Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign.
Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données
La synchronisation depuis FCA Manager vers Edusign
L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis FCA Manager.
Ces informations permettent de générer une feuille de présence sur Edusign.
Ensuite, vous (ou vos intervenants) pouvez faire émarger les apprenants.
La feuille est prête et signée !
Enfin, les informations de présences et absences sont optionnellement envoyées vers FCA Manager.
Le connecteur se synchronise deux fois par jour
Entre 11h00 et 13h00 - Heure de Paris
Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris
Lors d'une synchronisation, les informations sont récupérées depuis FCA Manager vers Edusign et les présences et absences sont envoyées vers FCA Manager depuis Edusign
Les 14 jours calendaires suivants sont récupérés depuis FCA Manager
Un cours présent sur FCA Manager plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.
Les cours passés ou créés le jour même ne seront, quant à eux, pas synchronisés.
Installation
Afin d'installer l'intégration entre Edusign et FCA Manager, il est nécessaire de fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.
Informations de connexion API :
Fourni par vos soins à votre contact Edusign
URL (obligatoire)
URL d'accès à l'API :
Username (obligatoire)
Username d'accès à l'API :
Password (obligatoire)
Mdp d'accès à l'API :
xxxxxxxxxxxxx
Edusign Token (obligatoire - géré par votre contact Edusign lors de l'installation initiale)
Token de l'API Edusign du client :
xxxxxxxxxxxxx--> L'API Token se récupère depuis votre compte Edusign.
Options disponibles
Veuillez indiquer les options désirés à votre contact Edusign :
Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign.
Renvoi de l'assiduité des apprenants vers FCA Manager.
Définition d'un motif d'absence par défaut (nom exact ou ID) si celui utilisé n'est pas reconnu. Seuls les motifs "justifiés" de FCA sont importés lors de la création du connecteur
Renvoi des retards, exclusions ou départs anticipés des apprenants vers FCA Manager.
Option pour forcer la présence de l'intervenant si la validation est obligatoire sur FCA Manager.
Option pour créer les intervenants sur Edusign à partir de l'enseignement FCA si aucun n'est sélectionné dans la séance.
Synchronisation possible uniquement pour certaines Actions FCA (liste des libellés requise).
Si FCA Manager est derrière une protection réseau, il faudra probablement que vous ajoutiez l'adresse IP du connecteur dans une liste blanche afin de laisser passer les requêtes. Cela nécessite que nous activions le proxy sur votre connecteur. Merci de nous en informer et nous vous fournirons l'adresse du proxy pour que vos équipes réseau fassent le nécessaire.
💡 Votre connecteur est déjà installé et vous souhaitez activer une option ? N'hésitez pas à contacter votre Account Manager ou notre service support
Informations descendantes vers Edusign
📖 Les feuilles de présence
Lorsque vous créerez ou modifierez des sessions/séances/cours sur FCA Manager, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendront vers Edusign sous forme de feuilles de présence.
Cette descente d'informations ne s'effectuera qu'au moment de la synchronisation pour créer ou modifier automatiquement des feuilles de présence en faisant apparaître :
Leur nom.
Leur date.
L'heure de début et de fin.
La salle de formation.
Le ou les intervenant(s).
Le ou les apprenant(s).
Note : ce n'est qu'à partir du moment où les feuilles de présence qui sont associées à un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera créé sur Edusign.
Autrement dit, pas d'inquiétude si vous ne voyez pas apparaître l'ensemble des fiches/profils de vos apprenants et intervenants sur Edusign. Ils n'existeront sur l'application qu'à partir du moment où ils auront une session de formation planifiée dans la semaine.
💔 Mes feuilles de présences ne redescendent pas sur Edusign. Pourquoi ?
Pas de panique ! Il peut y avoir plusieurs raisons :
La feuille de présence a été créé le jour même ou concerne une séance ayant lieue dans le passée (Edusign ne synchronise que les feuilles de présence des 14 prochains jours).
L'option de filtre par libellés d'Actions est activée et la séance n'est pas liée à une Action de la liste.
La feuille de présence ne possède pas d'intervenant ou l'intervenant n'est pas valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide).
La feuille de présence ne possède pas au moins un apprenant valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide).
L'email du professeur est présent deux fois sur FCA Manager : par souci de consistance des données, Edusign bloque le doublon d'intervenant - une seconde occurrence d'un même intervenant ne pouvant être créée, les feuilles associées ne sont pas remontées.
Si malgré ces vérifications, la feuille ne redescend toujours pas, faites nous signe via le chat.
💡 Une liste des évènements et des erreurs provenant de la synchronisation du connecteur est disponible afin de vous aider dans les paramètres du compte sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos")
Vous pouvez aussi y accéder directement via le lien suivant.
👨🎓 Les apprenants.
Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
Leur numéro de téléphone (facultatif).
👨🏫 Les intervenants.
De la même manière que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuée, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
👥 Les groupes.
Si l'option de remontée des groupes est activée, une fois la synchronisation effectuée, les groupes seront créés automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des groupes dans le menu Groupes, qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement)
Les apprenants rattachés (obligatoirement)
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉
La synchronisation ascendante des données d’assiduité 🛫.
La synchronisation ascendante standard d'Edusign vers FCA Manager permet de renvoyer :
Données d'assiduité des apprenants
Données d'assiduité des intervenants
Cette synchronisation montante s’effectue :
Chaque jour au moment des synchronisations
Uniquement pour les feuilles de présence qui auront été archivées dans la journée.
Le désarchivage d'une feuille après une première synchronisation d'une feuille peut causer des erreurs. Il est conseillé de ne pas désarchiver une feuille déjà synchronisée.
FAQ synchronisation ascendante
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Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬