Ajouter et faire signer un document PDF sur Edusign 📄

Sur Edusign, vous pouvez importer, personnaliser et faire signer tout type de document PDF. Ce système vous permet d'envoyer facilement des conventions, contrats ou certificats de réalisation à vos apprenants, intervenants ou partenaires externes, en toute sécurité.

Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité vous permet de :

Centraliser les documents de formation (conventions, contrats, attestations, etc.)
Automatiser l’envoi et la signature électronique sécurisée
Gagner du temps grâce à l’intégration des données (prénom, nom, dates, etc.)

📌 Remarque : la signature de documents nécessite des crédits spécifiques, distincts de ceux utilisés pour l’émargement.

Étapes pour envoyer un document à signer

1. Créer ou importer un document

Accédez à l’onglet Documents
Cliquez sur Envoyer un document
Choisissez un modèle existant ou importez un fichier PDF via Ajouter un document

✅ Taille maximale : 10 Mo
➕ Vous pouvez utiliser les modèles Edusign proposés dans la rubrique Mes modèles de documents.

2. Paramétrer le document

Glissez-déposez les variables dynamiques (nom, prénom, email…) depuis le menu latéral droit
Ajoutez des champs personnalisés à remplir par les signataires
Ajoutez si nécessaire un signataire externe (par ex. entreprise d'alternance)

⚠️ Si un autre administrateur doit signer, ajoutez-le comme contact externe.

3. Ajouter des annexes (facultatif)

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs annexes au document
Elles seront accessibles via un lien dans l’email de signature

4. Sélectionner les destinataires

Choisissez un ou plusieurs apprenants
Activez l’envoi groupé pour adresser un document à plusieurs personnes
Définissez si besoin un ordre de signature
Ajoutez des personnes en copie carbone (CC)

📌 Un document unique par apprenant est généré avec les données automatiquement remplies.

5. Finaliser et envoyer

Personnalisez le contenu de l’email (objet et message)
Activez des rappels automatiques
Activez la validation par code SMS (si un numéro est renseigné)
Fixez une date d’expiration du lien de signature

✅ Vérifiez le nombre de crédits utilisés, puis cliquez sur Envoyer.

6. Suivre l’envoi et récupérer les documents

Tous les signataires reçoivent un email contenant le lien de signature
Une fois signé, chaque document est archivé dans l’onglet Documents
Le PDF signé est accompagné d’un fichier de preuve horodaté

7. Suivi des signatures en temps réel

Cliquez sur un document pour afficher les dates d’envoi et de signature
Utilisez l’Aperçu pour visualiser le statut en direct
Depuis le panneau latéral : relancez, téléchargez ou supprimez le document si besoin

Questions fréquentes

Peut-on envoyer plusieurs documents différents en une seule fois ?

Non, chaque envoi ne concerne qu’un document unique. En revanche, l’envoi groupé permet d’envoyer le même document à plusieurs destinataires.

Que faire si un signataire ne reçoit pas l’email ?

Vérifiez l’adresse email dans sa fiche
Relancez l’envoi depuis l’interface du document
Si besoin, contactez notre support via le chat

Le SMS est-il obligatoire ?

Non, l’authentification par SMS est optionnelle. Elle renforce la sécurité si le numéro est renseigné dans la fiche du destinataire.

Consultez les autres articles de notre centre d’aide ou contactez-nous directement via le chat si vous avez des questions spécifiques. 💬