Dans cet article vous retrouverez :
Note : le certificat de réalisation est un document officiel 🇫🇷 qui permet d'attester de la participation d'un apprenant à une formation. Il remplace l'attestation de fin de formation depuis juin 2020.
Edusign reprend les informations des sessions de formation, durée, nom, prénom des apprenants et formation suivie et vous permet de générer le document pour plusieurs apprenants à la fois en un instant. 😱
Découvrez également comment télécharger une feuille de présence individuelle.
✏️ Guide écrit ✏️
1️⃣ Bien paramétrer ses apprenants
Avant de générer un certificat de réalisation, il est nécessaire de s'assurer que la formation suivie et/ou l'entreprise soient bien entrées dans le profil des apprenants si vous voulez voir apparaître cette information sur le certificat. À défaut, l'espace sera vide. 🤷
2️⃣ Générer le certificat de réalisation
Voici les étapes pour générer un certificat :
Sélectionnez les apprenants pour lesquels vous voulez générer le certificat via la Checkbox ✅.
Cliquez sur Générer des documents.
Sélectionner ensuite "Certificat de réalisation" puis Valider.
Remplissez les informations requises à l'étape suivante et envoyez ! 🎯
🎉 Félicitations ! 🎉
Vous venez de générer vos certificats de réalisation.
3️⃣ Récupérer vos documents au format PDF
Après avoir généré le(s) certificat(s) de réalisation, pour le(s) récupérer, rendez-vous dans l'onglet Documents. Depuis celui-ci, vous pourrez alors télécharger le(s) document(s) au format PDF en sélectionnant un ou plusieurs document(s) à la fois en cochant la Checkbox ✅ à gauche du/des documents concerné(s). 😉
Vous pourrez alors cliquer sur le bouton Actions puis Télécharger (X).
Vous retrouverez également les documents envoyés à vos apprenants dans le sous-onglet Documents du profil des apprenants.
4️⃣ Modifier votre modèle de certificat de réalisation.
Depuis l'onglet Documents :
Cliquez sur Envoyer un document en haut à droite du menu.
Cliquer ensuite sur Afficher plus dans la partie Mes modèles de documents.
Chercher le modèle Certificat de réalisation.
Cliquer sur les trois petits points en haut à droite du visuel.
Choisissez Modifier.
Vous pourrez alors y ajouter des variables textes/cases à cocher, remplacer des variables par un texte fixe (ex : remplacer la variable du nom de l'administrateur par le nom du directeur de l'organisme), des tableaux, modifier la structure du document, la taille de la police, modifier la signature par défaut du certificat de réalisation (en ajoutant une image de tampon & signature par exemple)... etc.
Note : les ajouts d'éléments via le menu de droite apparaîtront sous forme de variables dans votre modèle de document. Elles se compéteront automatiquement ou manuellement au moment de la génération du document. Seules les modifications de texte dans le corps du modèle resteront fixes pour vous permettre d'ajouter des informations que vous ne souhaitez pas entrer à chaque génération du document ou qui ne sont pas prévues par les variables.
5️⃣ Gérer les cas particuliers
Plusieurs formations en parallèle ou heures incorrectes
Par défaut, le certificat de réalisation comptabilise toutes les heures des feuilles de présence signées et archivées pour un apprenant, quelle que soit la formation.
Situations exceptionnelles :
Un apprenant suit plusieurs formations simultanément
Des feuilles de présence en double ont été signées par erreur
Les heures doivent être ajustées manuellement pour refléter une formation spécifique
💡 Solution : Personnaliser le certificat avec un champ manuel
Vous pouvez contourner cette limitation en ajoutant un champ personnalisé à votre modèle de certificat de réalisation. Ce champ vous permettra de saisir manuellement le nombre d'heures exact pour chaque formation.
Étapes :
Modifiez votre modèle de certificat (voir section 4️⃣)
Ajoutez un champ personnalisé de type "Variable personnalisé"
Nommez-le par exemple : "Heures de formation" ou "Durée effective"
Placez ce champ dans votre document à l'endroit où apparaissent normalement les heures
Lors de la génération du certificat, vous pourrez saisir manuellement les heures exactes
Ce champ remplacera le calcul automatique
Avantages :
✅ Contrôle total sur les heures affichées
✅ Permet de gérer plusieurs formations en parallèle
✅ Utile en cas d'erreurs ou de modifications de planning
✅ Le calcul reste à votre charge, vous adaptez selon vos besoins
Ajout d'une variable personnalisée
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