Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre YparĂ©o et Edusign. đ„°
Fonctionnement
La connexion entre Edusign et Yparéo est bidirectionnelle. Deux flux d'informations distincts coexistent :
Synchronisation descendante đŹ (YparĂ©o â Edusign) : votre planification (cours, apprenants, intervenants) est automatiquement importĂ©e dans Edusign.
Synchronisation ascendante đ« (Edusign â YparĂ©o) : une fois l'Ă©margement effectuĂ© et les feuilles verrouillĂ©es, les donnĂ©es d'assiduitĂ© (prĂ©sences, absences, retards) sont automatiquement renvoyĂ©es vers YparĂ©o.
Périodicité de synchronisation
Les synchronisations descendante et ascendante sont des processus distincts.
đŹ Synchronisation descendante (YparĂ©o â Edusign)
Deux fois par jour : entre 11h30 et 14h, puis entre 18h30 et 22h â Heure de Paris
Attention! Les horaires des synchronisations peuvent différer légÚrement.
De ce fait, nous vons déconseillons les modifications de derniÚre minute, il est préférable d'apporter vos modifications à minima la veille pour un cours prévu le lendemain.
RĂ©cupĂšre les cours, apprenants et intervenants des 7 prochains jours glissants
Un cours présent sur Yparéo plus de 7 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign.
Note : la fenĂȘtre de synchronisation est ajustable par Edusign jusqu'Ă 14 jours maximum.
đ« Synchronisation ascendante (Edusign â YparĂ©o)
Deux fois par jour : entre 11h30 et 13h30, puis entre 18h30 et 21h â Heure de Paris
Envoie les présences et absences des feuilles verrouillées vers Yparéo
Note : remontée uniquement des feuilles qui ont été verrouillées depuis la derniÚre synchronisation
Segmentation des donnĂ©es â codeSite
Si votre organisme dispose de plusieurs sites ou structures, Yparéo permet de segmenter les données par code site. Il est possible de :
Connecter un seul site Ă un compte Edusign
Connecter plusieurs sites Ă un mĂȘme compte Edusign
SĂ©parer les sites sur des comptes Edusign distincts
Nos équipes doivent connaßtre votre organisation afin de configurer l'intégration.
Astuce : vous pouvez utiliser le filtre par code site pour ne synchroniser que les sites souhaités.
Installation
Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Yparéo, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.
Informations pré-requises
ParamĂštre | Description |
URL de l'API | URL de votre instance Yparéo (ex : |
Token API | Clé d'authentification API Yparéo |
edusignToken | Token d'utilisation de notre API, rĂ©cupĂ©rable depuis votre compte Edusign (si vous ĂȘtes propriĂ©taire). Nous pouvons nous charger de cette action si nĂ©cessaire |
Paramétrage complémentaire
En complément des informations de connexion, nous aurons besoin de connaßtre :
ParamĂštre | Description |
Code site | Si vous disposez de plusieurs sites : le(s) code(s) site Ă synchroniser |
Code motif d'absence par défaut | Code Yparéo à utiliser pour les absences pour lesquelles aucun motif Edusign ne correspond (typiquement le code pour l'absence injustifiée par défaut). Obligatoire : sans ce code, la remontée d'assiduité ne démarre pas. |
Motifs d'absence | Vous devez d'abord configurer vos motifs d'absence dans Yparéo. Une fois fait, nous fournir la liste (capture d'écran) pour établir la correspondance |
Type d'email | Souhaitez-vous récupérer l'email professionnel ou personnel des apprenants ? (par défaut : personnel) |
Options supplémentaires disponibles
Veuillez indiquer les options désirées à votre contact Edusign.
Option | Description |
Synchronisation des groupes | Importe le groupe principal de chaque apprenant. Possibilité d'importer tous les groupes auxquels l'apprenant appartient |
Synchronisation des maĂźtres d'apprentissage / tuteurs | Importe les tuteurs de stage et/ou maĂźtres d'apprentissage comme contacts externes sur Edusign |
Synchronisation des tuteurs étudiants | Importe les tuteurs rattachés aux adresses des étudiants (souvent les parents) |
Nom de la formation sur l'apprenant | Renseigne le champ « Nom de la formation » de la fiche apprenant Edusign avec le libellé de la formation Yparéo. |
Import des cours individuels | Synchronise les cours de type « formation courte » (cours individuels 1v1) |
Envoi automatique des identifiants | Si activé, les intervenants et/ou apprenants créés dans Edusign reçoivent automatiquement un e-mail d'activation |
Cours à distance uniquement | Ne synchronise que les cours marqués comme « à distance » dans Yparéo |
Email apprenant ou intervenant via rubrique personnalisée | Si l'email standard Yparéo n'est pas exploitable, possibilité de pointer une rubrique personnalisée Yparéo pour en récupérer l'email à la place. |
Votre connecteur est déjà installé et vous voulez l'activation d'une option ?
Faites-nous signe via le chat.
Adresse IP Ă whitelister
52.47.74.210
Adresses mail Ă whitelister
Afin d'éviter que les emails arrivent en spam, nous vous suggérons de whitelister les adresses suivantes :
edusign.fr / *.edusign.fr / *.*.edusign.fr
edusign.app / *.edusign.app
edusign.com / *.edusign.com / *.*.edusign.com
đŹ Synchronisation descendante â YparĂ©o vers Edusign
La synchronisation descendante récupÚre automatiquement votre planification depuis Yparéo et la transforme en feuilles de présence sur Edusign.
Les feuilles de présence
Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séances sur Yparéo, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaßtre :
Le nom du cours
L'heure de début et de fin
La salle de formation
Le ou les intervenant(s)
Le ou les apprenant(s)
La formation rattachée (si l'option est activée)
Le ou les groupe(s) (si l'option est activée)
Les apprenants
Une fois la synchronisation effectuĂ©e, l'apprenant qui a un cours planifiĂ© sur Edusign dans la fenĂȘtre de synchronisation sera crĂ©Ă© automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaĂźtre :
Leur nom (obligatoirement)
Leur prénom (obligatoirement)
Leur e-mail (obligatoirement)
Leur numéro de téléphone (facultatif)
Le nom de leur formation (facultatif)
Leur entreprise (facultatif)
Les intervenants
De la mĂȘme maniĂšre, une fois la synchronisation effectuĂ©e, l'intervenant qui a un cours planifiĂ© sur Edusign dans la fenĂȘtre de synchronisation sera crĂ©Ă© automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaĂźtre :
Leur nom (obligatoirement)
Leur prénom (obligatoirement)
Leur e-mail (obligatoirement)
Note : ce n'est qu'Ă partir du moment oĂč les feuilles de prĂ©sence sont associĂ©es Ă un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera crĂ©Ă© sur Edusign. Autrement dit, pas d'inquiĂ©tude si vous ne voyez pas apparaĂźtre l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'Ă partir du moment oĂč ils auront une session de formation planifiĂ©e dans la fenĂȘtre de synchronisation.
đ« Synchronisation ascendante â RemontĂ©e d'assiduitĂ© vers YparĂ©o
La synchronisation ascendante renvoie les données d'assiduité (présences, absences, retards) depuis Edusign vers Yparéo. Elle concerne aussi bien les apprenants que les intervenants.
Fonctionnement
L'intervenant fait Ă©marger les apprenants sur Edusign
La feuille de présence est verrouillée (manuellement ou automatiquement)
Lors de la prochaine synchronisation, Edusign envoie les données d'assiduité vers Yparéo
Seules les feuilles verrouillées déclenchent la remontée. Tant qu'une feuille n'est pas verrouillée, aucune donnée n'est envoyée vers Yparéo.
Données remontées
Pour chaque feuille verrouillée, le connecteur envoie vers Yparéo :
L'état d'assiduité des apprenants : présent, absent, ou absent justifié
L'état d'assiduité des intervenants : remontée de la présence uniquement, lorsque l'intervenant a signé la feuille. En l'absence de signature, aucune donnée d'assiduité intervenant n'est envoyée vers Yparéo.
Le motif d'absence (si configuré) : le motif saisi dans Edusign est automatiquement renvoyé avec le code Yparéo correspondant
Motifs d'absence
Si des motifs d'absence ont été configurés lors de l'installation, le motif saisi dans Edusign est automatiquement renvoyé vers Yparéo avec le code correspondant.
Important : vous devez d'abord configurer vos motifs d'absence dans Yparéo. Une fois fait, transmettez-nous la liste (capture d'écran) pour que nous établissions la correspondance dans le connecteur.
Un motif par dĂ©faut pour les absences injustifiĂ©es doit ĂȘtre dĂ©fini lors de l'installation.
ProblÚmes courants et vérifications
VĂ©rification | DĂ©tail |
Période couverte | La séance est-elle dans les 7 prochains jours ? Les séances passées ou trop lointaines ne sont pas importées |
Code site | Si un filtre par code site est configuré, la session doit appartenir à un site autorisé |
Apprenants manquants | L'apprenant possÚde-t-il un e-mail valide dans Yparéo ? (vérifier le type d'email configuré : pro ou perso) |
Intervenants manquants | L'intervenant possÚde-t-il un e-mail valide dans Yparéo ? |
Groupes non visibles | L'option de synchronisation des groupes est-elle activée ? |
Absences non remontées | La feuille est-elle bien verrouillée dans Edusign ? Seules les feuilles verrouillées déclenchent la remontée |
Motifs d'absence | Les motifs ont-ils été configurés à la fois dans Yparéo ET dans le connecteur Edusign ? |
En cas de doute, vous pouvez contacter le support Edusign en joignant :
Un exemple de séance concernée (capture d'écran Yparéo)
La date et l'horaire de synchronisation
Le code site configuré (si applicable)
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ