Les apprenants peuvent effectuer des demandes de justifications d'absence depuis l'application web et mobile.
En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer ces justificatifs. 😉
Dans cet article vous retrouverez :
✏️ Guide écrit ✏️
🤖 Envoyer un e-mail automatique de demande de justification
En cas d'absence de l'un(e) de vos apprenants, vous pouvez activer une option pour l'inviter à transmettre un justificatif. Cette demande sera faite automatiquement par mail à l'apprenant le soir de l'absence à 20h10 heure française.
Pour ce faire, rendez-vous dans vos Paramètres, cliquez sur le sous-onglet Apprenants dans le menu Organisme de formation puis activer l'option Autoriser les demandes de justifications d'absence.
Vous pouvez également personnaliser l'e-mail envoyé depuis l'onglet Emails de vos Paramètres. 😮
🔍 Suivre / Filtrer ses demandes
Suivez vos demandes de justification d'absence depuis l'onglet l'onglet Apprenants > sous-menu Justification d'absences.
Vous pouvez également filtrer les demandes en fonction :
Du statut : Demande en cours/Refusée/Acceptée
D'un nom/email d'apprenant
D'un groupe d'apprenants
📄 Récupérer un document de justification
Pour vérifier ou valider une demande de justification, vous devez parfois contrôler le document fourni avec la demande.
Note : Que l'absence justifiée soit ajoutée par vos soins ou acceptée/refusée à la suite d'une demande de l'apprenant, les documents seront disponibles à l'avenir sur le profil de ce dernier.
Pour se faire, plusieurs manières :
Depuis Apprenant > Justification d'absence > Cliquez sur le bouton "Télécharger le justificatif"
Ou survolez le bouton d'options, vous aurez aussi la possibilité de "Télécharger le justificatif"
Egalement, retrouvez les demandes liées à un apprenant depuis Apprenant > L'apprenant en question > onglet Absences justifiées :
Une dernière méthode est de cliquer sur Absence justifiée directement sur la feuille de présence et de télécharger le document depuis la fenêtre qui s'ouvrira alors.
🤴 Accepter/Refuser une demande d'absence justifiée
Vous pouvez accepter ou refuser la demande de justification depuis les boutons dédiés.
Note : Lorsque vous acceptez ou refusez une demande, un mail est ensuite envoyé à l'apprenant pour l'informer du statut de sa demande. 📨
📝 Modifier/Supprimer une absence
Modifier une demande d'absence
Certaines informations de la demande sont à revoir ou corriger ? Pas de problème, vous pouvez modifier la demande :
Supprimer une demande
La demande d'absence est erronée, ou vous souhaitez résoudre des doublons de demande ? Supprimez celles dont vous n'avez pas besoin ! 😉
Note : Lorsque vous supprimez une demande, aucun mail n'est envoyé à l'apprenant. 📭 Pratique si il y a eu un doublon !🤗
❓Foire aux questions❓
🪄 Est-ce que les feuilles seront automatiquement modifiées ?
Toute feuille qui n'est pas archivée sera automatiquement modifiée et l'apprenant sera marqué "Absence justifiée" sur celle-ci lors de l'acceptation du justificatif.
L'intervenant verra également l'information apparaître sur les feuilles concernées.
❌ Que se passe-t-il si je refuse le justificatif ?
L'apprenant sera prévenu par e-mail et pourra effectuer une nouvelle demande si besoin. Vous pourrez expliquer la raison du refus dans cet e-mail via la fenêtre affichée.
Vous pourrez toujours retrouver le document d'une justification refusée dans Absences justifiées au sein de la fiche apprenant.
💫 Comment contourner le message d'erreur "une absence existe déjà sur les dates sélectionnées"
Ce message apparaît lorsqu'une absence justifiée existe déjà sur une ou toute partie de la durée de la demande de justification d'absence.
Par exemple, si une absence est demandée de 14h à 18h le jour même, si un justificatif est déjà chargé pour une absence de 13h à 15h. Alors, il y a une superposition des absences. La superposition est source de conflit. Il faut donc corriger l'une des deux absences justifiées.
Ainsi, deux solutions existent :
Modifier les dates/horaires de l'absence justifiée existante sur la période
Modifier les dates/horaires de la nouvelle demande de justification d'absence reçue.
Vous ne savez pas quelles sont les dates en superposition ? Vous pouvez vous rendre sur le profil de l'apprenant concerné pour voir ses absences, sous l'onglet Absences.
✔️ Comment vérifier que la justification est bien prise en compte ?
Rendez-vous sur le profil de l'apprenant, puis dans Absences justifiées ou dans Absences.
👨🏫 Est-ce que l'intervenant peut voir les absents justifiés ?
La mention sera faite sur la feuille de présence et visible par l'intervenant dès lors que la justification est validée par l'administrateur. Le motif apparaîtra en dessous du nom de l'apprenant.
📝 Pourrais je modifier l'absence justifiée après son ajout ?
Oui tout à fait ! Un article est même dédié à ce sujet sur notre centre d'aide.
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬