Dans cet article vous retrouverez :
1️⃣ Mais Edusign, c'est quoi ? Petit récap'
Edusign est un logiciel qui vous permet de digitaliser la gestion feuilles de présence :
Créer.
Faire signer vos apprenants et intervenants.
Archiver (pour 10 ans ! 😮).
Edusign vous propose également la signature de document 100% digitale :
Charger votre document.
Ajouter les variables (nom du/des destinataire(s), carré de signature, etc.).
Envoyer & recevez le document signé !
Enfin, Edusign vous permet de créer et d'envoyer vos QCM et enquêtes à destination de vos apprenants et intervenants.
2️⃣ Premières étapes : création de vos apprenants et intervenants sur la plateforme.
Commencez par ajouter vos apprenants et intervenants sur Edusign.
Les intervenants recevront automatiquement leurs codes d'accès par mail pour leur permettre de faire émarger les apprenants depuis leur espace.
Vous pourrez choisir d'envoyer ou non leurs identifiants à vos apprenants selon le mode de signature privilégié par votre organisme (on y revient plus tard 😉).
Une fois créés, vous pourrez visualiser ces profils et leurs informations depuis les onglets dédiés. Vous pourrez apporter des modifications aux apprenants ou aux intervenants si nécessaire.
Enfin, vous avez la possibilité de créer des groupes afin de rassembler par exemple les apprenants d'une même promotion. Cela pourra notamment faciliter l'association d'un ensemble d'apprenant à un cours.
Note : Une déconexion automatique est mise en place sur Edusign, si vous voulez en savoir plus, veuillez consulter cet article.
3️⃣ Les feuilles de présence.
Une fois que vous aurez créé les profils de vos apprenants et intervenants, vous pourrez alors ajouter vos premières feuilles de présence sur Edusign ! 😍
Pour faire émarger vos apprenants et intervenants en ligne sur Edusign, vous devrez créer des feuilles d'émargement (ou sessions) de façon :
Individuelles (création d'un cours ponctuel).
Multiples (un même cours qui se répète dans le temps).
Par import Excel (pour ajouter l'ensemble de vos cours à venir).
Après avoir créé ces sessions, celles-ci seront accessibles depuis le menu Feuilles de présence de votre compte. Vous pourrez y consulter les sessions passées et en cours (sous-onglet Démarrée) et voir/modifier les sessions futures (onglet A venir).
4️⃣ Faire signer une feuille de présence.
Vos intervenants pourront faire signer les feuilles auxquelles vous les avez associés de 5 manières différentes depuis leur compte. Découvrez l'espace intervenant !
Si vous êtes à la fois administrateur et formateur, vous pourrez tout gérer depuis la plateforme admin.
En cliquant sur la feuille de présence concernée, vous pourrez faire émarger vos apprenants par e-mail ou directement sur votre appareil. Il est également possible de signer en tant qu'intervenant en bas à droite de la feuille (à condition d'utiliser votre profil intervenant ou un profil générique intervenant utilisé par tous les admins).
Attention ! Depuis la plateforme admin, vous ne pourrez pas faire émarger vos apprenants par QR code.
Les états de présence et d'absence des apprenants, seront affichés sur la feuille de présence :
Présent si l'élève a signé.
Absent si l'élève n'a pas signé.
Absence justifiée à la suite d'une demande de justification acceptée par l'administrateur ou ajoutée par ce dernier/l'intervenant.
En attente dans le cas de signature par e-mail : l'e-mail est bien parti et la signature de l'apprenant est en attente.
Intervenants ou admins auront également la possibilité de faire signer à nouveau les apprenants d'une session ou de justifier une absence sur une session terminée non archivée.
5️⃣ Archiver, télécharger et modifier une feuille après l'archivage.
Une fois terminées et signées, vous pourrez alors archiver vos sessions de formation.
L'archivage est une étape nécessaire pour télécharger vos feuilles de présence sous 3 formats :
Classique : le format numérique de vos anciennes feuilles de présence papier.
Individuelle : toutes les sessions signées par un apprenant sur une durée définie.
Par groupe : toutes les sessions signées par un même groupe sur une période.
Note : le calcul du nombre d'heures affichées sur les documents correspond au temps des sessions archivées qui ont été signées par un apprenant.
Après archivage, le propriétaire du compte pourra désarchiver une feuille de présence uniquement pour effectuer des modifications au niveau des signatures (renvoi d'un mail de signature, justification d'absence, etc.).
La modification des paramètres des sessions (dates, heures, intervenant(s), etc.) entraînera nécessairement la suppression des signatures.
En fin de formation, il est enfin possible de télécharger un certificat normé pour attester de la formation suivie en fonction des heures de cours suivies par vos apprenants. Apprenez à générer un certificat de réalisation !
6️⃣ La signature de documents sur Edusign.
Comme je vous le disais plus haut, vous avez la possibilité de faire signer vos documents directement depuis Edusign. Contrats de formation, règlements intérieurs, etc. : tout cela est possible depuis l'onglet Documents.
Vous pouvez envoyer vos documents en masse et les informations que vous souhaitez voir apparaître (nom, prénom, formation(s) suivie(s), etc.) seront mises à jour en fonction de vos destinataires qu'ils soient apprenants, administrateurs ou contacts externes. 😮
Découvrez comment ajouter et faire signer vos documents sur Edusign !
7️⃣ Les questionnaires : enquêtes ou QCM pour vos apprenants et collaborateurs.
Sur Edusign, il est possible de créer des questionnaires au format enquête qui vous permettront de récolter les avis de vos collaborateurs ou apprenants ainsi que de créer des QCM pour permettre de mener des évaluations.
Vous pourrez, depuis l'onglet Questionnaires : créer, tester, modifier, envoyer ou programmer l'envoi d'un questionnaire ou l'associer à une session de formation et exporter les résultats au format Excel ou PDF.
8️⃣ Paramétrer votre organisme de formation.
Enfin, sachez que de nombreuses personnalisations sont possibles depuis les paramètres de votre compte.
Un guide complet vous permettra de devenir un expert sur la gestion de ces paramètres : rappels de signature automatiques, personnalisation des feuilles de présence, droits accordés aux apprenants/intervenants/utilisateurs du compte admin, etc.
🎉 Félicitations ! Vous connaissez Edusign dans ses moindres recoins 🎉
Note : Pour être au top du top, nous vous recommandons de tester l'ensemble de ces fonctionnalités avec les autres utilisateurs du compte admin en essayant à tour de rôle chacune des positions : administrateur, intervenant et apprenant !
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