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Utiliser un connecteur avec Edusign demande une attention particuliÚre à quelques éléments. Notamment, la création de ressources (apprenants, intervenants, feuilles...) manuelles sur Edusign.
Voici quelques astuces pour Ă©viter tout couac inattendu.
âïž Ne crĂ©ez pas de ressources manuellement.
La synchronisation avec Edusign se fait réguliÚrement. Toutefois, il se peut qu'une ressource (apprenant, intervenant, feuille...) ne soit pas importée suite à une erreur de saisie d'une info sur votre connecteur, tel qu'un e-mail manquant.
De ce fait, il est recommandé de ne jamais créer des ressources manuellement sur Edusign afin d'éviter les doublons et autres erreurs, en particulier pour les apprenants ou intervenants.
Vous pouvez éventuellement créer une feuille de présence en cas d'urgence mais en utilisant des apprenants et intervenants déjà existants.
En cas de doute, merci de contacter l'équipe Edusign via le chat sur edusign.app, qui vous répondra au plus vite.
đ€Šââïž Les informations remontĂ©es sur Edusign ne sont pas les bonnes.
Dans le cas oĂč une information serait incorrecte, un e-mail erronĂ© par exemple, il est prĂ©fĂ©rable d'attendre la synchronisation suivante pour que la modification se fasse automatiquement depuis votre connecteur. S'il y a urgence, les informations devront ĂȘtre bien modifiĂ©es sur Edusign et sur votre logiciel connectĂ©.
Ainsi, la synchronisation sera correcte et n'écrasera pas des données et n'ajoutera pas de doublons.
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âïž Horaires de synchronisation des diffĂ©rents connecteurs.
Il faut bien savoir qu'en utilisant un connecteur, les informations de votre ERP ne remontent pas instantanément, en effet les connecteurs ont des horaires de synchronisation que nous allons voir ci-dessous :
Le connecteur des absences (envoie de données d'Edusign vers votre ERP) effectue son travail deux fois par jour, aux alentours de 10h30 et de 20h30
Pour le connecteur des imports (envoie de données de votre ERP à Edusign) la synchronisation s'effectue également deux fois par jour dans les horaires suivantes :
11h30-13h30 puis à nouveau en fin de soirée entre 18 h et 21 h
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Il faut tout de mĂȘme prendre en compte que ces horaires peuvent varier en fonction du type de connecteur ou encore du montant de donnĂ©es Ă importer ou exporter
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đ CrĂ©er une feuille de prĂ©sence dans le passĂ©
S'il vous manque des feuilles de présence, ou que vous souhaitez en modifier, mais que le créneau de ce cours à déjà commencé :
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Il vous faudra d'abord crĂ©er la feuille de prĂ©sence manquante, de la mĂȘme maniĂšre que vous pourriez crĂ©er une feuille de prĂ©sence pour le futur.
Ne pas ajouter d'apprenants ou d'intervenants manuellement
Attendre la prochaine synchronisation de votre connecteur qui ajoutera automatiquement les apprenants et intervenants
Vous devrez ensuite reporter manuellement les états de présence et d'absence dans votre ERP, car la synchronisation ne pourra pas remonter ces informations créées manuellement.
đ€ Visualisez les informations de synchronisation (logs) Edusign <> Connecteur
En passant votre souris sur Mon compte en haut à droite, vous pourrez accéder au menu Connecteur installé (X). Des informations relatives à celui-ci seront alors disponibles. Depuis le sous-onglet EvÚnements et Logs, vous pourrez visualiser l'ensemble des opérations de synchronisation réalisées entre Edusign et votre connecteur.
đ€ En cas de doute, demandez !
Un doute sur quoi faire ? Une anomalie ? N'hĂ©sitez pas Ă consulter les articles du centre d'aide ou Ă nous contacter via le chat disponible sur edusign.app. Un membre de l'Ă©quipe vous rĂ©pondra au plus vite. đ€
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
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