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Edusign et Celcat - Tout comprendre

Tout savoir à propos de l'intégration entre Edusign et le logiciel Celcat

Écrit par Arthur
Mis Ă  jour il y a plus d'un mois

Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre Celcat et Edusign. đŸ„°

Attention! Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign.

Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données.

En cas de non-respect de cette rÚgle, le connecteur ne sera pas en capacité de prendre en compte la ressource créée manuellement et ne pourra donc plus la synchroniser ou en faire remonter les données d'assiduité.

La synchronisation depuis Celcat WEBAPI vers Edusign

L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis Celcat WEBAPI.

Ces informations permettent de générer une feuille de présence sur Edusign.

Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire Ă©marger les apprenants.

La feuille est prĂȘte et signĂ©e !

Enfin, les informations de présences et absences sont optionnellement envoyées vers Celcat.

Le connecteur se synchronise deux fois par jour

  • Entre 11h00 et 13h00 - Heure de Paris

  • Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris

Lors d'une synchronisation, les informations sont récupérées depuis Celcat vers Edusign.

Les 14 jours calendaires suivants sont récupérés depuis Celcat.

Un cours présent sur Celcat plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.

Les cours passĂ©s ou crĂ©Ă©s le jour mĂȘme ne seront pas, quant Ă  eux, synchronisĂ©s.

Installation

Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Celcat, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.
​

Informations de connexion API

Fourni par vos soins Ă  votre contact Edusign

  • URL (obligatoire)

    • URL d'accĂšs Ă  l'API :

  • Password (optionnel, mais recommandĂ©)

    • Mdp d'accĂšs Ă  l'API : xxxxxxxxxxxxx

  • Format pour le nom des ressources - UserNameFormat

    • Permet de dĂ©finir comment le connecteur doit interprĂ©ter et sĂ©parer le prĂ©nom et le nom des ressources.
      En effet, dans Celcat, le champ prénom/nom est fusionné, et le format peut varier selon les établissements. Par exemple :
      ​ NOM, prĂ©nom ou prĂ©nom NOM.

Formats de nom supportés :

Valeur UserNameFormat

Exemple

lastnameCommaFirstName

"Doe, John"

firstnameSpaceLastname

"John Doe"

uppercaseLastnameThenFirstname

"DOE John" ou "DOE SMITH John"

Options disponibles

Veuillez indiquer les options désirées à votre contact Edusign.

  • Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign

  • Renvoi de l'assiduitĂ© des apprenants vers Celcat

  • Identifiants de planning - TimeTableIds

    • Par dĂ©faut, l’ensemble des plannings disponibles dans Celcat sont synchronisĂ©s avec votre organisme de formation sur Edusign.
      Cependant, si vous activez cette option, seuls les plannings spécifiquement indiqués seront pris en compte, ce qui vous permet de ne synchroniser que ceux qui vous intéressent.
      ​À noter : les plannings pouvant changer chaque annĂ©e (par exemple : “Planning 2024-2025”), cette liste devra ĂȘtre mise Ă  jour en consĂ©quence chaque annĂ©e.

  • Filtre par nom de catĂ©gorie (inclus) - EventCategoryNamesIncluded

    • Si cette option est activĂ©e, seuls les Ă©vĂ©nements correspondant aux noms de catĂ©gories spĂ©cifiĂ©s seront inclus (exemple : “Cours magistraux”).
      Cette option a prioritĂ© sur celle permettant d’exclure certaines catĂ©gories (eventCategoryNameExcluded).

  • Filtre par nom de catĂ©gorie (exclus). EventCategoryNamesExcluded

    • Si eventCategoryNameIncluded n’est pas dĂ©finie, les Ă©vĂ©nements correspondant aux noms de catĂ©gories spĂ©cifiĂ©s seront exclus.

ï»żï»ż Votre connecteur est dĂ©jĂ  installĂ© et vous voulez l'activation d'une option ?

Faites-nous signe via le chat.

Informations descendantes vers Edusign

📖 Les feuilles de prĂ©sence.

Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séances/cours sur Celcat, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaßtre :

  • Leur nom.

  • Leur date.

  • L'heure de dĂ©but et de fin.

  • La salle de formation.

  • Le ou les intervenant(s).

  • Le ou les apprenant(s).

Note : ce n'est qu'Ă  partir du moment oĂč les feuilles de prĂ©sence qui sont associĂ©es Ă  un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera crĂ©Ă© sur Edusign.

​Autrement dit, pas d'inquiĂ©tude si vous ne voyez pas apparaĂźtre l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'Ă  partir du moment oĂč ils auront une session de formation planifiĂ©e dans la semaine.

ï»żï»ż Mes feuilles de prĂ©sences ne redescendent pas sur Edusign. Pourquoi ?

Pas de panique ! Il peut y avoir plusieurs raisons :

  • La feuille de prĂ©sence a Ă©tĂ© crĂ©Ă©e le jour mĂȘme ou concerne une sĂ©ance ayant lieue dans le passĂ© (Edusign ne synchronise que les feuilles de prĂ©sence des 14 prochains jours)

  • La feuille de prĂ©sence n'est pas crĂ©Ă©e sur la bonne sociĂ©tĂ©

  • La feuille de prĂ©sence n'est pas planifiĂ©e sur le bon secteur et l'option est activĂ© sur le connecteur

  • La feuille de prĂ©sence ne possĂšde pas d'intervenant ou l'intervenant n'est pas valide (il doit possĂ©der un nom, prĂ©nom et une adresse mail valide)

  • La feuille de prĂ©sence ne possĂšde pas au moins un apprenant valide (il doit possĂ©der un nom, prĂ©nom et une adresse mail valide)

  • L'email du professeur est prĂ©sent deux fois sur Celcat : par souci de consistance des donnĂ©es, Edusign bloque le doublon d'intervenant — une seconde occurrence d'un mĂȘme intervenant ne pouvant ĂȘtre crĂ©Ă©e, les feuilles associĂ©es ne sont pas remontĂ©es

Si malgré ces vérifications, la feuille ne redescend toujours pas, faites nous signe via le chat.

ï»żï»ż Une liste des Ă©vĂšnements et des erreurs provenant de la synchronisation du connecteur est disponible afin de vous aider dans les paramĂštres du compte sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos")

Vous pouvez aussi y accéder directement via le lien suivant.

👹‍🎓 Les apprenants.

Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaßtre :

  • Leur nom (obligatoirement).

  • Leur prĂ©nom (obligatoirement).

  • Leur e-mail (obligatoirement).

  • Leur numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone (facultatif).

đŸ‘šâ€đŸ« Les intervenants.

De la mĂȘme maniĂšre que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuĂ©e, l'intervenant qui a un cours planifiĂ© sur Edusign dans les 14 prochains jours sera crĂ©Ă© automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaĂźtre :

  • Leur nom (obligatoirement).

  • Leur prĂ©nom (obligatoirement).

  • Leur e-mail (obligatoirement).

ï»żï»ż

đŸ«‚Les groupes.

Si l'option de remontée des groupes est activée, une fois la synchronisation effectuée, les groupes seront créés automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des groupes dans le menu Groupes, qui feront apparaßtre :

  • Leur nom (obligatoirement)

  • Les apprenants rattachĂ©s (obligatoirement)

FAQ synchronisation descendante.

Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. 😉

🔹 Comment crĂ©er des Ă©lĂ©ments manuellement sur Edusign ?

đŸ•”ïžâ€â™€ïž Je ne retrouve plus mes feuilles de prĂ©sence crĂ©Ă©es manuellement : que faire ?

🔄 Comment m’assurer que la synchronisation automatique a eu lieu ?

🕑 Comment effectuer un changement d’intervenant à la derniùre minute ?

🏱 Pourquoi les entreprises de mes apprenants n'apparaissent pas sur Edusign.

đŸ˜± Pourquoi certaines sĂ©ances programmĂ©es sur mon connecteur n'apparaissent pas sur Edusign ?

đŸ‘šâ€đŸŽ“đŸ•”ïžâ€â™‚ïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?

đŸ—‚ïž Comment segmenter les informations de mon organisme sur plusieurs comptes Edusign ?

👹‍🎓👹‍🎓 Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?

⏱ Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. ⏱

👉 PrĂ©conisations de paramĂ©trage Edusign avec connecteur 👈

Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.

💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬

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