Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre Alcuin et Edusign. đ„°
Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign.
Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données.
Fonctionnement
L'intégration Alcuin - Edusign permet de synchroniser automatiquement les données de formation depuis Alcuin vers Edusign.
Synchronisation descendante (Alcuin vers Edusign) :
Les informations liées à vos sessions de formation (cours, apprenants, intervenants, groupes, salles) sont récupérées depuis Alcuin et créées ou mises à jour automatiquement sur Edusign.Synchronisation des événements (planning étudiant) :
En complĂ©ment des feuilles de prĂ©sence, le connecteur peut synchroniser un planning Ă©tudiant sous forme d'Ă©vĂ©nements sur Edusign, pour votre contexte sans assiduitĂ©, avec une fenĂȘtre de synchronisation configurable.
Note : La remontée d'assiduité (synchronisation ascendante) n'est pas encore disponible pour le connecteur Alcuin. Les présences et absences enregistrées sur Edusign ne sont pas renvoyées vers Alcuin pour le moment.
Périodicité de synchronisation
Synchronisation descendante (cours, apprenants, intervenants, groupes)
Le connecteur se synchronise deux fois par jour :
Entre 11h30 et 14h00 â Heure de Paris
Entre 18h30 et 22h00 â Heure de Paris
Les horaires des synchronisations peuvent diffĂ©rer lĂ©gĂšrement. Nous vous dĂ©conseillons les modifications de derniĂšre minute â il est prĂ©fĂ©rable d'apporter vos modifications Ă minima la veille pour un cours prĂ©vu le lendemain.
Par dĂ©faut, les 15 prochains jours calendaires sont rĂ©cupĂ©rĂ©s depuis Alcuin. Cette fenĂȘtre est configurable.
Un cours prĂ©sent sur Alcuin au-delĂ de cette fenĂȘtre ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter. Les cours passĂ©s ou crĂ©Ă©s le jour mĂȘme dans le passĂ© ne seront pas synchronisĂ©s.
Synchronisation des événements (planning étudiant)
La synchronisation des événements fonctionne avec deux modes :
Synchronisation courte : les 2 prochains jours par défaut (configurable)
Synchronisation longue : les 365 prochains jours par défaut (configurable)
Les événements passés sont automatiquement ignorés. Les événements orphelins (supprimés cÎté Alcuin) sont nettoyés automatiquement sur Edusign.
Installation
Informations pré-requises
ParamĂštre | Description |
URL de l'API | URL d'accĂšs Ă l'API Alcuin (ex : |
Identifiant de connexion | Login de connexion Ă l'API |
Mot de passe / ClĂ© d'API | ClĂ© d'autorisation pour authentifier les requĂȘtes |
Filtrage par annuaire
Les annuaires dĂ©terminent quelles populations sont synchronisĂ©es vers Edusign. Ils sont propres Ă chaque Ă©tablissement et doivent ĂȘtre communiquĂ©s par le client.
Annuaire | Description |
Annuaire des apprenants en formation initiale | Identifiant de l'annuaire contenant vos apprenants en formation initiale |
Annuaire des apprenants en formation continue | Identifiant de l'annuaire contenant vos apprenants en formation continue |
Annuaire des intervenants | Identifiant de l'annuaire contenant vos intervenants |
Annuaire des groupes d'apprenants | Identifiant de l'annuaire contenant vos groupes (appelés "Organismes" sur Alcuin) |
Au moins un annuaire d'apprenants (formation initiale ou continue) est nécessaire pour que la synchronisation fonctionne.
Options â Feuilles de prĂ©sence
Option | Description |
Nombre de jours Ă synchroniser | FenĂȘtre glissante de synchronisation des cours (par dĂ©faut : 15 jours) |
Désactivation de la synchronisation des groupes | Désactive la synchronisation des groupes si elle n'est pas souhaitée (activée par défaut) |
Désactivation de la synchronisation des cours | Désactive la synchronisation des feuilles de présence tout en conservant la synchronisation des personnes et groupes (activée par défaut) |
Options â ĂvĂ©nements (planning Ă©tudiant)
Ces options ne concernent que le module complémentaire de planning étudiant. Si vous n'utilisez pas les événements, cette section ne vous concerne pas.
Option | Description |
Nombre de jours â synchronisation courte | FenĂȘtre de synchronisation courte des Ă©vĂ©nements (par dĂ©faut : 2 jours) |
Nombre de jours â synchronisation longue | FenĂȘtre de synchronisation longue des Ă©vĂ©nements (par dĂ©faut : 365 jours) |
Options â Infrastructure
Option | Description |
Utilisation d'un proxy | Si votre établissement est équipé d'un pare-feu (firewall), le connecteur peut utiliser un serveur proxy pour communiquer avec Alcuin |
Synchronisation descendante â Alcuin vers Edusign
Les feuilles de présence
Lorsque vous créez ou modifiez des sessions/séances/cours sur Alcuin, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendent vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette descente d'informations s'effectue au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaßtre :
Le nom du cours
La date
L'heure de début et de fin
La salle de formation
Le ou les intervenant(s)
Le ou les apprenant(s)
Le ou les groupe(s) rattaché(s) (si l'option est activée)
Les apprenants
Une fois la synchronisation effectuĂ©e, les apprenants ayant un cours planifiĂ© sur Edusign dans la fenĂȘtre de synchronisation seront crĂ©Ă©s automatiquement avec les informations suivantes :
Nom (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
Adresse e-mail (obligatoire)
Note : Les apprenants n'apparaissent sur Edusign qu'Ă partir du moment oĂč ils ont une session de formation planifiĂ©e dans la fenĂȘtre de synchronisation. Pas d'inquiĂ©tude si vous ne voyez pas l'ensemble de vos apprenants immĂ©diatement.
Les intervenants
De la mĂȘme maniĂšre que pour les apprenants, les intervenants ayant un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation seront crĂ©Ă©s automatiquement avec :
Nom (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
Adresse e-mail (obligatoire)
Les groupes
Si un annuaire de groupes est configuré, les groupes seront synchronisés automatiquement avec :
Nom du groupe (obligatoire)
Apprenants rattachés
Les groupes sans apprenants dans la fenĂȘtre de synchronisation sont ignorĂ©s. La synchronisation des groupes peut ĂȘtre dĂ©sactivĂ©e si elle n'est pas souhaitĂ©e.
Synchronisation des événements (planning étudiant)
En complément des feuilles de présence, le connecteur Alcuin peut synchroniser un planning étudiant sous forme d'événements sur Edusign.
Les événements affichent :
Le nom de l'événement
La description (si disponible)
La date et les horaires (début / fin)
La salle
Les intervenants rattachés
Les apprenants et groupes rattachés
Un code couleur selon le type d'événement (formation, examen, rendez-vous, travaux dirigés...)
Les Ă©vĂ©nements sont synchronisĂ©s indĂ©pendamment des feuilles de prĂ©sence, avec leur propre fenĂȘtre de synchronisation (courte ou longue). Les Ă©vĂ©nements orphelins (supprimĂ©s cĂŽtĂ© Alcuin) sont automatiquement nettoyĂ©s sur Edusign.
ProblÚmes courants et vérifications
VĂ©rification | DĂ©tail |
Le cours a Ă©tĂ© crĂ©Ă© le jour mĂȘme ou concerne une sĂ©ance passĂ©e | Edusign ne synchronise que les cours futurs dans la fenĂȘtre configurĂ©e (15 jours par dĂ©faut) |
Le cours ne possÚde pas d'intervenant valide | L'intervenant doit posséder un nom, un prénom et une adresse e-mail valide |
Le cours ne possÚde pas au moins un apprenant valide | L'apprenant doit posséder un nom, un prénom et une adresse e-mail valide |
L'email d'un intervenant est présent en double sur Alcuin | Par souci de consistance, Edusign bloque les doublons d'intervenants |
Les apprenants ne sont pas dans le bon annuaire | Si des identifiants d'annuaire sont configurĂ©s, les apprenants doivent s'y trouver pour ĂȘtre synchronisĂ©s |
Les groupes n'apparaissent pas | Vérifiez que l'annuaire de groupes est configuré et que les groupes contiennent des apprenants avec des cours planifiés |
Une liste des événements et des erreurs provenant de la synchronisation est disponible dans les paramÚtres du compte, sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos").
Si malgré ces vérifications le problÚme persiste, contactez-nous via le chat en précisant :
Le nom de l'événement ou de l'apprenant concerné
La date du cours
Une capture d'Ă©cran si possible
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. đ
đšâđđ”ïžââïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?
đšâđđšâđ Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ