DĂ©couvrez les fonctionnalitĂ©s essentielles dâEdusign et prenez en main facilement la plateforme pour gĂ©rer vos formations en autonomie, sans intĂ©gration avec un logiciel de planification externe.
Edusign : qu'est-ce que câest ?
Edusign est une solution de gestion digitale des feuilles de présence qui permet :
Créer facilement vos feuilles de présence en ligne.
Faire signer numériquement par apprenants et intervenants.
Créer et envoyer des questionnaires de satisfaction ou de connaissances (QCM).
Archiver automatiquement et légalement.
Edusign permet aussi la signature Ă©lectronique de documents (contrats, rĂšglements, etc.) et lâenvoi de questionnaires (enquĂȘtes ou QCM).
1. Créer vos apprenants et intervenants
Ătapes pour crĂ©er des utilisateurs :
Commencez par ajouter vos apprenants et intervenants sur Edusign.
Ajoutez les informations nécessaires (nom, prénom, email).
Les intervenants reçoivent automatiquement leur accÚs par email.
Vous pouvez choisir dâenvoyer ou non les identifiants aux apprenants selon votre mode de signature.
Une fois créés, vous pourrez visualiser ces profils et leurs informations depuis les onglets dédiés. Vous pourrez apporter des modifications aux apprenants ou aux intervenants si nécessaire.
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Groupes dâapprenants :
Enfin, vous avez la possibilitĂ© de crĂ©er des groupes afin de rassembler par exemple les apprenants d'une mĂȘme promotion. Cela pourra notamment faciliter l'association d'un ensemble d'apprenant Ă un cours.
Regroupez vos apprenants par promotion ou cursus.
Simplifie l'association d'apprenants Ă une session.
Note : Edusign applique une déconnexion automatique aprÚs une certaine période d'inactivité. Plus d'infos ici.
2. Gérer les feuilles de présence
Une fois que vous aurez crĂ©Ă© les profils de vos apprenants et intervenants, vous pourrez alors ajouter vos premiĂšres feuilles de prĂ©sence sur Edusign ! đ
Pour faire émarger vos apprenants et intervenants en ligne sur Edusign, vous devrez créer des feuilles d'émargement (ou sessions) de façon :
Individuelles (création d'un cours ponctuel).
Multiples (un mĂȘme cours qui se rĂ©pĂšte dans le temps).
Par import Excel (pour ajouter l'ensemble de vos cours Ă venir).
AprÚs avoir créé ces sessions, celles-ci seront accessibles depuis le menu Feuilles de présence de votre compte. Vous pourrez y consulter les sessions passées et en cours (sous-onglet Démarrée) et voir / modifier les sessions futures (onglet A venir).
Les feuilles crĂ©Ă©es apparaissent dans lâonglet Feuilles de prĂ©sence :
Ă venir (futures sessions).
Démarrée (sessions actuelles).
Archivées (sessions terminées).
3. Signature des feuilles de présence
Vos intervenants pourront faire signer les feuilles auxquelles vous les avez associés de 5 maniÚres différentes depuis leur compte. Découvrez l'espace intervenant !
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Ătats de prĂ©sence disponibles :
Présent (signature effectuée)
Absent (aucune signature)
Absence justifiée à la suite d'une demande de justification acceptée par l'administrateur ou ajoutée par ce dernier/l'intervenant.
En attente (signature envoyée par email, en attente de réponse)
Vous pouvez aussi :
Justifier les absences aprĂšs la session.
4. Archivage, modification et téléchargement
Une fois terminées et signées, vous pourrez alors archiver vos sessions de formation.
L'archivage est une étape nécessaire pour télécharger vos feuilles de présence sous 3 formats :
Classique : le format numérique de vos anciennes feuilles de présence papier.
Individuelle : toutes les sessions signées par un apprenant sur une durée définie.
Par groupe : toutes les sessions signĂ©es par un mĂȘme groupe sur une pĂ©riode.
Note : le calcul du nombre d'heures affichées sur les documents correspond au temps des sessions archivées qui ont été signées par un apprenant.
AprÚs archivage, le propriétaire du compte pourra désarchiver une feuille de présence uniquement pour effectuer des modifications au niveau des signatures (renvoi d'un mail de signature, justification d'absence, etc.).
La modification des paramÚtres des sessions (dates, heures, intervenant(s), etc.) entraßnera nécessairement la suppression des signatures.
En fin de formation, il est enfin possible de télécharger un certificat normé pour attester de la formation suivie en fonction des heures de cours suivies par vos apprenants. Apprenez à générer un certificat de réalisation !
5. Signature Ă©lectronique des documents
Comme je vous le disais plus haut, vous avez la possibilité de faire signer vos documents directement depuis Edusign. Contrats de formation, rÚglements intérieurs, etc. : tout cela est possible depuis l'onglet Documents :
Charger et personnaliser les documents (contrats, rÚglements intérieurs, etc.).
Envoyer massivement avec des champs personnalisés (nom, formation suivie, etc.).
Obtenir les signatures numériques rapidement.
DĂ©couvrez comment ajouter et faire signer vos documents sur Edusign !
6. Questionnaires : enquĂȘtes et QCM
CrĂ©ez et diffusez facilement vos enquĂȘtes et QCM :
Créez, testez, modifiez, envoyez ou programmez vos questionnaires.
Associez les questionnaires directement Ă des sessions.
Exportez les résultats (Excel, PDF).
Vous pourrez, depuis l'onglet Questionnaires : créer, tester, modifier, envoyer ou programmer l'envoi d'un questionnaire ou l'associer à une session de formation et exporter les résultats au format Excel ou PDF.
7. Paramétrer votre organisme de formation
Un guide complet vous permettra de devenir un expert sur la gestion de ces paramÚtres : rappels de signature automatiques, personnalisation des feuilles de présence, droits accordés aux apprenants/intervenants/utilisateurs du compte admin, etc :
Personnalisez vos feuilles de présence.
Activez les rappels automatiques.
GĂ©rez les droits des utilisateurs.
Résumé rapide :
Edusign vous permet de gĂ©rer efficacement votre formation : crĂ©ation d'apprenants et dâintervenants, Ă©dition et signature numĂ©rique des feuilles de prĂ©sence, archivage sĂ©curisĂ©, diffusion de questionnaires et personnalisation complĂšte de votre plateforme.
đ FĂ©licitations ! Vous avez dĂ©sormais toutes les clĂ©s pour maĂźtriser Edusign efficacement.
Astuce finale : Testez toutes ces fonctionnalités avec votre équipe en alternant les rÎles (administrateur, intervenant, apprenant).
DĂ©couvrez aussi :
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
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