Fini la double saisie ! Vos données de formation sont automatiquement synchronisées entre Celcat et Edusign. 🥰

Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign. Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données.

Fonctionnement

L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis Celcat WEBAPI.

Ces informations permettent de générer des feuilles de présence sur Edusign.

Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire émarger les apprenants et.

Celcat ne dispose pas de remontée d'assiduité. Les informations de présence et d'absence ne sont pas renvoyées vers Celcat. La synchronisation est uniquement descendante (Celcat vers Edusign).

Périodicité de synchronisation

🛬 Synchronisation descendante (Celcat → Edusign)

Deux fois par jour : entre 11h30 et 14h, puis entre 18h30 et 22h — Heure de Paris

Les horaires des synchronisations peuvent différer légèrement. Nous vous déconseillons les modifications de dernière minute. Il est préférable d'apporter vos modifications à minima la veille pour un cours prévu le lendemain.

🫂 Synchronisation des cohortes (sur demande)

Cette synchronisation est lancée manuellement sur demande afin d'importer en amont l'ensemble des apprenants et intervenants présents dans Celcat, indépendamment des cours planifiés. Elle est utile pour pré-créer les profils sur Edusign.

Spécificité Celcat : le format des noms

Dans Celcat, le prénom et le nom des individus (apprenants et intervenants) sont fusionnés dans un seul champ. Le format peut varier selon les établissements.

Lors de l'installation, il est obligatoire de préciser le format utilisé dans votre instance Celcat pour que le connecteur puisse séparer correctement le prénom et le nom.

Pré-requis important : avant d'initier la mise en place du connecteur, il est nécessaire d'harmoniser le format des noms de vos contacts (apprenants et intervenants) dans Celcat. Si les noms ne suivent pas un format cohérent (par exemple un mélange de "NOM, Prénom" et "Prénom NOM"), le connecteur ne pourra pas les interpréter correctement et certains profils ne seront pas créés sur Edusign.

Format	Nom technique (`userNameFormat`)	Exemple
Nom, Prénom	`lastnameCommaFirstName`	`Dupont, Jean`
Prénom Nom	`firstnameSpaceLastname`	`Jean Dupont`
NOM Prénom (casse)	`uppercaseLastnameThenFirstname`	`DUPONT Jean` ou `DUPONT MARTIN Jean`

Le format par casse (uppercaseLastnameThenFirstname) est utile lorsque le nom de famille est toujours en majuscules. Le connecteur détecte automatiquement les parties en majuscules comme nom de famille et le reste comme prénom, même avec des noms composés.

Installation

Afin d'installer l'intégration entre Edusign et Celcat, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.

Informations pré-requises

Paramètre	Description
URL de l'API	URL d'accès à Celcat WEBAPI (obligatoire)
Mot de passe API	Mot de passe d'accès à l'API
Format des noms	Le format prénom/nom utilisé dans votre instance Celcat (obligatoire). Voir la section ci-dessus
Token Edusign	Fourni par Edusign lors de l'installation

Paramétrage complémentaire

Paramètre	Description
Identifiants de planning	Par défaut, tous les plannings disponibles dans Celcat sont synchronisés. Si vous activez cette option, seuls les plannings spécifiquement indiqués seront pris en compte. Attention : les plannings pouvant changer chaque année (ex: "Planning 2024-2025"), cette liste devra être mise à jour en conséquence chaque année
Filtrage par département	Si activé, seuls les événements appartenant aux départements spécifiés seront synchronisés

Options supplémentaires disponibles

Option	Description
Envoi automatique des identifiants	Envoi automatique des identifiants de connexion aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign. Par défaut, non envoyé.
Étudiants liés uniquement via les groupes	Par défaut, l'intégration exige que des étudiants soient directement rattachés à chaque événement. Si vos étudiants sont exclusivement liés via des groupes dans Celcat (et non directement aux événements), cette option permet de les inclure correctement. Les étudiants seront alors résolus à partir des groupes liés.
Filtrage des étudiants par champs personnalisés	Permet de ne synchroniser que les étudiants correspondant à certaines valeurs dans les champs personnalisés de Celcat (custom1, custom2, custom3). Logique "ET" : l'étudiant doit correspondre à toutes les valeurs spécifiées
Fenêtre de synchronisation personnalisée	Permet de modifier le nombre de semaines récupérées depuis Celcat (défaut : 56 semaines / ~13 mois). Généralement abaissé pour raccourcir le temps de synchronisation.

Votre connecteur est déjà installé et vous voulez l'activation d'une option ? Faites-nous signe via le chat. 🤗

Synchronisation descendante — Celcat vers Edusign

Les feuilles de présence

Lorsque vous créez ou modifiez des sessions/séances/cours sur Celcat, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendent vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette descente d'informations ne s'effectue qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaître :

Leur nom (composé de : catégorie - département - module - nom de l'événement)
Leur date
L'heure de début et de fin
La salle de formation
Le ou les intervenant(s)
Le ou les apprenant(s)
Les groupes (si applicable)

Note : les cours qui disparaissent de Celcat sont automatiquement supprimés sur Edusign lors de la synchronisation suivante.

Les apprenants

Une fois la synchronisation effectuée, les apprenants qui ont un cours planifié sur Edusign dans la fenêtre de synchronisation seront créés automatiquement avec :

Leur nom (obligatoire)
Leur prénom (obligatoire)
Leur e-mail (obligatoire)

Pas d'inquiétude si vous ne voyez pas apparaître l'ensemble des fiches de vos apprenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'à partir du moment où ils auront une session de formation planifiée dans la fenêtre de synchronisation.

Les intervenants

De la même manière que pour les apprenants, les intervenants qui ont un cours planifié seront créés automatiquement avec :

Leur nom (obligatoire)
Leur prénom (obligatoire)
Leur e-mail (obligatoire)

Les groupes

Les groupes d'apprenants sont synchronisés automatiquement depuis Celcat. Chaque groupe fait apparaître :

Son nom (obligatoire)
Les apprenants rattachés (obligatoire)

Synchronisation ascendante — Remontée d'assiduité vers Celcat

Les données de présence et d'absence collectées sur Edusign ne sont pas renvoyées vers Celcat. Cette fonctionnalité n'est pas disponible.

Synchronisation des événements (planning étudiant)

Le connecteur Celcat supporte la synchronisation d'événements (en plus des feuilles de présence classiques) dans un contexte où l'assiduité n'est pas à récupérer.

Cette synchronisation récupère les événements sur une fenêtre étendue et les pousse vers le planning étudiant Edusign. Les événements qui ne sont plus présents dans Celcat sont automatiquement supprimés.

Synchronisation des cohortes

Le connecteur Celcat supporte la synchronisation de cohortes : une synchronisation dédiée qui importe l'ensemble des étudiants et professeurs de chaque planning, indépendamment des événements.

Cela permet de pré-créer les profils sur Edusign avant même qu'un cours ne soit planifié dans la fenêtre de synchronisation classique.

Problèmes courants et vérifications

Vérification	Détail
La feuille n'apparaît pas sur Edusign	Le cours a peut-être été créé le jour même ou concerne une séance passée. Edusign ne synchronise que les cours futurs
Le planning n'est pas le bon	Vérifiez que les identifiants de planning configurés sont corrects. Les plannings changent souvent chaque année
L'intervenant ou l'apprenant n'apparaît pas	Il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide dans Celcat. Vérifiez également que le format des noms est correctement configuré
Doublon d'intervenant	Si l'email d'un professeur est présent deux fois sur Celcat, Edusign bloque le doublon — les feuilles associées ne seront pas remontées
Les étudiants n'apparaissent pas	Si vos étudiants sont liés uniquement via des groupes (et non directement aux événements), vérifiez que l'option correspondante est bien activée
Le lundi n'est pas pris en compte	Certaines instances Celcat utilisent 0 pour le lundi. Vérifiez que l'option "Gestion du lundi (jour 0)" est activée
L'API Celcat ne répond pas	Les instances Celcat sont souvent derrière un proxy. Vérifiez que nos IPs sont bien whitelistées

FAQ synchronisation descendante.

Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉

🔨 Comment créer des éléments manuellement sur Edusign ?

🕵️‍♀️ Je ne retrouve plus mes feuilles de présence créées manuellement : que faire ?

🔄 Comment m’assurer que la synchronisation automatique a eu lieu ?

🕑 Comment effectuer un changement d’intervenant à la dernière minute ?

🏢 Pourquoi les entreprises de mes apprenants n'apparaissent pas sur Edusign.

😱 Pourquoi certaines séances programmées sur mon connecteur n'apparaissent pas sur Edusign ?

👨‍🎓🕵️‍♂️ Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?

🗂️ Comment segmenter les informations de mon organisme sur plusieurs comptes Edusign ?

👨‍🎓👨‍🎓 Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?

⏱️ Gagner un maximum de temps avec les paramètres de votre compte. ⏱️

👉 Préconisations de paramétrage Edusign avec connecteur 👈

Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.

💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬

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