Note : Cet article s'adresse uniquement aux organisations disposant d'un ERP de gestion interne (ou connecteur) relié à Edusign.
Afin de vous accompagner dans la prise en main de votre connecteur, nous vous recommandons de consulter cet article si vous avez des questions relatives à la connexion entre votre ERP et Edusign.
De nombreuses réponses vous aideront à adopter le bon comportement et à bien comprendre le fonctionnement de la connexion que ce soit pour Ammon, Ypareo, Hyperplanning, SC-Form (Galia et Gessica) ou Aurion. 😉
FAQ synchronisation descendante (du connecteur vers Edusign).
FAQ synchronisation montante (d'Edusign vers le connecteur).
FAQ synchronisation descendante (du connecteur vers Edusign)
🔨 Comment créer des éléments manuellement sur Edusign ?
Il peut arriver que vous ayez besoin ponctuellement de créer/modifier un élément sur Edusign pour remédier à une erreur ou un besoin urgent.
Attention ! Nous vous recommandons d'éviter d'avoir recours à la création manuelle d'éléments sur Edusign. Si les données ne sont pas créées par le connecteur, alors la remontée des informations ne sera pas automatique pour les ressources créées manuellement.
Néanmoins, si cela doit être fait, il faudra vous assurer que les informations entrées sur Edusign le soient également sur votre ERP et qu'elles soient exactement les même.
🕵️♀️ Je ne retrouve plus mes feuilles de présence créées manuellement : que faire ?
Depuis l'onglet Feuilles de présence, il est possible de filtrer les éléments par leur créateur. Pour cela, veuillez vous rendre dans cet onglet puis cliquer sur Plus de filtres en haut de la page.
Vous pourrez alors visualiser les éléments créés par un Propriétaire, Administrateur, Utilisateur, Intervenant ou bien par API (l'ERP ou connecteur relié par API). Ce filtre vous permettra de distinguer rapidement ce qui a été créé sur Edusign automatiquement (par votre connecteur, mention API) ou par un membre de votre organisation.
🔄 Comment m’assurer que la synchronisation automatique a eu lieu ?
Afin de consulter les derniers évènements de synchronisation entre votre connecteur et Edusign, vous pourrez cliquer sur Connecteur installé (X) , en allant dans vos Paramètres puis Connecteurs.
Depuis la page qui s'affichera alors, vous pourrez consulter l'ensemble des informations échangées entre votre connecteur et Edusign ainsi que la date et l'heure de ces évènements.
🕑 Comment effectué un changement d’intervenant à la dernière minute ?
Pour effectuer un changement d’intervenant de dernière minute (jour même) sur une feuille de présence, il convient de modifier l’intervenant de la session sur Edusign et sur votre connecteur.
Pensez à vous assurer que cette démarche a été faite des deux côtés si vous souhaitez éviter les erreurs de connexion qui pourraient en découler (suppression, doublon...).
🏢 Pourquoi les entreprises de mes apprenants n'apparaissent pas sur Edusign.
Si vous ne voyez pas les entreprises de vos apprenants, il convient tout d'abord de vérifier que cette information a bien été renseignée en amont sur votre outil de gestion interne connecté à Edusign.
Après vérification, si l’information est bien présente sur le connecteur, 2 éléments pourraient expliquer ce que cette information ne soit pas remontée sur Edusign :
L’information n’est pas saisie au bon endroit sur votre connecteur : il faudra alors la modifier directement dans la base de votre ERP et attendre la prochaine synchronisation pour qu'elle apparaisse sur Edusign.
L’information est correctement saisie : il faudra dans ce cas vérifier les droits administrateurs attribués à Edusign et s'assurer que nous disposons d'un droit de lecture sur l’entreprise de chaque apprenant pour faire remonter l'information.
😱 Pourquoi certaines séances programmées sur mon connecteur n'apparaissent pas sur Edusign ?
La plupart du temps, lorsque ce cas de figure se présente, il est important de vérifier ces quatre éléments en amont :
Un intervenant est bien relié à la feuille de présence sur le connecteur.
L’intervenant relié possède une adresse e-mail valide.
La séance doit avoir lieu dans les 14 prochains jours (ou 7 jours pour Yparéo).
La séance n'a pas été créée/modifiée le jour même. Auquel cas, il faudra attendre la prochaine synchronisation pour que l'information apparaisse.
👨🎓🕵️♂️ Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?
La synchronisation avec votre ERP permet d’importer uniquement les informations liées aux 14 prochains jours de formation (ou 7 jours pour Yparéo). Aussi, l'ensemble de la planification ne remontera pas d'un coup vers votre compte Edusign.
Si vous ne voyez pas certains apprenants et/ou intervenants, il est fortement déconseillé de les créer manuellement. Les apprenants et intervenants manquants seront synchronisés 14 jours (ou 7 jours pour Yparéo) avant leurs premières séances de formation.
🗂️ Comment segmenter les informations de mon organisme sur plusieurs comptes Edusign ?
Si vous avez besoin de différencier vos différentes organisations, vous pouvez disposer de plusieurs "sous-comptes" Edusign connectés entre eux.
Pour ce faire, il vous faudra tout d'abord nous contacter afin de configurer les différents comptes. Ces informations remontent différemment selon le connecteur utilisé, la segmentation se fait à partir des informations suivantes :
Ammon : segmentation par Code structure.
Ypareo : segmentation par Code site.
Hyperplanning : segmentation par la combinaison de la Famille et de la Rubrique de l’apprenant.
SC-Form (Galia et Gessica) : segmentation par Société et/ou par Secteur.
Aurion : Segmentation par filtrage du favori construit.
👨🎓👨🎓 Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?
Il peut arriver que votre compte Edusign fasse apparaître des doublons. De manière générale, ce comportement peut-être lié à ces deux possibilités :
L’apprenant a été créé en double sur le connecteur utilisé.
L’apprenant a été créé automatiquement par le connecteur et l'un de vos administrateurs ou vous-même l'avez créé manuellement sur Edusign.
Note : La suppression/l'archivage sur Edusign de l’apprenant en doublon ne résoudra pas ce comportement. Celui-ci se répétera à la prochaine synchronisation. Veillez donc à bien vérifier les deux points susmentionnés.
Dans un premier temps, nous vous recommandons de bien vérifier si l'apprenant n'a pas été créé en double sur votre connecteur. Si tel est le cas, l'apprenant devra être supprimé du connecteur et tout devrait rentrer dans l'ordre à la prochaine synchronisation. Néanmoins, si vous rencontrez des difficultés, merci de bien vouloir prendre contact avec nous via le chat pour effectuer une suppression définitive sur Edusign à la suite d'une création manuelle effectuée par erreur.
FAQ synchronisation montante (d'Edusign vers le connecteur).
🔄🔄 Comment faire remonter les données d’assiduité deux fois par jour ?
Il est possible de faire remonter ces données deux fois par jour si besoin en établissant une connexion avancée. Nous vous recommandons de prendre contact avec nous via le chat pour étudier votre demande.
📆 Quand a eu lieu la dernière synchronisation montante ?
Ces informations sont désormais disponibles directement depuis votre espace ! Pour ce faire, vous pourrez cliquer sur Connecteur installé (X), en passant votre souris sur votre nom/le nom de votre organisation en haut à droite de votre compte. Vous aurez alors accès à l'ensemble des évènements dernièrement synchronisés.
🕵️♀️ Pourquoi je ne retrouve pas les mêmes données sur Edusign et mon ERP ?
De manière générale, lorsque les informations diffèrent du connecteur à Edusign ou inversement, il est nécessaire de vérifier ces informations :
Parmi les éléments qui diffèrent, certains n’ont pas fait l'objet d'une création manuelle.
Les feuilles de présence sont bien archivées depuis au moins 24h.
Les feuilles de présence n’ont pas été désarchivées puis archivées à nouveau pour modifier l’état d’assiduité d’un ou plusieurs apprenants (la remontée de données ne s’effectue qu’au premier archivage).
🎾 Comment éviter qu'Edusign envoi les états d’assiduité à mon ERP ?
Si vous ne souhaitez pas qu'Edusign fasse remonter ces états à votre connecteur, sachez que ce paramètre est désactivable par nos équipes. Nous vous invitons pour ce faire à nous contacter via le chat, situé en bas à gauche de votre espace pour en faire la demande.
🎉 Et voilà, vous savez tout ! 🎉
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬