Découvrez les fonctionnalités essentielles d’Edusign et prenez en main facilement la plateforme pour gérer vos formations en autonomie, sans intégration avec un logiciel de planification externe.
Edusign : qu'est-ce que c’est ?
Edusign est une solution de gestion digitale des feuilles de présence qui permet :
Créer facilement vos feuilles de présence en ligne.
Faire signer numériquement par apprenants et intervenants.
Créer et envoyer des questionnaires de satisfaction ou de connaissances (QCM).
Archiver automatiquement et légalement.
Edusign permet aussi la signature électronique de documents (contrats, règlements, etc.) et l’envoi de questionnaires (enquêtes ou QCM).
1. Créer vos apprenants et intervenants
Étapes pour créer des utilisateurs :
Commencez par ajouter vos apprenants et intervenants sur Edusign.
Ajoutez les informations nécessaires (nom, prénom, email).
Les intervenants reçoivent automatiquement leur accès par email.
Vous pouvez choisir d’envoyer ou non les identifiants aux apprenants selon votre mode de signature.
Une fois créés, vous pourrez visualiser ces profils et leurs informations depuis les onglets dédiés. Vous pourrez apporter des modifications aux apprenants ou aux intervenants si nécessaire.
Groupes d’apprenants :
Enfin, vous avez la possibilité de créer des groupes afin de rassembler par exemple les apprenants d'une même promotion. Cela pourra notamment faciliter l'association d'un ensemble d'apprenant à un cours.
Regroupez vos apprenants par promotion ou cursus.
Simplifie l'association d'apprenants à une session.
Note : Edusign applique une déconnexion automatique après une certaine période d'inactivité. Plus d'infos ici.
2. Gérer les feuilles de présence
Une fois que vous aurez créé les profils de vos apprenants et intervenants, vous pourrez alors ajouter vos premières feuilles de présence sur Edusign ! 😍
Pour faire émarger vos apprenants et intervenants en ligne sur Edusign, vous devrez créer des feuilles d'émargement (ou sessions) de façon :
Individuelles (création d'un cours ponctuel).
Multiples (un même cours qui se répète dans le temps).
Par import Excel (pour ajouter l'ensemble de vos cours à venir).
Après avoir créé ces sessions, celles-ci seront accessibles depuis le menu Feuilles de présence de votre compte. Vous pourrez y consulter les sessions passées et en cours (sous-onglet Démarrée) et voir / modifier les sessions futures (onglet A venir).
Les feuilles créées apparaissent dans l’onglet Feuilles de présence :
À venir (futures sessions).
Démarrée (sessions actuelles).
Archivées (sessions terminées).
3. Signature des feuilles de présence
Vos intervenants pourront faire signer les feuilles auxquelles vous les avez associés de 5 manières différentes depuis leur compte. Découvrez l'espace intervenant !
États de présence disponibles :
Présent (signature effectuée)
Absent (aucune signature)
Absence justifiée à la suite d'une demande de justification acceptée par l'administrateur ou ajoutée par ce dernier/l'intervenant.
En attente (signature envoyée par email, en attente de réponse)
Vous pouvez aussi :
Justifier les absences après la session.
4. Archivage, modification et téléchargement
Une fois terminées et signées, vous pourrez alors archiver vos sessions de formation.
L'archivage est une étape nécessaire pour télécharger vos feuilles de présence sous 3 formats :
Classique : le format numérique de vos anciennes feuilles de présence papier.
Individuelle : toutes les sessions signées par un apprenant sur une durée définie.
Par groupe : toutes les sessions signées par un même groupe sur une période.
Note : le calcul du nombre d'heures affichées sur les documents correspond au temps des sessions archivées qui ont été signées par un apprenant.
Après archivage, le propriétaire du compte pourra désarchiver une feuille de présence uniquement pour effectuer des modifications au niveau des signatures (renvoi d'un mail de signature, justification d'absence, etc.).
La modification des paramètres des sessions (dates, heures, intervenant(s), etc.) entraînera nécessairement la suppression des signatures.
En fin de formation, il est enfin possible de télécharger un certificat normé pour attester de la formation suivie en fonction des heures de cours suivies par vos apprenants. Apprenez à générer un certificat de réalisation !
5. Signature électronique des documents
Comme je vous le disais plus haut, vous avez la possibilité de faire signer vos documents directement depuis Edusign. Contrats de formation, règlements intérieurs, etc. : tout cela est possible depuis l'onglet Documents :
Charger et personnaliser les documents (contrats, règlements intérieurs, etc.).
Envoyer massivement avec des champs personnalisés (nom, formation suivie, etc.).
Obtenir les signatures numériques rapidement.
Découvrez comment ajouter et faire signer vos documents sur Edusign !
6. Questionnaires : enquêtes et QCM
Créez et diffusez facilement vos enquêtes et QCM :
Créez, testez, modifiez, envoyez ou programmez vos questionnaires.
Associez les questionnaires directement à des sessions.
Exportez les résultats (Excel, PDF).
Vous pourrez, depuis l'onglet Questionnaires : créer, tester, modifier, envoyer ou programmer l'envoi d'un questionnaire ou l'associer à une session de formation et exporter les résultats au format Excel ou PDF.
7. Paramétrer votre organisme de formation
Un guide complet vous permettra de devenir un expert sur la gestion de ces paramètres : rappels de signature automatiques, personnalisation des feuilles de présence, droits accordés aux apprenants/intervenants/utilisateurs du compte admin, etc :
Personnalisez vos feuilles de présence.
Activez les rappels automatiques.
Gérez les droits des utilisateurs.
Résumé rapide :
Edusign vous permet de gérer efficacement votre formation : création d'apprenants et d’intervenants, édition et signature numérique des feuilles de présence, archivage sécurisé, diffusion de questionnaires et personnalisation complète de votre plateforme.
🎉 Félicitations ! Vous avez désormais toutes les clés pour maîtriser Edusign efficacement.
Astuce finale : Testez toutes ces fonctionnalités avec votre équipe en alternant les rôles (administrateur, intervenant, apprenant).
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