formation.
Le ou les intervenant(s).
Le ou les apprenant(s).
Note : ce n'est qu'à partir du moment où les feuilles de présence qui sont associées à un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera créé sur Edusign. Autrement dit, pas d'inquiétude si vous ne voyez pas apparaître l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign, ils n'existeront sur l'application qu'à partir du moment où ils auront une session de formation planifiée dans les 7 jours suivants (puisque la synchronisation ne se fait que pour les 7 prochains jours 😉).
👨🎓 Les apprenants.
Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 7 jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
Leur numéro de téléphone (facultatif).
Le nom de leur formation (facultatif).
Leur entreprise (facultatif).
👨🏫 Les intervenants.
De la même manière que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuée, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 7 jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
➕ Quelles informations peuvent remonter sur demande ? ➕
Il est à noter que certains paramètres de synchronisation plus avancée peuvent être activés pour faire descendre davantage d'informations vers Edusign. La demande d’activation de ces paramètres se fait auprès d’Edusign via le chat.
Ces paramètres pourront permettre de :
Faire coïncider les motifs d’absences entre Edusign et Yparéo.
Regrouper les apprenants en groupes/classes/formations.
Importer les informations du maître d’apprentissage/tuteur (nom, prénom, e-mail).
Activer l’envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants.
Utiliser l'une ou l'autre des adresses entre adresse ou adresse 2.
Ne faire remonter que les cours qui se déroulent à distance.
Sur demande, et en fonction de la possibilité technique, d'autres paramètres peuvent être imaginés et réfléchis ensemble. 😮
4️⃣ FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉
5️⃣ La synchronisation ascendante des données d’assiduité 🛫.
La synchronisation ascendante standard d'Edusign vers Yparéo permet de mettre à jour automatiquement les données d’assiduité de chaque apprenant (absences/absences justifiées/présences) en fonction des feuilles de présence qu'ils ont signé ou non. La remontée d'informations permet également de synchroniser les présences et absences des intervenants pour faciliter la gestion de leur paie.
Cette synchronisation montante s’effectue :
Chaque soir autour de 22h.
Uniquement pour les feuilles de présence qui auront été archivées dans la journée.
-- Quelles informations remontent depuis Edusign ? --
👨🎓 L’état d’assiduité (présences/absences/absences justifiées) des apprenants pour chacune des feuilles de présence qui lui sont associées.
👨🏫 Ici encore, les états de présences et d'absences de vos intervenants en fonction des feuilles de présence.
➕ Quelles informations peuvent remonter sur demande ? ➕
De la même manière que pour la synchronisation descendante, il est aussi possible de modifier/d'ajouter certains paramètres à la synchronisation standard. Ce paramétrage plus avancé permet d’importer davantage d’informations. La demande d’activation de ces paramètres se fera également auprès d’Edusign.
Remonter le bon motif d’absences d'Edusign vers Yparéo.
Automatiser l’envoi du relevé d’absences aux maîtres d’apprentissage/tuteur.
6️⃣ FAQ synchronisation montante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation ascendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉
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