Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign.
Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données
La synchronisation depuis FCA Manager vers Edusign
L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis FCA Manager.
Ces informations permettent de générer une feuille de présence sur Edusign.
Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire Ă©marger les apprenants.
La feuille est prĂȘte et signĂ©e !
Enfin, les informations de présences et absences sont optionnellement envoyées vers FCA Manager.
Le connecteur se synchronise deux fois par jour
Entre 11h00 et 13h00 - Heure de Paris
Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris
Lors d'une synchronisation, les informations sont récupérées depuis FCA Manager vers Edusign et les présences et absences sont envoyées vers FCA Manager depuis Edusign
Les 14 jours calendaires suivants sont récupérés depuis FCA Manager
Un cours présent sur FCA Manager plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.
Les cours passĂ©s ou crĂ©Ă©s le jour mĂȘme ne seront, quant Ă eux, pas synchronisĂ©s.
Installation
Afin d'installer l'intégration entre Edusign et FCA Manager, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.
Informations de connexion API :
Fourni par vos soins Ă votre contact Edusign
URL (obligatoire)
URL d'accĂšs Ă l'API :
Username (obligatoire)
Username d'accĂšs Ă l'API :
Password (obligatoire)
Mdp d'accĂšs Ă l'API :
xxxxxxxxxxxxx
Options disponibles
Veuillez indiquer les options désirés à votre contact Edusign :
Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign.
Renvoi de l'assiduité des apprenants vers FCA Manager.
Définition d'un motif d'absence par défaut (nom exact ou ID) si celui utilisé n'est pas reconnu. Seuls les motifs "justifiés" de FCA sont importés lors de la création du connecteur
Renvoi des retards, exclusions ou départs anticipés des apprenants vers FCA Manager.
Option pour forcer la présence de l'intervenant si la validation est obligatoire sur FCA Manager.
Option pour inclure les inscriptions non confirmées aux séances.
Option pour créer les intervenants sur Edusign à partir de l'enseignement FCA si aucun n'est sélectionné dans la séance.
Synchronisation possible uniquement pour certains codes références d'activité FCA (liste des libellés requise).
Par expérience, les codes références d'activités ne sont pas suffixés de l'année (Exemple d'un CodeRefActivite valide : STNPESH-221-FUNEHC-221)
Si FCA Manager est derriĂšre une protection rĂ©seau, il faudra probablement que vous ajoutiez l'adresse IP du connecteur dans une liste blanche afin de laisser passer les requĂȘtes. Cela nĂ©cessite que nous activions le proxy sur votre connecteur. Merci de nous en informer et nous vous fournirons l'adresse du proxy pour que vos Ă©quipes rĂ©seau fassent le nĂ©cessaire.
ï»żđĄ Votre connecteur est dĂ©jĂ installĂ© et vous souhaitez activer une option ? N'hĂ©sitez pas Ă contacter votre Account Manager ou notre service support
Informations descendantes vers Edusign
đ Les feuilles de prĂ©sence
Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séances/cours sur FCA Manager, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence.
Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaßtre :
Leur nom.
Leur date.
L'heure de début et de fin.
La salle de formation.
Le ou les intervenant(s).
Le ou les apprenant(s).
Note : ce n'est qu'Ă partir du moment oĂč les feuilles de prĂ©sence qui sont associĂ©es Ă un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera crĂ©Ă© sur Edusign.
âAutrement dit, pas d'inquiĂ©tude si vous ne voyez pas apparaĂźtre l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'Ă partir du moment oĂč ils auront une session de formation planifiĂ©e dans la semaine.
ï»żđ Mes feuilles de prĂ©sences ne redescendent pas sur Edusign. Pourquoi ?
Pas de panique ! Il peut y avoir plusieurs raisons :
La feuille de prĂ©sence a Ă©tĂ© crĂ©Ă© le jour mĂȘme ou concerne une sĂ©ance ayant lieue dans le passĂ©e (Edusign ne synchronise que les feuilles de prĂ©sence des 14 prochains jours).
L'option de filtre par libellés d'Actions est activée et la séance n'est pas liée à une Action de la liste.
La feuille de présence ne possÚde pas d'intervenant ou l'intervenant n'est pas valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide).
La feuille de présence ne possÚde pas au moins un apprenant valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide).
L'email du professeur est prĂ©sent deux fois sur FCA Manager : par souci de consistance des donnĂ©es, Edusign bloque le doublon d'intervenant - une seconde occurrence d'un mĂȘme intervenant ne pouvant ĂȘtre crĂ©Ă©e, les feuilles associĂ©es ne sont pas remontĂ©es.
Si malgré ces vérifications, la feuille ne redescend toujours pas, faites nous signe via le chat.
ï»żï»żđĄ Une liste des Ă©vĂšnements et des erreurs provenant de la synchronisation du connecteur est disponible afin de vous aider dans les paramĂštres du compte sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos")
Vous pouvez aussi y accéder directement via le lien suivant.
đšâđ Les apprenants.
Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaßtre :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
Leur numéro de téléphone (facultatif).
đšâđ« Les intervenants.
De la mĂȘme maniĂšre que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuĂ©e, l'intervenant qui a un cours planifiĂ© sur Edusign dans les 14 prochains jours sera crĂ©Ă© automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaĂźtre :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
ï»żï»żđ„ Les groupes.
Si l'option de remontée des groupes est activée, une fois la synchronisation effectuée, les groupes seront créés automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des groupes dans le menu Groupes, qui feront apparaßtre :
Leur nom (obligatoirement)
Les apprenants rattachés (obligatoirement)
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. đ
đšâđđ”ïžââïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?
đšâđđšâđ Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?
La synchronisation ascendante des donnĂ©es dâassiduitĂ© đ«.
La synchronisation ascendante standard d'Edusign vers FCA Manager permet de renvoyer :
Données d'assiduité des apprenants
Données d'assiduité des intervenants
Cette synchronisation montante sâeffectue :
Chaque jour au moment des synchronisations
Uniquement pour les feuilles de présence qui auront été archivées dans la journée.
Le désarchivage d'une feuille aprÚs une premiÚre synchronisation d'une feuille peut causer des erreurs. Il est conseillé de ne pas désarchiver une feuille déjà synchronisée.
FAQ synchronisation ascendante
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ