Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre FCA Manager et Edusign. đ„°
Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign.
Le cas échéant, vous risqueriez la suppression ou le dédoublement de vos données
Fonctionnement
La connexion entre Edusign et FCA Manager est bidirectionnelle. Deux flux d'informations distincts coexistent :
Flux descendant đŹ : Votre planification saisie dans FCA Manager redescend automatiquement vers Edusign sous forme de feuilles de prĂ©sence (sĂ©ances, apprenants, intervenants, groupes).
Flux ascendant đ« : Les donnĂ©es d'assiduitĂ© collectĂ©es sur Edusign (prĂ©sences, absences, absences justifiĂ©es, retards, dĂ©parts anticipĂ©s, exclusions) remontent automatiquement vers FCA Manager.
Périodicité de synchronisation
Les synchronisations descendante et ascendante sont des processus distincts.
đŹ Synchronisation descendante (FCA Manager â Edusign)
Deux fois par jour : entre 11h30 et 14h, puis entre 18h30 et 22h â Heure de Paris
Les horaires des synchronisations peuvent différer légÚrement. Nous vous déconseillons les modifications de derniÚre minute. Il est préférable d'apporter vos modifications à minima la veille pour un cours prévu le lendemain.
RĂ©cupĂšre les cours, apprenants et intervenants des 14 prochains jours glissants. Les cours passĂ©s ou crĂ©Ă©s le jour mĂȘme ne sont pas synchronisĂ©s.
đ« Synchronisation ascendante (Edusign â FCA Manager)
Deux fois par jour : entre 11h30 et 13h30, puis entre 18h30 et 21h â Heure de Paris
Envoie les présences et absences des feuilles verrouillées vers FCA Manager.
Note : remontée uniquement des feuilles qui ont été verrouillées depuis la derniÚre synchronisation.
Installation
Informations pré-requises
ParamĂštre | Description |
URL de l'API FCA Manager | L'URL d'accÚs à votre API FCA Manager (se termine généralement par |
Nom d'utilisateur | Identifiant du compte API FCA Manager |
Mot de passe | Mot de passe du compte API FCA Manager |
Token Edusign | Le token API de votre compte Edusign. Récupérable par votre interlocuteur Edusign. |
Options supplémentaires disponibles
đŹ Synchronisation descendante (FCA Manager â Edusign)
Option | Description |
Filtrage par codes références d'activité | Synchroniser uniquement les séances liées à des Actions dont le code référence d'activité figure dans une liste définie (sensible à la casse). Par expérience, les codes ne sont pas suffixés de l'année (exemple valide : |
Inclure les inscriptions non confirmées | Synchroniser les apprenants dont le statut d'inscription est "Option, non confirmé" en plus des inscriptions confirmées |
Intervenants depuis l'enseignement | Créer les intervenants sur Edusign à partir de l'enseignement FCA si aucun n'est sélectionné directement dans la séance |
Désactivation de la salle | Désactiver la synchronisation de la salle de formation sur les feuilles de présence |
Formations | Synchroniser les Actions de formation FCA Manager en tant que Formations Edusign (bĂȘta) |
Envoi automatique des identifiants | Envoyer automatiquement un email de création de compte aux apprenants et/ou intervenants lors de leur ajout sur Edusign |
đ« RemontĂ©e d'assiduitĂ© (Edusign â FCA Manager)
Option | Description |
Remontée de l'assiduité | Renvoyer les données de présence et d'absence des apprenants vers FCA Manager |
Motif d'absence par défaut | Définir un motif d'absence FCA Manager utilisé comme valeur de repli lorsque le motif Edusign n'a pas de correspondance. Seuls les motifs de type "justifié" de FCA sont importés lors de la création du connecteur |
Remontée des retards | Renvoyer la durée de retard des apprenants sous forme d'absence justifiée |
Remontée des départs anticipés | Renvoyer les départs anticipés des apprenants sous forme d'absence justifiée |
Remontée des exclusions | Renvoyer les exclusions des apprenants sous forme d'absence justifiée |
Validation formateur forcĂ©e | Forcer la prĂ©sence de l'intervenant mĂȘme s'il n'a pas signĂ© la feuille. RecommandĂ© : sur FCA Manager, un Ă©margement professeur manquant bloque la remontĂ©e d'assiduitĂ© des apprenants |
La demande d'activation de ces options se fait auprĂšs d'Edusign via le chat. Sur demande, et en fonction de la faisabilitĂ© technique, d'autres paramĂštres peuvent ĂȘtre envisagĂ©s.
đŹ Synchronisation descendante â FCA Manager vers Edusign
Les feuilles de présence
Lorsque vous créez ou modifiez des séances sur FCA Manager, les informations associées redescendent vers Edusign sous forme de feuilles de présence :
Nom de la séance (libellé de l'enseignement)
Code référence de l'enseignement (en description)
Date
Heure de début et de fin
Salle de formation (si l'option n'est pas désactivée)
Intervenant(s) associé(s)
Apprenant(s) associé(s)
Les apprenants
Un apprenant est crĂ©Ă© automatiquement sur Edusign dĂšs qu'il a un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation. Les informations synchronisĂ©es sont :
Nom (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
Email (obligatoire â l'adresse principale est utilisĂ©e en prioritĂ©)
Par défaut, seuls les apprenants avec un statut d'inscription "Confirmé" sont synchronisés. L'option d'inclusion des inscriptions non confirmées permet d'élargir le périmÚtre.
Les intervenants
De la mĂȘme maniĂšre, un intervenant est crĂ©Ă© automatiquement sur Edusign dĂšs qu'il a un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation :
Nom (obligatoire)
Prénom (obligatoire)
Email (obligatoire â l'adresse principale est utilisĂ©e en prioritĂ©)
Si l'option est activée, le connecteur peut également récupérer les intervenants définis au niveau de l'enseignement FCA lorsqu'aucun intervenant n'est attribué directement à la séance.
Les individus (apprenants et intervenants) n'apparaissent sur Edusign qu'Ă partir du moment oĂč ils ont une sĂ©ance planifiĂ©e dans les 14 prochains jours.
Les groupes
Les groupes d'apprenants définis dans FCA Manager sont automatiquement synchronisés vers Edusign :
Nom du groupe (obligatoire)
Code du groupe (en description)
Apprenants rattachés (obligatoire)
Les groupes sont dĂ©dupliquĂ©s automatiquement lorsqu'un mĂȘme groupe apparaĂźt sur plusieurs sĂ©ances.
đ« Synchronisation ascendante â RemontĂ©e d'assiduitĂ© vers FCA Manager
Fonctionnement
Les feuilles de présence sont signées sur Edusign par les apprenants et intervenants.
La feuille est archivée (verrouillée) sur Edusign.
Lors de la prochaine synchronisation ascendante, les données d'assiduité sont transmises à FCA Manager.
Données remontées
Assiduité des apprenants : présence (durée réalisée), absence justifiée et/ou injustifiée pour chaque feuille de présence archivée.
AssiduitĂ© des intervenants : la durĂ©e de prĂ©sence de l'intervenant est systĂ©matiquement envoyĂ©e Ă FCA Manager (aucune option requise). Si l'option de validation forcĂ©e est activĂ©e, l'intervenant est considĂ©rĂ© prĂ©sent mĂȘme sans signature.
Important : sur FCA Manager, si l'Ă©margement d'un professeur est manquant sur une sĂ©ance, l'assiduitĂ© des apprenants de cette sĂ©ance ne pourra pas ĂȘtre enregistrĂ©e. Il est donc fortement recommandĂ© d'activer l'option de validation formateur forcĂ©e.
Motifs d'absence
La correspondance des motifs d'absence entre Edusign et FCA Manager est configurée automatiquement lors de la création du connecteur :
Les motifs d'absence de type "justifié" sont récupérés depuis l'API FCA Manager et associés aux motifs Edusign.
Un motif par dĂ©faut peut ĂȘtre dĂ©fini comme valeur de repli lorsque le motif utilisĂ© sur Edusign n'a pas de correspondance dans FCA Manager.
Les motifs de type "injustifié" ne sont pas importés par défaut. Contactez-nous si cela pose problÚme.
Retards, départs anticipés et exclusions
Si les options correspondantes sont activées :
Retards : la durée de retard de l'apprenant est envoyée comme absence justifiée. Le reste de la séance est comptabilisé comme présence.
Départs anticipés : la durée manquée aprÚs le départ de l'apprenant est envoyée comme absence justifiée. Le reste est comptabilisé comme présence.
Exclusions : la durée manquée aprÚs l'exclusion est envoyée comme absence justifiée. Le reste est comptabilisé comme présence.
Le désarchivage d'une feuille aprÚs une premiÚre synchronisation peut causer des erreurs. Il est conseillé de ne pas désarchiver une feuille déjà synchronisée.
ProblÚmes courants et vérifications
VĂ©rification | DĂ©tail |
Les sĂ©ances n'apparaissent pas sur Edusign | VĂ©rifiez que les sĂ©ances sont planifiĂ©es dans les 14 prochains jours sur FCA Manager. Les cours crĂ©Ă©s le jour mĂȘme ou dans le passĂ© ne sont pas synchronisĂ©s. |
Les sĂ©ances n'apparaissent pas malgrĂ© la fenĂȘtre correcte | VĂ©rifiez que la sĂ©ance possĂšde au moins un intervenant valide (nom, prĂ©nom, email) et au moins un apprenant valide. |
Le filtre par codes références d'activité est actif | Vérifiez que la séance est bien liée à une Action dont le code référence figure dans la liste configurée. |
Les apprenants apparaissent en double | Ne créez pas d'apprenants manuellement sur Edusign lorsque le connecteur est actif. Vérifiez que l'email de l'apprenant est unique dans FCA Manager. |
Les apprenants ou intervenants n'apparaissent pas | Ils n'apparaissent que lorsqu'ils ont un cours dans la fenĂȘtre de synchronisation (14 jours glissants). |
Un intervenant a un email en doublon sur FCA Manager | Par souci de consistance des donnĂ©es, Edusign bloque les doublons d'intervenants. Si un mĂȘme email est prĂ©sent deux fois dans FCA Manager, les feuilles associĂ©es au doublon ne seront pas synchronisĂ©es. |
Les absences ne remontent pas vers FCA Manager | Vérifiez que les feuilles de présence sont bien archivées (verrouillées) sur Edusign. |
Les absences des apprenants sont bloquées sur FCA | Vérifiez que l'émargement de l'intervenant est bien présent sur FCA. Activez l'option de validation formateur forcée si nécessaire. |
Les inscriptions "non confirmĂ©es" manquent | L'option d'inclusion des inscriptions non confirmĂ©es doit ĂȘtre activĂ©e par Edusign. |
Une liste des événements et des erreurs provenant de la synchronisation est disponible dans les paramÚtres de votre compte Edusign, onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos").
Pour toute question ou demande de support, contactez-nous en indiquant :
Le nom de votre organisme
L'identifiant de votre compte Edusign (School ID)
Une description détaillée du problÚme rencontré
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. đ
đšâđđ”ïžââïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?
đšâđđšâđ Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?
FAQ synchronisation ascendante
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
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đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ