L’intégration Digiforma × Edusign évite de ressaisir vos formations et vos présences dans deux outils. Digiforma reste la référence pour la planification ; Edusign reste la référence pour l’émargement.
Ce que fait l’intégration
Elle importe les sessions planifiées ou terminées, leurs créneaux, apprenants inscrits et intervenants de Digiforma vers Edusign.
Elle crée automatiquement dans Edusign les apprenants et intervenants manquants lorsqu’ils peuvent être identifiés sans ambiguïté.
Elle renvoie vers Digiforma les présences et signatures recueillies dans Edusign.
Elle évite les doublons et protège les cours déjà signés, verrouillés ou terminés.
Avant de commencer
Vous devez être administrateur de votre organisation Edusign et disposer d’un abonnement Digiforma incluant l’accès à l’API GraphQL.
Pour générer votre token Digiforma :
Connectez-vous à Digiforma.
Dans les options avancées, vérifiez que l’API GraphQL est disponible.
Ouvrez la page de configuration de l’API.
Cliquez sur Générer un token.
Copiez immédiatement le token et conservez-le dans un emplacement sécurisé.
Documentation Digiforma : GraphQL : l’API Digiforma.
Connecter Digiforma à Edusign
Installez l’application Digiforma depuis la Marketplace Edusign.
Ouvrez les paramètres de l’application dans Edusign.
Cliquez sur Connect Digiforma.
Collez votre token API Digiforma, sans ajouter le préfixe « Bearer ».
Validez la connexion.
Edusign transmet automatiquement au connecteur les autorisations propres à votre organisation. Vous n’avez pas besoin de copier une clé API Edusign. Le token Digiforma est testé avant d’être enregistré ; une fois la connexion validée, la première synchronisation démarre automatiquement.
Quelles données sont synchronisées ?
Quelles sessions Digiforma sont importées ?
Seules les sessions planifiées et validées, ainsi que les sessions terminées, sont importées dans Edusign.
Projet, brouillon ou planification en cours : aucune formation ni aucun cours n’est créé dans Edusign.
Session planifiée et validée : elle est importée lors de la prochaine synchronisation, automatiquement toutes les 15 minutes par défaut ou après une synchronisation manuelle.
Session terminée : elle reste reconnue par le connecteur, dans le respect des règles de protection des cours passés.
Session déjà importée puis replacée en planification : les éléments existants dans Edusign ne sont pas supprimés automatiquement. Cette protection évite qu’un changement de statut accidentel supprime un planning opérationnel.
Pour rendre une session importable, ouvrez-la dans Digiforma, terminez sa planification puis utilisez l’action permettant de l’approuver et de la passer en mode planifié. Elle apparaîtra ensuite dans Edusign lors de la synchronisation suivante.
De Digiforma vers Edusign
Une session de formation Digiforma devient une formation Edusign.
Un créneau Digiforma devient un cours Edusign.
Les apprenants inscrits deviennent des étudiants Edusign.
Les intervenants deviennent des professeurs Edusign.
Le nom, les dates, les horaires, le lieu, les participants et les intervenants du créneau sont repris dans Edusign.
Les audiences propres aux créneaux et sous-sessions sont respectées lorsqu’elles sont définies dans Digiforma.
D’Edusign vers Digiforma
Seules les données d’émargement sont envoyées :
présence ou signature d’un apprenant ;
absence ou absence de signature selon l’état final du cours ;
signature d’un intervenant.
Les modifications de nom, d’horaire, de salle, de participants, de description, de questionnaire ou de tout autre champ effectuées dans Edusign ne modifient jamais Digiforma.
Quand la synchronisation a-t-elle lieu ?
Planning Digiforma vers Edusign
Digiforma ne fournit actuellement pas de webhook pour les changements de sessions. Le connecteur vérifie donc Digiforma toutes les 15 minutes par défaut. Une nouvelle session ou une modification apparaît normalement dans Edusign lors de la synchronisation suivante.
Émargement Edusign vers Digiforma
Les webhooks Edusign signalent rapidement les signatures et le verrouillage des cours. Une vérification périodique reste active en secours si un événement est retardé ou manqué.
Que se passe-t-il lorsqu’un cours est modifié dans Digiforma ?
Cours futur, non verrouillé et sans présence ni signature : les modifications éligibles sont appliquées dans Edusign.
Cours futur avec une présence, une signature, un verrouillage ou un émargement déjà envoyé : le cours Edusign est protégé et reste inchangé.
Cours commencé aujourd’hui avant 12 h, non verrouillé et sans aucune preuve d’émargement : il peut encore être mis à jour avec la configuration par défaut.
Cours commencé aujourd’hui à partir de 12 h : il reste inchangé.
Cours antérieur à aujourd’hui : il reste inchangé.
Cours dont la nouvelle date Digiforma est déplacée dans le passé : le cours Edusign existant n’est pas réécrit.
Cours historique déplacé vers une date future : il peut être mis à jour s’il est non verrouillé et sans émargement.
Date, heure ou fuseau invalide : la synchronisation concernée échoue sans envoyer de cours invalide à Edusign.
La limite de 12 h correspond au réglage par défaut et peut être adaptée. Ces protections évitent qu’une modification tardive invalide des signatures déjà recueillies.
Et si Digiforma et Edusign ont tous les deux été modifiés ?
Par défaut, seuls les champs réellement modifiés dans Digiforma depuis la synchronisation précédente sont appliqués dans Edusign. Les modifications Edusign sans rapport sont conservées.
Exemple : si la salle est modifiée dans Edusign et que l’horaire est ensuite modifié dans Digiforma, le nouvel horaire est appliqué mais la salle saisie dans Edusign est conservée. Si le même champ a été modifié dans les deux outils, Digiforma est prioritaire pour ce champ tant que le cours est encore modifiable.
Un mode optionnel permet de rendre Digiforma totalement prioritaire pour tous les champs gérés : nom, horaires, salle, formation parente, apprenants et intervenants.
Que se passe-t-il lorsqu’un cours est modifié dans Edusign ?
Une présence ou une nouvelle signature peut être envoyée vers Digiforma.
Les autres modifications restent uniquement dans Edusign.
Les horaires, salles, participants et informations de cours ne sont jamais renvoyés vers Digiforma.
Quand les présences sont-elles envoyées vers Digiforma ?
Envoi final — mode par défaut
Les présences sont envoyées lorsque le cours Edusign est verrouillé. Ce mode est recommandé lorsque l’émargement ne doit apparaître dans Digiforma qu’une fois le cours terminé et vérifié.
Envoi en direct — optionnel
Pendant qu’un cours est en cours et non verrouillé, chaque changement de présence peut être envoyé rapidement vers Digiforma. Lorsque le cours est ensuite verrouillé, le connecteur effectue une dernière vérification. Un état déjà envoyé et inchangé n’est pas envoyé une seconde fois.
Si une nouvelle signature arrive pendant qu’un envoi est déjà en cours, une vérification supplémentaire est automatiquement programmée afin d’envoyer l’état le plus récent.
Où voir les présences dans Digiforma ?
Ouvrez la session de formation concernée.
Accédez à Suivi, puis au registre ou suivi des émargements.
Dépliez le module puis le créneau concerné.
Les apprenants et intervenants inscrits doivent apparaître avec leur état de présence.
Pourquoi un apprenant n’apparaît-il pas ?
Vérifiez s’il se trouve dans la section Prospects en attente de Digiforma. Un prospect en attente n’est pas encore un apprenant inscrit à la session : Digiforma ne lui attribue donc pas de ligne d’émargement que le connecteur pourrait mettre à jour.
Acceptez ou convertissez d’abord le prospect en apprenant inscrit, vérifiez son affectation à la session ou au créneau, puis attendez la synchronisation suivante.
Comment les personnes sont-elles reconnues ?
Le connecteur recherche successivement une correspondance déjà connue, l’identifiant Digiforma associé à la personne dans Edusign, puis une adresse e-mail identique. Si aucune personne compatible n’existe, elle est automatiquement créée dans Edusign.
Une adresse e-mail valide est nécessaire pour la création. Si la même adresse appartient déjà à une personne gérée par une autre intégration ou associée à un autre identifiant, la correspondance est bloquée afin d’éviter d’attribuer une présence à la mauvaise personne.
Une présence peut-elle être envoyée deux fois ?
Le connecteur mémorise une empreinte technique de l’état déjà envoyé. Si aucun participant ni état de présence n’a changé, il ne renvoie pas les mêmes informations à Digiforma. En cas de nouvelle signature ou de changement d’état, la nouvelle version est envoyée.
Que se passe-t-il si une synchronisation échoue ?
Les erreurs temporaires, comme une indisponibilité réseau ou une limitation d’API, sont automatiquement réessayées. Si l’erreur persiste, l’opération est conservée pour diagnostic et peut être relancée après correction.
Avant un envoi, le connecteur vérifie que l’ensemble des apprenants et intervenants du créneau correspond dans les deux outils. Si une correspondance manque, tout l’envoi du créneau est suspendu afin d’éviter un registre partiel ou attribué aux mauvaises personnes.
Que se passe-t-il si un créneau est supprimé dans Digiforma ?
Par défaut, le cours correspondant n’est pas supprimé automatiquement d’Edusign.
Une option de suppression contrôlée peut être activée. Elle ne concerne qu’un cours créé par l’intégration, situé dans le futur, non verrouillé, sans signature ni présence, et dont la disparition a été confirmée directement dans Digiforma. Les apprenants, intervenants, formations historiques et cours déjà commencés ne sont jamais supprimés automatiquement.
Peut-on importer des cours passés ?
Pas par défaut. Une reprise historique peut être activée pour une période déterminée. Les cours historiques déjà synchronisés restent néanmoins protégés contre les modifications automatiques.
Quelles options peuvent être adaptées ?
La fréquence de synchronisation.
L’envoi final ou en direct des présences.
L’import éventuel d’une période passée.
L’heure limite des mises à jour le jour même.
La priorité partielle ou complète de Digiforma sur les champs gérés.
La suppression contrôlée des futurs cours supprimés dans Digiforma.
L’activation indépendante de l’import du planning et de l’envoi des présences.
Les valeurs par défaut privilégient la protection des signatures, la conservation des modifications Edusign sans rapport et l’absence de suppression automatique.
Quelles données ne sont pas synchronisées ?
Les entreprises, clients et financeurs.
Les programmes, modules, objectifs et tarifs.
Les factures.
Les documents, certificats, évaluations et questionnaires.
Les groupes Edusign.
Les changements de profil effectués après la création d’une personne.
Les modifications de planning d’Edusign vers Digiforma.
Les présences de Digiforma vers Edusign.
Les suppressions de personnes ou de formations.
Comment les identifiants et les données sont-ils protégés ?
Les clés Edusign et tokens Digiforma sont chiffrés avant leur stockage et ne sont jamais affichés dans l’interface opérationnelle. Le connecteur ne conserve pas les signatures elles-mêmes, les corps complets des webhooks, les numéros de téléphone ni les profils complets des participants. Il conserve uniquement les correspondances et informations techniques nécessaires à la synchronisation, à la prévention des doublons et au diagnostic.
Comment remplacer un token Digiforma ?
Ouvrez à nouveau les paramètres de l’application Digiforma dans Edusign, cliquez sur Connect Digiforma, puis fournissez le nouveau token. Il est vérifié avant de remplacer l’ancien.
Que se passe-t-il si l’application est désinstallée ?
La désinstallation arrête la synchronisation et supprime les identifiants, correspondances et historiques techniques conservés par le connecteur pour votre organisation. Elle ne supprime pas automatiquement les formations, cours, apprenants, intervenants ou émargements déjà présents dans Edusign ou Digiforma.
Que vérifier si rien ne semble se synchroniser ?
La session Digiforma est planifiée et validée : une session encore au stade de projet, de brouillon ou en cours de planification n’est pas importée.
Le token Digiforma est toujours valide et l’option API GraphQL est incluse dans votre abonnement.
L’apprenant est inscrit à la session, et pas seulement présent comme prospect en attente.
Le créneau comporte au moins un intervenant identifiable.
Le cours n’est pas passé, verrouillé ou déjà signé lorsque vous attendez une mise à jour du planning.
En mode d’envoi final, le cours Edusign a bien été verrouillé.
Vous avez attendu jusqu’à 15 minutes pour une modification provenant de Digiforma.
Si le problème persiste, contactez l’assistance Edusign en indiquant l’organisation, la session Digiforma, le créneau et le cours Edusign concernés. Ne transmettez jamais votre token API dans une conversation d’assistance non sécurisée.