💡 Prérequis : depuis le menu principal de votre espace Administrateur, cliquez sur l'onglet principal Statistiques. Une fois sur cette page, vous accédez à la barre de navigation comportant les sous-onglets : Overview, Attendance Sheets, Trainings, Professors, Groups, Students et BPF.
1. 🎯 Filtrer vos données globales
Pour affiner vos analyses et cibler un périmètre précis, utilisez les filtres dynamiques situés en haut de l'écran. Toute modification appliquée ici mettra à jour l'ensemble des onglets :
Date : previous 30 days (filtre temporel modifiable pour sélectionner la période de votre choix).
Group name (filtrer par classe, cohorte ou promotion).
Student Name / Student Email / Student ID (Isoler un apprenant spécifique).
Professor Name / Professor Email (Analyser l'activité d'un intervenant).
Training name / Training ID (chiffrer les données d'un module de formation).
Classroom (suivre l'occupation d'une salle physique).
Attendance Sheet Name (rechercher une feuille de présence précise par son nom).
💼 Cas d'usage : isoler l'activité complète d'un groupe d'alternants sur un mois de facturation donné pour envoyer un rapport d'assiduité précis à leur entreprise partenaire ou à l'OPCO financeur.
2. 🏠 L'onglet "Overview"
L'onglet Overview rassemble vos indicateurs clés globaux (KPI) ainsi que la répartition visuelle de vos données d'assiduité sous forme de graphiques temporels.
Quelques chiffres (Encart Attendance Overview (Selected Period))
Ce premier bloc dresse le bilan macroscopique de l'assiduité de l'organisme sur la période :
Global Attendance Rate : le taux de présence moyen de l'ensemble de votre établissement.
Total Attendance Sheets : le volume total de feuilles d'émargement générées.
Total Presences : le décompte exact des émargements marqués présents.
Total Absences : le nombre d'absences globales constatées.
Unjustified absences : le volume des absences n'ayant fait l'objet d'aucun justificatif.
Justified Absences : le nombre d'absences régularisées par vos équipes.
Total Presence Duration (Hours) : la traduction des présences en nombre cumulé d'heures.
Total Absence Duration (Hours) : le volume horaire total perdu à cause de l'absentéisme.
Encart Trends
Situé juste en dessous, ce volet mesure les anomalies comportementales et disciplinaires :
Total Late Arrivals Hours : le cumul en heures de l'ensemble des retards.
Total Late Arrivals : le nombre total d'occurrences de retards enregistrées.
Total Exclusions : le décompte des apprenants ayant fait l'objet d'une exclusion de cours.
Total Early Departures : le nombre de départs anticipés saisis dans le système.
Les graphiques de tendances et distributions
Presence vs Absence : graphique circulaire affichant la répartition en pourcentage entre la présence globale et l'absence.
Justified vs Unjustified Absences : graphique en anneau isolant la part des absences justifiées par rapport aux absences non justifiées.
Signature Type Repartition : diagramme destiné à cartographier les modes de signature les plus exploités (Code QR, signature par e-mail, application, etc.).
Monthly Attendance Summary : histogramme croisé comparant mensuellement le taux d'assiduité (Attendance Rate %) et le nombre de feuilles de présence (Attendance Sheets).
Weekly Attendance Rate Trend : courbe mesurant l'évolution hebdomadaire de votre taux de présence.
Weekly Absence Breakdown : analyse linéaire distinguant au fil des semaines le volume d'absences injustifiées (Unjustified) de celles justifiées (Justified).
Daily Presence vs Absence Duration : histogramme quotidien comparant les heures d'absence (Absence (hrs)) et les heures de présence (Presence (hrs)).
Weekly Presence vs Absence : graphique d'aire superposant les volumes de présence (Present) et d'absence (Absent) d'une semaine à l'autre.
Weekly Absence Duration Trend : évolution hebdomadaire mesurant l'impact des heures de retards et d'absences (Unjustified Hours VS Justified Hours).
Signature Method Trends : graphique d'évolution à venir dédié au suivi comportemental de vos méthodes de validation.
Daily Evolution : regroupe deux graphiques de suivi au jour le jour : Daily Attendance Rate Evolution (le taux d'assiduité quotidien) et Daily Absence Count Evolution (le volume journalier d'absences).
💼 Cas d'usage : réaliser un reporting mensuel d'activité pour la direction ou préparer un audit de renouvellement de la certification Qualiopi (indicateurs liés au suivi et à la remédiation de l'absentéisme).
3. 📝 L'onglet "Attendance Sheets"
Cet onglet se concentre sur l'organisation logistique de vos cours et sur la performance statistique propre à vos feuilles de présence.
Quelques chiffres (Encart Attendance Sheet Overview (Selected Period))
Total Attendance Sheets : nombre global de feuilles créées sur la période.
Average Attendance Rate : le taux de présence moyen calculé par feuille.
Average Students per Attendance Sheet : la taille moyenne de vos groupes par feuille de présence.
Attendance Sheets Without Attendance : alerte comptabilisant le nombre de feuilles de présences générées sans qu'aucun apprenant ne leur soit rattaché.
Active Classrooms : nombre de salles de classe distinctes configurées et utilisées.
Attendance Sheets with Full Attendance : le volume de cours ayant atteint un taux parfait de 100% de présence.
Attendance Sheets with Low Attendance : le nombre de feuilles d'émargement critiques présentant un fort absentéisme.
Tableaux détaillés
Attendance Sheet Attendance Table : le grand registre chronologique de vos cours.
Colonnes exactes : Date, Sheet, Professors, Classroom, Students, Present, Absent, Attendance %, Unjustified %.
💡 Astuce de navigation : si vous possédez un volume important de cours, utilisez la barre de défilement horizontal située au bas du tableau. Le nombre global de feuilles de présence trouvées (ex : 50 rows) est affiché en bas à droite.
Graphiques d'analyse des feuilles de présence
Attendance Sheet Attendance Rate Distribution : histogramme ventilant vos feuilles de présence de cours selon leur taux de complétion (0% (No attendance), 1-49%, etc.).
Monthly Attendance Sheet Volume : graphique mensuel mesurant le volume d'activité via le nombre de cours (feuilles de présence) et le nombre moyen d'apprenants (Avg Students).
Classroom Analysis : regroupe les classements Most Used Classrooms (salles de classe les plus occupées en volume de cours) et Attendance Rate by Classroom (taux de présence moyen mesuré au sein de chaque salle physique).
Professor Activity & Schedule : comprend le graphique Most Active Professors (by Attendance Sheets) (les intervenants ayant ouvert le plus de feuilles) et Attendance Sheet Start Time Distribution (les créneaux horaires de début de cours les plus fréquents).
Student Attendance Summary : graphique d'ensemble à venir synthétisant les taux de présence par apprenant à l'échelle des feuilles de présence.
Day Analysis : analyse temporelle fine regroupant l'Attendance by Day of Week (les jours de la semaine affichant le meilleur taux de présence moyen) et l'Attendance Sheets per Day (le calendrier de charge de vos feuilles de présence).
Attendance Sheets Without Student Data : graphiques croisés (Weekly Attendance Rate et Weekly Attendance Sheets and Rate) permettant de mesurer l'impact des feuilles de présence vides sur l'assiduité globale.
Attendance Sheets Without Attendance - Details & Professors Linked to Attendance Sheets Without Attendance : espaces d'alerte listant nominativement les feuilles de présence n'ayant enregistré aucun émargement de signature ainsi que les formateurs associés.
💼 Cas d'usage : identifier instantanément les oublis de génération de feuilles ou de signature de la part d'un intervenant en fin de journée afin de régulariser la situation avant la clôture administrative.
4. 📚 L'onglet "Trainings"
Cet espace regroupe et consolide vos performances d'assiduité par formations.
Quelques chiffres (Encart Training Overview (Active in Period))
Active Trainings : nombre total de formations différentes exécutées sur la période.
Average Training Attendance : le taux de présence moyen constaté à l'échelle de vos formations.
Students in Active Trainings : le nombre d'apprenants uniques inscrits dans des formations actives.
Average Justified Rate / Average Unjustified Rate : taux moyens d'absences justifiées et injustifiées sur vos formations.
Average Delays per Training : le nombre moyen de retards constatés par formation.
Average Exclusions per Training : le taux moyen d'exclusions de cours appliqué par formation.
Tableaux détaillés
Training Details Table : synthèse de l'assiduité par formation.
Colonnes exactes : Training, Start, End, Students, Present, Absent, Unjustified, Attendance %.
Student-Training Attendance : tableau de croisement individuel mesurant l'assiduité de chaque apprenant au sein de sa formation.
Colonnes exactes : Training, Student, Email, Attendance %, Unjustified %, Attendance Sheets, Absences.
Graphiques d'analyse des formations
Training Ranking : regroupe le classement Top Training Attendance Ranking (les formations affichant la meilleure assiduité) et l'espace Lowest Attendance Trainings (les parcours nécessitant un examen ou une remédiation pédagogique).
Lateness, Exclusions & Early Departures : bloc de 3 graphiques ciblés : Training Late Arrivals Ranking (les formations subissant le plus de retards), Exclusions by Training (le volume d'exclusions par parcours) et Early Departures by Training (les départs d'apprenants avant la fin réglementaire des cours).
💼 Cas d'usage : analyser le taux d'assiduité d'un nouveau cursus de formation pour évaluer l'intérêt et l'engagement des apprenants face au programme pédagogique proposé.
5. 👨🏫 L'onglet "Professors"
Cet onglet est dédié au suivi des volumes d'heures de cours et à la ponctualité de vos intervenants.
Quelques chiffres (Encart Professor Overview (Active in Period))
Professor Average Attendance Rate : taux moyen d'assiduité des apprenants lors des cours menés par vos formateurs.
Professor Total Attendance Sheets : le volume cumulé de feuilles gérées par vos intervenants.
Professor Total Absences : le nombre d'absences constatées sous la responsabilité des intervenants.
Professor Absence Hours : traduction en heures des absences des apprenants lors de ces feuilles de présence.
Professor Total Presence (Hours) : le cumul d'heures de cours effectivement assurées par vos formateurs.
Professor Presence Count : nombre total d'apprenants validés présents lors de ces heures.
Tableaux détaillés
Professor by Training Table : ventilation de l'activité de vos formateurs par filière de formation.
Colonnes exactes : Teacher, Training, Attendance Sheets, Rate %, Absences, Presence (hrs).
Professor by Attendance Sheet Table : liste exhaustive des feuilles de présence affectées aux formateurs.
Colonnes exactes : Teacher, Training, Sheet, Start, End, Rate %, Presences, Absences.
Professor Attendance Sheet Attendance Detail : tableau récapitulatif de la performance d'assiduité par intervenant.
Colonnes exactes : Professor, Attendance Sheets, Attendance Rate %, Present, Absent, Presence Hours, Absence Hours.
💡 Astuce visuelle : dans ce dernier tableau, la colonne Attendance Rate % applique un code couleur rouge automatique pour identifier immédiatement les intervenants faisant face à un absentéisme critique lors de leurs cours.
Graphiques de suivi des intervenants
Professor Attendance Trend : comprend Weekly Professor Attendance Rate (courbe d'évolution du taux de présence aux cours des formateurs) et Weekly Professor Attendance (Area) (graphique d'aire de l'assiduité hebdomadaire).
Professor Hours by Month : volume horaire mensuel total délivré par formateur.
Lateness & Early Departures by Professor : espace à venir regroupant 3 indicateurs de ponctualité : Late Arrivals by Professor (les retards des apprenants triés par intervenant), Early Departures by Professor (les départs anticipés) et le résumé global Professor Delay & Departure Summary.
Weekly Late Arrivals Trend : courbe d'évolution hebdomadaire à venir mesurant les retards.
Professor Trends (Duration & Attendance Sheets) : analyse comparée comprenant le volume de feuilles hebdomadaires (Weekly Professor Attendance Sheets Count) et les variations du nombre d'absences (Weekly Professor Absences).
Weekly Professor Absence Duration & Weekly Professor Presence Duration : courbes de suivi de l'évolution des volumes d'heures d'absence et de présence au fil des semaines.
Weekly Analysis : analyse générale incluant le nombre de feuilles hebdomadaires (Attendance Sheets Per Week) et les taux d'assiduité par jour de la semaine (Attendance by Day of Week).
💼 Cas d'usage : Calculer et vérifier en quelques clics le nombre précis d'heures assurées par un formateur indépendant ou un vacataire à la fin du mois pour valider sa facture ou préparer son bulletin de paie.
6. 👥 L'onglet "Groups"
Cet onglet consolide et compare l'assiduité collective à l'échelle de vos classes, sections, cohortes ou promotions d'apprenants.
Quelques chiffres (Encart Group Overview (Active in Period))
Average Group Attendance Rate : taux moyen de présence calculé au niveau de vos groupes.
Active Groups : le nombre exact de promotions ayant suivi au moins une heure de cours.
Average Unjustified Rate : la part moyenne des absences non régularisées au sein de vos groupes.
Tableaux détaillés
Group Detail Table : tableau général de performance des promotions.
Colonnes exactes : Group, Attendance Sheets, Students, Total Planned Hours, Presence Hours, Attendance %, Absence %, Unjust. %, Absences, Delay (min).
Group Attendance Detail : focus ciblé sur la typologie fine des absences par cohorte.
Colonnes exactes : Group, Attendance Rate %, Unjustified Absence Hours, Unjustified Absence Count, Justified Absence Hours, Justified Absence Count.
Student Hours Detail - Groups : registre complet nominatif de l'assiduité de tous les apprenants rattachés à leurs groupes respectifs.
Colonnes exactes : Group, Group IDs, Group ID Count, Student, Student ID, Email, First Date, Last Date, Days With Data, Attendance Sheets, Presence Hours, Absence Hours, Scheduled Hours, Hours Attendance %, Avg Attendance %, Avg Unjustified %, Presences, Absences, Justified Absences, Unjustified absences, Justified Absence Hours, Unjustified Absence Hours, Exclusions, Delay Hours.
Graphiques d'analyse des groupes
Group Attendance Ranking : classement horizontal hiérarchisant vos groupes du meilleur au moins bon taux de présence.
Group Trends : comprend Monthly Group Attendance Trend (évolution à long terme du taux d'assiduité moyen des groupes).
Absence Breakdown by Group : comprend Monthly Absence Breakdown (nature des absences par mois avec distinction Unjustified et Justified) et Monthly Attendance Sheets and Active Groups (mise en perspective du nombre de feuilles face au nombre de groupes actifs).
Delay Analysis : espaces analytiques dédiés à la ponctualité des promotions : Group Delay Ranking (classement des groupes accumulant le plus de retards) et Weekly Group Delay Trend (évolution du volume d'heures de retard par semaine).
Attendance Rate Evolution : comprend le graphique linéaire Group Attendance Rate Evolution pour suivre la courbe comportementale de vos promotions.
💼 Cas d'usage : Pour un directeur de CFA ou d'école supérieure, identifier une baisse d'assiduité collective sur une promotion spécifique afin d'organiser une réunion de cadrage avec les délégués ou le responsable de vie scolaire.
7. 🧑🎓 L'onglet "Students" & L'outil "Action Advised"
L'onglet Students offre un suivi individuel chirurgical de chaque apprenant et intègre un algorithme d'aide à la décision unique permettant d'automatiser vos processus de relance et de remédiation.
Quelques chiffres (Encart Student Overview (Active in Period))
Average Student Attendance : taux moyen de présence individuel d'un apprenant.
Active Students : le nombre total d'apprenants uniques suivis par votre structure.
At-Risk Students (< 70 %) : alerte comptabilisant les apprenants dont le taux d'assiduité est passé sous la barre critique des 70%.
Total Attendance Sheets : le volume total de cours associés à vos fiches profils.
Total Presence Hours : le cumul d'heures de présence effective réalisées par les apprenants.
Unjustified absences / Unjustified Absence Hours : volume numérique et horaire des absences non justifiées.
Le module prédictif : Encart Action Advised
🔬 Comprendre la formule du "Risk Priority Score" : > Le système calcule automatiquement un score d'urgence pour classer et prioriser vos actions de relance administrative ou de suivi pédagogique selon la règle suivante : Écart d'assiduité sous les 70% x2 + absences non justifiées x5 + exclusions de cours x12 + minutes de retard / 30 + heures d'absence non justifiée x2. Plus le score obtenu est élevé, plus l'apprenant requiert une intervention immédiate de vos équipes.
Students Needing Follow-up : Liste ordonnée de vos apprenants prioritaires nécessitant un rendez-vous ou un recadrage.
Colonnes exactes : Student, Email, Attendance Rate %, Attendance Sheets, Absences, Unjustified absences.
Students With Negative Trend : Identifie instantanément les apprenants en phase de décrochage (forte baisse d'assiduité par rapport à leur historique récent).
Colonnes exactes : Student, Email, Current Attendance Rate %, Previous Attendance Rate %, Trend Delta Points, Current Absences.
Groups Needing Follow-up : Identifie les classes entières dont la dynamique globale d'assiduité s'effondre.
Colonnes exactes : Group, Students, Attendance Sheets, Attendance Rate %, Previous Attendance Rate %, Trend Delta Points, Unjustified Absences.
Tableaux d'absentéisme et listes nominatives
At-Risk Students Table : Focus complet sur les apprenants installés en absentéisme chronique.
Colonnes exactes : Student, Email, Attendance Rate %, Total Absences, Unjustified, Exclusions, Attendance Sheets.
All Students Table : Base de données exhaustive de tous vos apprenants inscrits.
Colonnes exactes : Student, Email, Attendance Rate %, Absence Rate %, Justified Absence %, Unjustified Absence %.
Graphiques et suivi du comportement apprenant
Student Rate Distribution : Graphique en barres positionnant le volume d'apprenants selon leur niveau d'assiduité (ex : Below 50%).
Student Absence Breakdown : Analyse en anneau de la part d'absences injustifiées (Unjustified) à l'échelle individuelle.
Absence Trends : Comprend les indicateurs Weekly Student Absences (volume hebdomadaire d'absences), la jauge de suivi de vos objectifs internes Attendance Progress Toward 80% (indiquant l'objectif Goal 80) et le graphique d'aire Weekly Absence Trend (Stacked).
Late Arrivals & Early Departures : Section de diagnostic de ponctualité regroupant Late Arrivals Per Week, Early Departures Per Week et le classement nominatif Top Late Students.
Lateness & Delays (Selected Period) : Tableau de bord des retards comprenant les indicateurs Total Delay Hours, Students with Delays, le graphique Top Students by Delay et la courbe d'évolution Weekly Delay Trend.
Student Trends (Duration & Attendance Sheets) : Graphiques croisés mesurant le volume d'heures de présence (Weekly Student Presence Duration), le nombre de feuilles signées (Weekly Student Attendance Sheets Count), la durée des absences (Weekly Student Absence Duration) et l'évolution des mesures disciplinaires (Weekly Student Exclusions).
Student Exclusions Detail : Zone d'analyse dédiée aux exclusions comprenant le compteur global Total Student Exclusions et le classement Top Students by Exclusions.
💼 Cas d'usage : Lutter activement contre le décrochage scolaire en repérant les apprenants en phase de baisse de présence à l'aide de l'outil Students With Negative Trend afin de mener une action de soutien précoce.
8. 💶 L'onglet "BPF" (Bilan Pédagogique et Financier)
L'onglet BPF fournit toutes les données pédagogiques et de volume horaire requises pour remplir sereinement votre déclaration annuelle obligatoire.
📝 Rappel réglementaire : Pour remplir fidèlement votre déclaration BPF (CERFA 10443), veillez à configurer le filtre de date global en haut de page sur Previous 12 months afin de couvrir l'intégralité de votre exercice comptable. Pour rappel, votre déclaration doit être complétée et transmise sur le portail Mon Activité Formation impérativement avant le 31 mai.
Quelques chiffres (indicateurs d'exercice BPF)
Active Professors : le nombre d'intervenants ayant dispensé des heures au cours de l'exercice.
Active Students : le nombre de stagiaires ou d'apprenants uniques formés.
Active Groups : le volume de classes ou promotions gérées.
Active Trainings : le nombre d'actions de formation distinctes menées.
Encart Total Hours & Rate
Ces indicateurs vous évitent tout retraitement manuel complexe :
Total Training Hours : le volume global d'heures de formation de l'organisme (somme des heures de présence et d'absence de l'ensemble des stagiaires).
Total Absence Hours : le cumul exact d'heures d'absence constaté sur l'année.
Attendance Rate : le taux de présence réglementaire retenu pour l'exercice.
Encart Hours (Détail réglementaire des heures)
Student Presence Hours : le volume total d'heures de présence effective réalisé par vos stagiaires (donnée indispensable pour justifier vos financements).
Professor Presence Hours : le volume d'heures de présence des formateurs face aux stagiaires.
Total Planned Hours : le volume total d'heures initialement planifiées au calendrier.
Students with Presence : le nombre exact de stagiaires ayant validé au moins une heure de présence effective.
Tableaux de réconciliation et d'export réglementaires
BPF Hours Reconciliation : le tableau de contrôle de cohérence indispensable pour l'administration.
Colonnes exactes : Scope, Students, Attendance Sheets, Presence Hours, Justified Absence Hours, Unjustified Absence Hours, Other Absence Hours, Total Absence Hours, Accounted Hours, Attendance Rate %, Justified Absence Share %.
BPF Export Detail : la base brute nominative d'audit nécessaire à la vérification de vos calculs ligne par ligne.
Colonnes exactes : Student, Email, Student ID, Groups, Justified Absence Hours, Unjustified Absence Hours, Other Absence Hours, Total Absence Hours, Accounted Hours, Attendance Rate %.
BPF Students With Planned Hours And Zero Presence : isole instantanément les dossiers réglementaires à risque (stagiaires inscrits sur des feuilles de présence n'ayant réalisé aucune heure de présence).
Colonnes exactes : Student, Email, Student ID, Groups, Attendance Sheets, Absence Hours, Justified Absence Hours, Unjustified Absence Hours, Accounted Hours, Exclusions.
Student Hours Detail / Professor Hours Detail : synthèse simplifiée du volume d'heures respectivement par apprenant (Student) et par intervenant (Teacher).
Monthly Hours Breakdown : histogramme empilé affichant la répartition mensuelle de vos heures de formation entre les heures de présence (Presence Hours) et les heures d'absence (Absence Hours).
Training Hours Summary (for Cadre F-3 / F-4) : synthèse ventilée par spécialité ou formation pour remplir directement les cases relatives à la typologie de vos formations.
Colonnes exactes : Training, Enrolled Students, Presence Hours, Absence Hours, Total Hours, Rate %.
Group Hours Summary (for Cadre F-3 / F-4) : structuration réglementaire équivalente au format de votre déclaration officielle, organisée par promotions.
Colonnes exactes : Group, Enrolled Students, Presence Hours, Absence Hours, Total Hours, Rate %.
💼 Cas d'usage : Remplir votre déclaration annuelle de BPF en moins de 15 minutes sans aucune macro ou formule Excel complexe. Ce module élimine les risques d'erreur et de discordance d'heures en cas de contrôle des services de la DREETS.
💡 Pour aller plus loin :
L'analyse de vos statistiques ne s'arrête pas là ! Pour un pilotage encore plus fin, n'hésitez pas à combiner vos filtres globaux (ex : isoler un formateur au sein d'une formation spécifique). Vous pourrez ainsi suivre l'évolution des comportements de vos apprenants au fil des trimestres et anticiper les besoins d'organisation logistique de vos futures sessions de cours !
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬