Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre Aimaira et Edusign. đ„°
Il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign lorsque vous utilisez une connexion ERP, car cela peut entraßner la suppression ou le dédoublement des données.
Fonctionnement
L'intégration fonctionne de maniÚre bidirectionnelle :
Synchronisation descendante (Aimaira vers Edusign) : Les séances, intervenants, apprenants et groupes présents sur Aimaira sont automatiquement récupérés et créés/mis à jour sur Edusign sous forme de feuilles de présence.
Synchronisation ascendante (Edusign vers Aimaira) : Les données d'assiduité (présences, absences, motifs) collectées sur Edusign sont renvoyées vers Aimaira.
Périodicité de synchronisation
Les synchronisations descendante et ascendante sont des processus distincts.
đŹ Synchronisation descendante (Aimaira â Edusign)
Deux fois par jour : entre 11h30 et 14h, puis entre 18h30 et 22h â Heure de Paris
Les horaires des synchronisations peuvent différer légÚrement. Nous vous déconseillons les modifications de derniÚre minute. Il est préférable d'apporter vos modifications à minima la veille pour un cours prévu le lendemain.
RĂ©cupĂšre les cours, apprenants et intervenants des 14 prochains jours glissants.
Un cours prĂ©sent sur Aimaira Ă plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Les cours passĂ©s ou crĂ©Ă©s le jour mĂȘme ne sont pas synchronisĂ©s. Les sĂ©ances annulĂ©es sur Aimaira sont ignorĂ©es.
đ« Synchronisation ascendante (Edusign â Aimaira)
Deux fois par jour : entre 11h30 et 13h30, puis entre 18h30 et 21h â Heure de Paris
Envoie les présences et absences des feuilles verrouillées vers Aimaira.
Note : remontée uniquement des feuilles qui ont été verrouillées depuis la derniÚre synchronisation.
Le désarchivage d'une feuille aprÚs une premiÚre synchronisation peut causer des erreurs. Il est conseillé de ne pas désarchiver une feuille déjà synchronisée.
Installation
Pour installer l'intégration entre Edusign et Aimaira, vous devez fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.
Informations pré-requises
Pour connecter Edusign à votre compte Aimaira, contactez votre interlocuteur Aimaira pour demander des accÚs à leur API. Une fois la demande effectuée, une URL, un identifiant et un mot de passe vous seront transmis.
ParamĂštre | Description |
URL | URL d'accĂšs Ă l'API Aimaira (ex : |
Identifiant | Identifiant d'accĂšs Ă l'API (ex : |
Mot de passe | Mot de passe d'accĂšs Ă l'API Aimaira |
Token d'API Edusign | Récupérable par votre interlocuteur Edusign |
Paramétrage complémentaire
Veuillez indiquer les options désirées à votre contact Edusign.
Option | Description |
Envoi automatique des identifiants | Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign |
Filtrage par structures (Marque) | Permet de filtrer les séances à synchroniser par identifiant d'école (appelé "Marque" dans Aimaira). Communiquer les identifiants à votre contact Edusign (ex : |
Options de synchronisation descendante
Ces options permettent d'affiner les données récupérées depuis Aimaira vers Edusign.
Option | Description |
Utilisation de l'email école | Utilise l'email d'école (issu de l'inscription) au lieu de l'email personnel pour les apprenants. En cas d'absence d'email école, l'email personnel est utilisé en dernier recours. |
Import des tuteurs entreprise | Importe les tuteurs (maĂźtre de stage et maĂźtre de stage bis) depuis les conventions rattachĂ©es aux apprenants, en tant que contacts externes sur Edusign. â ïž Il est nĂ©cessaire que la convention soit au statut "complĂ©tĂ©e" pour que le tuteur soit importĂ© sur Edusign |
ⳠFiltrage par statut de convention | Restreint l'import des tuteurs aux conventions dont le statut correspond à un ou plusieurs codes spécifiques (ex : "Complétée"). à préciser à votre contact Edusign |
Import des événements communs | Importe les événements communs depuis Aimaira (conférences, ateliers, etc.) comme feuilles de présence sur Edusign |
âł Intervenant par dĂ©faut | Si l'import des Ă©vĂ©nements communs est activĂ©, un intervenant par dĂ©faut dĂ©jĂ existant sur Edusign doit ĂȘtre renseignĂ©. Communiquer son identifiant Edusign (ex : |
Options de remontée d'assiduité
Ces options ne s'appliquent que si la remontée d'assiduité est activée (Edusign vers Aimaira).
Option | Description |
Remontée d'assiduité | Active le renvoi de l'assiduité des apprenants vers Aimaira. Pré-requis pour toutes les options ci-dessous. |
Passage automatique en statut "RĂ©alisĂ©e" | Passe automatiquement la planification en statut "RĂ©alisĂ©e" lors de la remontĂ©e. Vivement conseillĂ© â sans cette option, l'assiduitĂ© n'est pas visible cĂŽtĂ© client dans Aimaira |
Gestion des retards | Envoie les retards des apprenants vers Aimaira |
Gestion des exclusions | Envoie les exclusions de cours vers Aimaira |
Gestion des départs anticipés | Envoie les départs anticipés vers Aimaira |
Synchronisation descendante â Aimaira vers Edusign
Les feuilles de présence
Lorsque vous créez ou modifiez des séances sur Aimaira, les informations associées sont envoyées vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette opération se fait automatiquement lors de la synchronisation.
Informations présentes dans les feuilles de présence :
Leur nom (nom du cours Aimaira)
Leur description (libellé externe du cours + salle si disponible)
Leur date de début et de fin
La salle de formation
Le ou les intervenant(s)
Le ou les apprenant(s)
Le ou les groupe(s)
Les individus (apprenants et intervenants) ne sont crĂ©Ă©s sur Edusign qu'Ă partir du moment oĂč ils sont rattachĂ©s Ă une sĂ©ance dans la fenĂȘtre de synchronisation (14 jours).
Les apprenants
Une fois la synchronisation effectuée, les apprenants ayant un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sont créés automatiquement avec :
Leur prénom (obligatoire)
Leur nom (obligatoire)
Leur e-mail (obligatoire)
Leurs tuteurs entreprise (si l'option est activée)
Les intervenants
De la mĂȘme maniĂšre, les intervenants ayant un cours planifiĂ© dans les 14 prochains jours sont crĂ©Ă©s automatiquement avec :
Leur prénom (obligatoire)
Leur nom (obligatoire)
Leur e-mail (obligatoire)
Les groupes
Les groupes de la séance Aimaira sont créés et mis à jour automatiquement avec :
Leur nom (obligatoire)
Leur code (description)
Les apprenants rattachés (via les inscriptions du groupe)
Les événements communs (optionnel)
Si l'import des Ă©vĂ©nements communs est activĂ©, les Ă©vĂ©nements communs Aimaira (confĂ©rences, ateliers, rĂ©visions, etc.) sont Ă©galement importĂ©s comme feuilles de prĂ©sence sur Edusign. Ils sont soumis au mĂȘme filtrage par structure que les sĂ©ances classiques.
Un intervenant par défaut est requis car les événements communs n'ont généralement pas de professeur associé.
Mes feuilles de présence ne descendent pas sur Edusign. Pourquoi ?
Pas de panique ! Il peut y avoir plusieurs raisons :
La feuille de prĂ©sence a Ă©tĂ© crĂ©Ă©e le jour mĂȘme ou concerne une sĂ©ance dans le passĂ© (Edusign ne synchronise que les 14 prochains jours)
La séance est annulée sur Aimaira
La feuille de présence n'est pas planifiée sur la bonne structure (Marque)
La feuille de présence ne possÚde pas d'intervenant ou l'intervenant n'est pas valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide)
La feuille de présence ne possÚde pas au moins un apprenant valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide)
Le cours Aimaira n'existe pas (identifiant invalide)
Une liste des événements et des erreurs provenant de la synchronisation est disponible dans les paramÚtres du compte sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos").
Synchronisation ascendante â RemontĂ©e d'assiduitĂ© vers Aimaira
Fonctionnement
L'intervenant fait signer les apprenants sur Edusign.
La feuille de présence est verrouillée (archivée) sur Edusign.
Lors de la prochaine synchronisation, les données d'assiduité sont envoyées vers Aimaira.
Données remontées
Pour chaque apprenant d'un cours verrouillé :
Ătat de prĂ©sence (prĂ©sent / absent)
Horodatage du contrÎle de présence
Heure de début et de fin effective de la présence
Motifs d'absence
Si des motifs d'absence sont configurés (mapping entre les motifs Edusign et les motifs Aimaira), le motif correspondant est envoyé avec l'absence.
Le mapping des motifs se fait lors de l'installation. Contactez votre interlocuteur Edusign pour configurer les motifs ou demander une capture des motifs Aimaira disponibles.
Passage en statut "Réalisée"
Si l'option est activée, la planification Aimaira est automatiquement passée en statut "Réalisée" lors de la remontée d'assiduité. Cela est nécessaire pour que les données d'assiduité soient visibles cÎté client dans Aimaira.
Retards, exclusions et départs anticipés
Si les options correspondantes sont activées :
Retards : l'heure de début effective de l'apprenant est décalée du nombre de minutes de retard
Exclusions : l'apprenant est marqué comme exclu avec l'heure de fin correspondante
Départs anticipés : l'apprenant est marqué avec un départ anticipé et l'heure de départ effective
ProblÚmes courants et vérifications
VĂ©rification | DĂ©tail |
La séance n'apparaßt pas sur Edusign | Vérifier qu'elle est dans les 14 prochains jours, non annulée, et qu'elle possÚde un intervenant et au moins un apprenant valide |
L'intervenant ou l'apprenant n'apparaßt pas | Il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide dans Aimaira |
Les absences ne remontent pas | Vérifier que la feuille est bien verrouillée sur Edusign et que l'option de remontée est activée. Si l'option "Passage en Réalisée" est activée, vérifier que la planification est bien passée en "Réalisée" |
Les tuteurs ne s'importent pas | Vérifier que l'option est activée et que la convention est dans les dates en cours. Si le filtrage par statut de convention est actif, vérifier le statut |
Des cours d'une autre Ă©cole apparaissent | Activer l'option de filtrage par structure (Marque) et/ou le nettoyage automatique des cours |
Les apprenants apparaissent en double | Vérifier la cohérence des emails entre Aimaira et Edusign. Si l'option email école est activée, s'assurer que les emails école sont bien renseignés |
Si malgré ces vérifications, le problÚme persiste, contactez-nous via le chat en précisant :
Le nom de l'organisme
L'identifiant de la séance/l'apprenant/l'intervenant concerné
Une capture d'Ă©cran du problĂšme
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. đ
â
đšâđđ”ïžââïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?
đšâđđšâđ Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?
FAQ synchronisation ascendante
â±ïž Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. â±ïž
Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
đŹ Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. đŹ