Fini la double saisie ! Vos données de formation sont automatiquement synchronisées entre ADESOFT et Edusign. 🤗

Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign, sous peine de suppression ou dédoublement des données.

Fonctionnement

L'intégration Edusign-ADESOFT REST est descendante uniquement :

Synchronisation descendante (ADESOFT vers Edusign) : les données de formation (feuilles de présence, apprenants, intervenants, groupes) sont automatiquement récupérées depuis ADESOFT et créées sur Edusign.

La remontée d'assiduité (synchronisation ascendante) n'est pas disponible pour ce connecteur. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, contactez votre interlocuteur Edusign.

Important : il existe deux versions de l'API ADESOFT. Ce connecteur utilise l'API REST (Tapir). Si votre établissement utilise l'ancienne API Java Servlet (Webservice), il s'agit d'un connecteur différent. Vérifiez avec votre contact technique quelle version est en place.

Périodicité de synchronisation

Synchronisation descendante (ADESOFT vers Edusign)

Le connecteur se synchronise deux fois par jour :

Entre 11h30 et 14h00 (heure de Paris)
Entre 18h30 et 22h00 (heure de Paris)

Les horaires des synchronisations peuvent différer légèrement. Nous vous déconseillons les modifications de dernière minute. Il est préférable d'apporter vos modifications à minima la veille pour un cours prévu le lendemain.

La fenêtre glissante couvre les 15 jours calendaires suivants (par défaut). Un cours présent sur ADESOFT à plus de 15 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Les cours passés ne sont pas synchronisés.

Projets et catégories dans ADESOFT

Dans ADESOFT, les données sont organisées par projet (par exemple : "Formation 2025-2026"). Il est nécessaire d'indiquer le ou les identifiants de projet à synchroniser. Ce paramètre peut changer chaque année.

De plus, dans ADESOFT, toutes les entités sont des ressources classées par catégorie (apprenant, intervenant, groupe, salle). Les noms de catégories par défaut sont pré-configurés, mais il est important de confirmer avec votre établissement que les catégories correspondent.

Installation

Informations pré-requises

Les informations suivantes sont à fournir à votre contact Edusign. Elles sont récupérables auprès de l'administrateur de votre instance ADESOFT.

Paramètre	Description
URL d'accès à l'API	URL de base de l'API REST ADESOFT (ex : `https://edt.mon-etablissement.fr/RestApi`)
Nom d'utilisateur	Identifiant d'accès à l'API
Mot de passe	Mot de passe d'accès à l'API (peut être vide si non configuré sur votre instance)
Identifiant(s) de projet	Identifiant(s) du/des projet(s) contenant les données à synchroniser (ex : le projet de l'année en cours). Ce paramètre peut changer chaque année.
Catégories de ressources	Correspondance entre les catégories ADESOFT et les types de ressources Edusign (apprenants, intervenants, groupes, salles). Des valeurs par défaut sont pré-configurées — à confirmer avec votre administrateur ADESOFT.

Options — Filtrage & périmètre

Option	Description
Synchroniser les cours sans apprenants	Permet d'importer les cours même s'ils n'ont pas d'apprenants dans ADESOFT. Très courant : utile si les apprenants sont gérés manuellement dans Edusign (ex : import Excel).
Filtre par codes de groupes	Permet de ne synchroniser que les cours contenant au moins un des groupes spécifiés (par code).
Filtre par noms de groupes	Permet de ne synchroniser que les cours contenant au moins un des groupes spécifiés (par nom).
Suppression des groupes virtuels	Permet d'exclure de la synchronisation les groupes dits "virtuels" (suffixes spécifiques dans leur nom ou code).
Nombre de jours à récupérer	Permet de modifier la fenêtre de synchronisation (par défaut : 15 jours).

Options — Notifications

Option	Description
Envoi automatique des identifiants aux intervenants	Envoi automatique des identifiants aux intervenants lors de leur ajout sur Edusign durant la synchronisation.
Envoi automatique des identifiants aux apprenants	Envoi automatique des identifiants aux apprenants lors de leur ajout sur Edusign durant la synchronisation.

Synchronisation descendante - ADESOFT vers Edusign

Les feuilles de présence

Lorsque vous créez ou modifiez des événements sur ADESOFT, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendent vers Edusign sous forme de feuilles de présence :

Leur nom
Leur date
L'heure de début et de fin
La salle de formation (si disponible)
Le ou les intervenant(s)
Le ou les apprenant(s) (si présents sur ADESOFT)

Les fiches/profils des apprenants et intervenants sont créés sur Edusign uniquement lorsqu'une feuille de présence leur est associée dans la fenêtre de synchronisation. Ils apparaîtront dès qu'une session de formation est planifiée.

Les apprenants

Une fois la synchronisation effectuée, les apprenants ayant un cours planifié dans la fenêtre de synchronisation sont créés automatiquement :

Leur nom (obligatoire)
Leur prénom (obligatoire)
Leur e-mail (facultatif)
Leur formation (facultatif -- chemin de la ressource dans ADESOFT)

Il est très courant que les clients n'aient pas d'apprenants dans ADESOFT et préfèrent les gérer manuellement dans Edusign (ex : import Excel). L'option "Synchroniser les cours sans apprenants" est prévue à cet effet.

Les intervenants

De la même manière, les intervenants ayant un cours planifié dans la fenêtre de synchronisation sont créés automatiquement :

Leur nom (obligatoire)
Leur prénom (obligatoire)
Leur e-mail (obligatoire)

Si un intervenant n'a pas d'email valide dans ADESOFT, la feuille de présence associée ne sera pas importée.

Les groupes

Les groupes sont créés automatiquement lors de la synchronisation. Ils font apparaître :

Leur nom (obligatoire)
Leur description (code du groupe dans ADESOFT)
Les apprenants rattachés

Synchronisation des événements

Le connecteur peut également synchroniser des événements (planning étudiant) sur une fenêtre élargie couvrant jusqu'à 1 an dans le futur. Cette synchronisation est distincte de la synchronisation des feuilles de présence et offre une vue à long terme du planning.

Les événements synchronisés font apparaître :

Leur nom
Leur date et horaires
La salle
Les apprenants et intervenants associés
La couleur de l'événement (si définie sur ADESOFT)

Les mêmes filtres que la synchronisation descendante s'appliquent (projets, filtres par groupes). L'activation de la synchronisation des événements se fait via le support ou votre interlocuteur Edusign.

Problèmes courants et vérifications

Vérification	Détail
La feuille de présence concerne une séance passée	Edusign ne synchronise que les séances des 15 prochains jours (par défaut).
La feuille de présence n'a pas d'intervenant	L'intervenant doit avoir un nom, prénom et email valides sur ADESOFT.
L'email de l'intervenant est en double sur ADESOFT	Cela empêche la synchronisation de la feuille pour éviter les doublons.
La feuille n'a pas d'apprenants	Par défaut, les cours sans apprenants ne sont pas importés. Activez l'option "Synchroniser les cours sans apprenants" si nécessaire.
Le projet n'est pas le bon	L'identifiant de projet peut changer chaque année. Vérifiez auprès de votre administrateur ADESOFT que le bon projet est configuré.
Le filtre par groupes exclut le cours	Si un filtre par codes ou noms de groupes est actif, seuls les cours contenant au moins un des groupes spécifiés sont importés.
Les catégories de ressources ne correspondent pas	Les noms de catégories ADESOFT peuvent différer d'un établissement à l'autre. Vérifiez que les catégories configurées sont correctes.

Une liste des événements et des erreurs provenant de la synchronisation est disponible dans les paramètres du compte, sous l'onglet "Connecteurs" > "Plus d'infos".

Si malgré ces vérifications le problème persiste, le support est là pour vous aider. Merci de joindre :

Le nom du compte Edusign
L'identifiant du projet et de l'événement concerné
Une capture d'écran du problème

FAQ synchronisation descendante.

Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉

🔨 Comment créer des éléments manuellement sur Edusign ?

🕵️‍♀️ Je ne retrouve plus mes feuilles de présence créées manuellement : que faire ?

🔄 Comment m’assurer que la synchronisation automatique a eu lieu ?

🕑 Comment effectué un changement d’intervenant à la dernière minute ?

🏢 Pourquoi les entreprises de mes apprenants n'apparaissent pas sur Edusign.

😱 Pourquoi certaines séances programmées sur mon connecteur n'apparaissent pas sur Edusign ?

👨‍🎓🕵️‍♂️ Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?

🗂️ Comment segmenter les informations de mon organisme sur plusieurs comptes Edusign ?

👨‍🎓👨‍🎓 Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?

⏱️ Gagner un maximum de temps avec les paramètres de votre compte. ⏱️

👉 Préconisations de paramétrage Edusign avec connecteur 👈

Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.

💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬

Edusign & ADESOFT REST : tout ce que vous devez savoir