Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre ADESOFT et Edusign. đ„°
Lorsque vous utilisez une connexion entre un ERP et Edusign, il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign lors d'une connexion avec un ERP, sous peine de suppression ou dédoublement des données.
Fonctionnement
L'intégration Edusign-ADESOFT Webservice est descendante uniquement :
Synchronisation descendante (ADESOFT vers Edusign) : les données de formation (feuilles de présence, apprenants, intervenants, groupes) sont automatiquement récupérées depuis ADESOFT et créées sur Edusign.
La remontée d'assiduité (synchronisation ascendante) n'est pas disponible pour ce connecteur. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, renseignez-vous auprÚs de votre interlocuteur Edusign sur le connecteur ADESOFT REST qui la supporte.
Important : il existe deux versions de l'API ADESOFT. Ce connecteur utilise l'ancienne API Java Servlet (Webservice). Si votre établissement utilise l'API REST (Tapir), il s'agit d'un connecteur différent. Vérifiez avec votre contact technique quelle version est en place.
Périodicité de synchronisation
Synchronisation descendante (ADESOFT vers Edusign)
Le connecteur se synchronise deux fois par jour :
Entre 11h30 et 14h00 (heure de Paris)
Entre 18h30 et 22h00 (heure de Paris)
Les horaires des synchronisations peuvent différer légÚrement. Nous vous déconseillons les modifications de derniÚre minute. Il est préférable d'apporter vos modifications à minima la veille pour un cours prévu le lendemain.
La fenĂȘtre glissante couvre les 7 jours calendaires suivants (par dĂ©faut). Un cours prĂ©sent sur ADESOFT Ă plus de 7 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Les cours passĂ©s ou crĂ©Ă©s le jour mĂȘme ne sont pas synchronisĂ©s.
Spécificité ADE : les projets
Dans ADESOFT, les données sont organisées par projet (par exemple : "Formation 2025-2026"). Il est nécessaire d'indiquer l'identifiant du projet à synchroniser. Ce paramÚtre peut changer chaque année.
Installation
Informations pré-requises
Les informations suivantes sont à fournir à votre contact Edusign. Elles sont récupérables auprÚs de l'administrateur de votre instance ADESOFT.
ParamĂštre | Description |
URL d'accĂšs Ă l'API | URL de base de l'API Webservice ADESOFT (ex : |
Nom d'utilisateur | Identifiant d'accĂšs Ă l'API |
Mot de passe | Mot de passe d'accĂšs Ă l'API (peut ĂȘtre vide si non configurĂ© sur votre instance) |
Identifiant du projet | Identifiant du projet contenant les données à synchroniser pour la période en cours (ex : le projet de l'année en cours). Ce paramÚtre peut changer chaque année. |
Options supplémentaires disponibles
PĂ©rimĂštre de synchronisation
Option | Description |
Filtre par codes de groupes | Seuls les cours contenant au moins un des groupes spécifiés seront importés. Idéal pour cibler une composante ou une formation précise. |
Filtre par noms de groupes parents | MĂȘme principe, mais basĂ© sur les noms des groupes de plus haut niveau. Le connecteur rĂ©cupĂšre automatiquement toute l'arborescence sous ces groupes. Comparaison stricte sur le nom. |
Nombre de jours Ă rĂ©cupĂ©rer | Permet de modifier la fenĂȘtre de synchronisation (par dĂ©faut : 7 jours). Ă utiliser avec prĂ©caution si le volume de donnĂ©es est important. |
Apprenants et groupes
Option | Description |
Apprenants non modélisés dans ADESOFT | Si vos apprenants ne sont pas présents dans ADESOFT, cette option synchronise les groupes vides et préserve les apprenants ajoutés manuellement dans Edusign (ex : import Excel). |
Catégorie des apprenants | Permet de spécifier la catégorie ADESOFT dans laquelle les apprenants sont définis, lorsqu'ils ne sont pas dans la catégorie par défaut. |
Arborescence des groupes | RécupÚre l'arborescence complÚte des groupes parents telle qu'elle est organisée dans ADESOFT. |
Suppression des groupes virtuels | Exclut de la synchronisation les groupes virtuels (nom ou code se terminant par "-VET"). |
Notifications
Option | Description |
Envoi automatique des identifiants aux apprenants | Envoi automatique d'un email de création de compte aux apprenants lors de leur ajout sur Edusign. |
Envoi automatique des identifiants aux intervenants | Idem pour les intervenants. |
Synchronisation descendante - ADESOFT vers Edusign
Les feuilles de présence
Lorsque vous créez ou modifiez des évÚnements sur ADESOFT, l'ensemble des informations qui leur sont associées redescendent vers Edusign sous forme de feuilles de présence :
Leur nom
Leur date
L'heure de début et de fin
La salle de formation (si disponible)
Le ou les intervenant(s)
Le ou les apprenant(s) (si présents sur ADESOFT)
Un cours doit avoir au moins un intervenant valide pour ĂȘtre importĂ©. Les cours sont extraits Ă partir des groupes : un cours ne peut pas exister sans ĂȘtre associĂ© Ă un groupe.
Les fiches/profils des apprenants et intervenants sont crĂ©Ă©s sur Edusign uniquement lorsqu'une feuille de prĂ©sence leur est associĂ©e dans la fenĂȘtre de synchronisation. Ils apparaĂźtront dĂšs qu'une session de formation est planifiĂ©e.
Les apprenants
Une fois la synchronisation effectuĂ©e, les apprenants ayant un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation sont crĂ©Ă©s automatiquement :
Leur nom (obligatoire)
Leur prénom (obligatoire)
Leur e-mail (facultatif)
Dans la plupart des cas, il n'y a pas d'apprenants directement dans ADESOFT mais sur des outils tiers pour gérer les données étudiantes. Si c'est votre cas, l'option "Apprenants non modélisés dans ADESOFT" permet de synchroniser les groupes vides et d'ajouter les apprenants manuellement dans Edusign (ex : import Excel).
Les intervenants
De la mĂȘme maniĂšre, les intervenants ayant un cours planifiĂ© dans la fenĂȘtre de synchronisation sont crĂ©Ă©s automatiquement :
Leur nom (obligatoire)
Leur prénom (obligatoire)
Leur e-mail (obligatoire)
Si un intervenant n'a pas d'email valide dans ADESOFT, la feuille de présence associée ne sera pas importée.
Les groupes
Les groupes sont créés automatiquement lors de la synchronisation. Ils font apparaßtre :
Leur nom (obligatoire)
Les apprenants rattachés (si présents dans ADESOFT)
Les groupes sont organisés sous forme d'arborescence de dossiers dans ADESOFT. L'option "Arborescence des groupes" permet de retrouver cette hiérarchie dans Edusign.
ProblÚmes courants et vérifications
VĂ©rification | DĂ©tail |
La feuille de prĂ©sence concerne une sĂ©ance passĂ©e ou du jour mĂȘme | Edusign ne synchronise que les sĂ©ances des 7 prochains jours (par dĂ©faut). Les sĂ©ances passĂ©es et du jour mĂȘme ne sont pas importĂ©es. |
La feuille de présence n'a pas d'intervenant | L'intervenant doit avoir un nom, prénom et email valides sur ADESOFT. |
L'email de l'intervenant est en double sur ADESOFT | Cela empĂȘche la synchronisation de la feuille pour Ă©viter les doublons. |
Le cours n'est associé à aucun groupe | Les cours sont extraits à partir des groupes dans ADESOFT. Un cours sans groupe ne sera pas importé. |
Le projet n'est pas le bon | L'identifiant de projet peut changer chaque année. Vérifiez auprÚs de votre administrateur ADESOFT que le bon projet est configuré. |
Le filtre par groupes exclut le cours | Si un filtre par codes ou noms de groupes est actif, seuls les cours contenant au moins un des groupes spécifiés sont importés. |
Une liste des Ă©vĂšnements et des erreurs provenant de la synchronisation est disponible dans les paramĂštres du compte, sous l'onglet "Connecteurs" > "Plus d'infos".
Si malgré ces vérifications le problÚme persiste, le support est là pour vous aider. Merci de joindre :
Le nom du compte Edusign
L'identifiant du projet et de l'évÚnement concerné
Une capture d'Ă©cran du problĂšme
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. đ
đšâđđ”ïžââïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?
đšâđđšâđ Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ