Les apprenants peuvent effectuer des demandes de justifications d'absence depuis l'application web et mobile.

En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer ces justificatifs. 😉

Dans cet article vous retrouverez :

✏️ Un guide écrit :

🤖 Envoyer un e-mail automatique de demande de justification

🔍 Suivre / Filtrer ses demandes
📄 Récupérer un document de justification

🤴 Accepter/Refuser une demande d'absence justifiée

📝 Modifier/Supprimer une absence

❓Foire aux questions❓

Est-ce que les feuilles seront automatiquement modifiées ? 🪄

Que se passe-t-il si je refuse le justificatif ? ❌

Comment contourner le message d'erreur "une absence existe déjà sur les dates sélectionnées" ?💫

Comment vérifier que la justification est bien prise en compte ?✔️

Est-ce que l'intervenant peut voir les absents justifiés ? 👨‍🏫

Pourrais je modifier l'absence justifiée après son ajout ? 📝

En cas d'absence de l'un(e) de vos apprenants, vous pouvez activer une option pour l'inviter à transmettre un justificatif. Cette demande sera faite automatiquement par mail à l'apprenant le soir de l'absence à 23h05 heure française.

Pour ce faire, rendez-vous dans vos Paramètres, cliquez sur le sous-onglet Apprenants dans le menu Organisme de formation puis activer l'option Autoriser les demandes de justifications d'absence.

Vous pouvez également personnaliser l'e-mail envoyé depuis l'onglet Emails de vos Paramètres. 😮

Suivez vos demandes de justification d'absence depuis l'onglet l'onglet Apprenants > sous-menu Justification d'absences.

Vous pouvez également filtrer les demandes en fonction :

Pour vérifier ou valider une demande de justification, vous devez parfois contrôler le document fourni avec la demande.

Pour se faire, plusieurs manières :

Egalement, retrouvez les demandes liées à un apprenant depuis Apprenant > L'apprenant en question > onglet Absences justifiées :

Une dernière méthode est de cliquer sur Absence justifiée directement sur la feuille de présence et de télécharger le document depuis la fenêtre qui s'ouvrira alors.

Vous pouvez accepter ou refuser la demande de justification depuis les boutons dédiés.

Certaines informations de la demande sont à revoir ou corriger ? Pas de problème, vous pouvez modifier la demande :

La demande d'absence est erronée, ou vous souhaitez résoudre des doublons de demande ? Supprimez celles dont vous n'avez pas besoin ! 😉

Toute feuille qui n'est pas archivée sera automatiquement modifiée et l'apprenant sera marqué "Absence justifiée" sur celle-ci lors de l'acceptation du justificatif.

L'intervenant verra également l'information apparaître sur les feuilles concernées.

L'apprenant sera prévenu par e-mail et pourra effectuer une nouvelle demande si besoin. Vous pourrez expliquer la raison du refus dans cet e-mail via la fenêtre affichée.

Vous pourrez toujours retrouver le document d'une justification refusée dans Absences justifiées au sein de la fiche apprenant.

Ce message apparaît lorsqu'une absence justifiée existe déjà sur une ou toute partie de la durée de la demande de justification d'absence.

Par exemple, si une absence est demandée de 14h à 18h le jour même, si un justificatif est déjà chargé pour une absence de 13h à 15h. Alors, il y a une superposition des absences. La superposition est source de conflit. Il faut donc corriger l'une des deux absences justifiées.

Ainsi, deux solutions existent :

Vous ne savez pas quelles sont les dates en superposition ? Vous pouvez vous rendre sur le profil de l'apprenant concerné pour voir ses absences, sous l'onglet Absences.

Rendez-vous sur le profil de l'apprenant, puis dans Absences justifiées ou dans Absences.

La mention sera faite sur la feuille de présence et visible par l'intervenant dès lors que la justification est validée par l'administrateur. Le motif apparaîtra en dessous du nom de l'apprenant.

Oui tout à fait ! Un article est même dédié à ce sujet sur notre centre d'aide.