✏️ Guide écrit ✏️
Dans un quotidien où chaque minute compte, les tâches répétitives peuvent vite devenir chronophages. Avec notre module d'automatisation (Workflows), de la contrainte, on passe à la fluidité ! Ce système prend le relais pour déclencher la bonne action, au bon moment, sans que vous n'ayez plus à y penser. 🚀
1️⃣ Comprendre la logique d'une automatisation
Une automatisation fonctionne toujours selon une logique simple en trois étapes dans votre interface :
Lorsque (le déclencheur) : c'est l'événement qui lance l'action (ex. : une feuille de présence démarre).
Condition (optionnel) : c'est le critère à respecter (ex. : seulement si l'apprenant appartient à un groupe spécifique).
Alors (l'action) : c'est ce que le système fait pour vous (ex. : envoyer un email de signature). 🤗
2️⃣ Créer une automatisation avec l'assistant AutoAI ✨
Ce qui rend notre outil unique, c'est sa simplicité. Pas besoin de coder quoi que ce soit, tout peut se faire par simple conversation grâce à notre assistant AutoAI situé sur la droite de votre écran !
Rendez-vous sur la page des automatisations et créez un nouveau workflow.
Ouvrez le panneau de discussion AutoAI à droite.
Dites-lui simplement ce que vous souhaitez avec vos propres mots. Exemple : "Bonjour ! J'aimerais envoyer un mail de signature de la feuille de présence aux apprenants à chaque fois qu'une feuille de présence démarre. Peux-tu m'aider à paramétrer cela ?"
AutoAI paramètre les blocs de l'automatisation pour vous au centre de l'écran. Il ne vous reste plus qu'à vérifier et à ajouter un titre en bas de page ! 😉
Note : vous gardez bien sûr la main pour modifier manuellement les blocs "Lorsque", "Conditions" et "Alors" si vous préférez construire votre workflow de A à Z sans l'assistant.
3️⃣ Configurer les conditions de votre workflow
Vous ne voulez pas que votre automatisation se déclenche systématiquement, mais seulement dans des cas précis ? 🤔
Dans l'éditeur de votre workflow, vous pouvez cliquer sur + Ajouter une condition pour affiner les règles. Vous pouvez baser ces conditions sur du texte, des dates, ou des chiffres.
Par exemple : l'automatisation de bienvenue ne s'active que si l'e-mail de l'étudiant se termine par "@votre-ecole.com".
4️⃣ Choisir les actions à automatiser
Une fois vos conditions remplies, Edusign se charge du reste. Actuellement, 3 grandes actions (les blocs "Alors") sont disponibles :
Envoyer un e-mail : Rédigez un message personnalisé (en utilisant des variables comme le prénom ou le nom de l'école).
Envoyer un e-mail de signature : déclenchez automatiquement l'envoi du mail permettant à vos apprenants de signer leur feuille de présence (avec la possibilité de cibler "Tous les apprenants du cours" et d'en faire un e-mail de rappel).
Faire un appel API / Webhook : pour les utilisateurs avancés, cette action permet d'envoyer instantanément des informations depuis Edusign vers vos autres logiciels (CRM, ERP, etc.) dès qu'un événement survient. 😮
5️⃣ Valider et superviser vos processus
Une fois satisfait de votre workflow, il vous suffit de lui donner un titre et de cliquer sur le bouton Valider. Le système fonctionnera en arrière-plan. En cas de problème de distribution, le système enregistre les erreurs pour que vous puissiez facilement comprendre ce qui a bloqué.
… Vous savez tout, à vous de jouer ! 🤩
Mais ce n'est que le début : nous allons régulièrement ajouter de nouvelles actions afin de vous permettre d'automatiser un maximum d'actions chronophages. 🚀
💡 3 exemples concrets d'utilisation
Pour vous inspirer, voici ce que vous pouvez mettre en place dès aujourd'hui avec cette fonctionnalité :
L'émargement ciblé pour vos cas spécifiques (e-mail de signature) : si l'envoi systématique pour toutes vos sessions est déjà possible dans les paramètres de votre école, l'automatisation prend tout son sens pour cibler vos cas particuliers (cours en autonomie, e-learning, multi-campus...) !
Par exemple : dès qu'une session démarre (Lorsque), et uniquement si la description du cours contient le mot "autonomie" (Condition), le système envoie l'e-mail de signature aux apprenants concernés (Alors). Une flexibilité parfaite pour s'adapter à votre réalité terrain ! 🎯
L'accueil des nouveaux (envoi d'e-mail classique) : Dès qu'un profil étudiant est créé sur la plateforme, le système lui envoie un e-mail d'accueil personnalisé.
La synchronisation de vos bases de données (appel Webhook) : lorsqu'un étudiant est créé sur Edusign, l'automatisation envoie instantanément un "ping" (appel API) à votre CRM (comme HubSpot ou Salesforce) pour y créer sa fiche contact de manière totalement invisible. 🤗
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬