Edusign et Formeis : tout ce que vous devez savoir
Formeis est un logiciel de gestion pour les centres de formation, permettant de planifier les cours, suivre l'assiduité et gérer les étudiants.
Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre Formeis et Edusign. đ„°
Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il ne faut pas créer d'apprenants, formateurs ou sessions de cours directement sur Edusign. Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données.
La synchronisation depuis Formeis vers Edusign
L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis Formeis.
Ces informations permettent de générer une feuille de présence sur Edusign.
Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire Ă©marger les apprenants. La feuille est prĂȘte et signĂ©e !
Enfin, les informations de présence et d'absence sont également remontées vers Formeis.
Fréquence de synchronisation
Le connecteur se synchronise automatiquement toutes les nuits.
Lors d'une synchronisation, les informations sont récupérées depuis Formeis vers Edusign, et les présences/absences sont renvoyées dans Formeis.
â FenĂȘtre de synchronisation : 2 Ă 5 jours glissants
Les cours prévus dans les 2 à 5 prochains jours sont synchronisés. Ceux au-delà seront visibles plus tard. Les cours passés ne sont pas synchronisés.
Si besoin de forcer une synchronisation en cas de changement de derniÚre minute, vous avez la possibilité de le faire.
Installation
Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Formeis, voici les étapes :
âïž Contacter Formeis
Le client doit envoyer un e-mail Ă Formeis pour exprimer sa demande de connexion.
đł CoĂ»t du connecteur
Frais d'installation
Redevance annuelle (variable selon le nombre d'Ă©tudiants)
Formeis peut activer gratuitement la connexion Ă titre de test pendant 1 Ă 2 semaines avant validation.
đ Informations Ă transmettre Ă Formeis
Clé API du compte Edusign
âł DĂ©lais de mise en place
Minimum : 2 jours
Maximum : 2 semaines (dépend de la charge Formeis)
đ PrĂ©conisation technique
Utiliser un compte vierge
Générer une nouvelle clé API
Informations descendantes vers Edusign
đ Feuilles de prĂ©sence
Lorsqu'une session est créée ou modifiée dans Formeis, elle est transformée en feuille de présence dans Edusign. Les données incluent :
Nom
Date
Heure de début et de fin
Intervenants
Apprenants
Salle
đ©âđ Apprenants
Créés automatiquement dans Edusign si une session les concerne. Informations :
Nom (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
E-mail (obligatoire)
Téléphone (facultatif)
â ïž Tous les Ă©tudiants remontent sans distinction entre actifs/inactifs. Ceux prĂ©cĂ©dĂ©s dâun * sont inactifs et devront ĂȘtre archivĂ©s dans Edusign.
đšâđ« Intervenants
Créés automatiquement avec :
Nom
Prénom
E-mail
â ïž Formeis distingue deux tables : Formateurs (internes) et Intervenants extĂ©rieurs. Les deux doivent ĂȘtre sĂ©lectionnĂ©es pour une bonne remontĂ©e et sont regroupĂ©es dans l'onglet "Intervenants".
đ„ Groupes
Les groupes ne sont pas synchronisés nominativement. Ils apparaissent vides dans l'onglet "Groupes" mais les apprenants sont bien liés sur les feuilles de présence.
FAQ â Synchronisation descendante
Pourquoi certaines feuilles n'apparaissent pas ?
Session hors périmÚtre
Absence d'intervenants/apprenants valides
Doublon d'e-mail professeur
Comment gérer les redoublants ?
Leur matricule change : bien transmettre la nouvelle promotion pour qu'ils soient pris en compte.
Peut-on modifier manuellement les groupes ?
Oui, mais ne pas utiliser d'import Excel sinon cela casse la synchronisation.
La synchronisation ascendante des donnĂ©es dâassiduitĂ© đ«
La synchronisation ascendante standard d'Edusign vers Formeis permet de renvoyer :
Présences / Absences des apprenants
Présences des intervenants
Elle s'effectue à chaque synchronisation, uniquement pour les feuilles archivées.
â ïž Une session non signĂ©e est considĂ©rĂ©e comme non justifiĂ©e par dĂ©faut.
Points dâattention :
Les remontées d'absence se font via Edusign directement - et viendront alimenter Forméis automatiquement, sans modifications depuis Forméis
Le motif de l'absence remonte, mais pas encore le justificatif
Fonctionnalités utilisées en priorité par les IFSI
â Emargement via plaquettes NFC (si une salle) ou QR Code (App Student)
â Gestion des absences + justificatifs
â Alertes de dĂ©crochage (via assiduitĂ©)
â Signature Ă©lectronique de documents (droits, conventions...)
â Documents sans signature (attestations, convocations)
â EnquĂȘtes de satisfaction & retours de stage
Besoins et demandes identifiés
Possibilité de cloisonner les formations via multicomptes : pas possible actuellement (1 clé API par compte)
Gestion des cours non obligatoires : besoin d'éviter les absences injustifiées pour les étudiants non financés
Option de validation avant envoi pour les Ă©valuations (pour ne pas les faire remonter)
Points de vigilance
Une fois le paramétrage lancé, les données commencent à remonter immédiatement
Les adresses email sont primordiales pour tous les contacts. Sans cela, pas de possibilité de faire redescendre les informations correctement
Pas de QR code sécurisé dispo sur l'espace administrateur
đ PrĂ©conisations de paramĂ©trage Edusign avec connecteur Formeis
DĂ©marrer avec un compte vierge
Bien configurer la descente des données dans l'ordre (Promotions, Intervenants, Plannings...)
Activer les options selon les besoins (signature doc, alertes...)
Pour aller plus loin
Visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ