Fini la double saisie ! Vos données de formation sont automatiquement synchronisées entre Aurion et Edusign. 🥰
Il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign lorsque vous utilisez une connexion ERP, car cela peut entraîner la suppression ou le dédoublement des données.
La synchronisation depuis Aimaira vers Edusign
L'intégration permet à Edusign de récupérer des données liées aux formations depuis Aimaira. Ces informations permettent de générer une feuille de présence sur Edusign, que vous (ou vos intervenants) pouvez utiliser pour faire émarger les apprenants. Une fois la feuille prête, elle peut être signée !
Enfin, les informations de présences et absences sont optionnellement envoyées vers Aimaira.
Fréquence de synchronisation
Le connecteur se synchronise deux fois par jour :
Entre 11h00 et 13h00 - Heure de Paris
Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris
Lors de chaque synchronisation, les informations sont récupérées depuis Aimaira vers Edusign et les présences/absences sont envoyées vers Aimaira depuis Edusign.
Les 14 jours calendaires suivants sont récupérés depuis Aimaira
Un cours présent sur Aimaira plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.
Les cours passés ou créés le jour même ne seront pas synchronisés.
Installation
Pour installer l'intégration entre Edusign et Aimaira, vous devez fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.
Informations de connexion API
🚀 Accès à l'API Aimaira :
Pour connecter Edusign à votre compte Aimaira, contactez votre interlocuteur Aimaira pour demander des accès à leur API.
Une fois la demande effectuée, une URL, un identifiant et un mot de passe vous seront transmis.
Fourni par vos soins à votre contact Edusign
URL (obligatoire)
URL d'accès à l'API : https://votreorganisme.aimaira.net/graphv1
Username (obligatoire)
Username d'accès à l'API :
VOTREORGANISME\\api@aimaira.fr
Password (obligatoire)
Mdp d'accès à l'API :
xxxxxxxxxxxxx
Edusign Token (obligatoire - géré par votre contact Edusign lors de l'installation initiale)
Token de l'API Edusign du client :
xxxxxxxxxxxxx--> L'API Token se récupère depuis votre compte Edusign.
Options disponibles
Veuillez indiquer les options désirés à votre contact Edusign.
Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign
Renvoi de l'assiduité des apprenants vers Aimaira
Autres options disponibles :
Structures (optionnel)
Permet de filtrer les séances à synchroniser par ID d'école (appelé "Marque") :
2345, 98900, 20392,...
Import des évènements communs - importEvenementsCommuns (optionnel)
Permet d'activer l'import des évènements communs depuis Aimaira vers Edusign (conférences, ateliers en commun, etc.).
Professeur par défaut pour les évènements communs - defaultProfsForEvenementsCommun (optionnel)
Si l'import des événements communs est activé, il faut spécifier un professeur par défaut, déjà existant sur Edusign.
Chaque feuille de présence nécessite un intervenant, même fictif, pour être créée sur Edusign et les événements communs n'ont généralement pas de professeur associé.
Une fois configuré, transmettez l’identifiant du professeur à votre contact Edusign.Exemple :
cw7g4e59ocb6mvni.
Tuteurs - importStudentTutors (optionnel)
Permet la remontée des tuteurs depuis les conventions rattachées aux apprenants
⚠️ Il est nécessaire que la convention soit au statut "complétée" pour que le tuteur soit importé sur Edusign
Gestion du statut des cours - planifRealise (optionnel, mais vivement conseillé)
Permet de passer automatiquement le statut d'une planification à "Réalisée" lors de la remontée de l'assiduité. Obligatoire pour que la remontée des absences soit effective dans Aimaira.
Gestion des exclusions - studentExclusion (optionnel)
Permet la synchronisation des exclusions de cours vers Aimaira lors de la remontée de l'assiduité.
Gestion de retards - studentDelay (optionnel)
Permet la synchronisation des retards vers Aimaira lors de la remontée de l'assiduité.
Gestion des départs anticipés - studentEarlyDeparture (optionnel)
Permet la synchronisation des départs anticipés vers Aimaira lors de la remontée de l'assiduité.
💡 Votre connecteur est déjà installé et vous voulez l'activation d'une option ?
Contactez-nous signe via le chat.
Informations descendantes vers Edusign
📖 Les feuilles de présence
Lorsque vous créez ou modifiez des sessions/cours/séances sur Aimaira, les informations associées sont envoyées vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette opération se fait automatiquement lors de la synchronisation.
Informations affichées dans les feuilles de présence :
Leur nom.
Leur date.
L'heure de début et de fin.
La salle de formation.
Le ou les intervenant(s).
Le ou les apprenant(s).
Note : ce n'est qu'à partir du moment où les feuilles de présence qui sont associées à un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera créé sur Edusign.
💔 Mes feuilles de présences ne redescendent pas sur Edusign. Pourquoi ?
Pas de panique ! Il peut y avoir plusieurs raisons :
La feuille de présence a été créé le jour même ou concerne une séance ayant lieue dans le passée (Edusign ne synchronise que les feuilles de présence des 14 prochains jours)
La feuille de présence n'est pas planifiée sur la bonne structure
La feuille de présence ne possède pas d'intervenant ou l'intervenant n'est pas valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide)
La feuille de présence ne possède pas au moins un apprenant valide (il doit posséder un nom, prénom et une adresse mail valide)
Si malgré ces vérifications, la feuille ne redescend toujours pas, contactez-nous via le chat.
💡 Une liste des évènements et des erreurs provenant de la synchronisation du connecteur est disponible afin de vous aider dans les paramètres du compte sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos")
Vous pouvez aussi y accéder directement via le lien suivant.
👨🎓 Les apprenants.
Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
👨🏫 Les intervenants.
De la même manière que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuée, l'intervenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement).
Leur prénom (obligatoirement).
Leur e-mail (obligatoirement).
👥 Les groupes.
Une fois la synchronisation effectuée, les groupes seront créés automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des groupes dans le menu Groupes, qui feront apparaître :
Leur nom (obligatoirement)
Les apprenants rattachés (obligatoirement)
FAQ synchronisation descendante.
Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rédigée par nos soins pourra vous apporter plus de réponses encore. 😉
La synchronisation ascendante des données d’assiduité 🛫.
La synchronisation ascendante standard d'Edusign vers Aimaira permet de renvoyer :
Données d'assiduité des apprenants
Cette synchronisation montante s’effectue :
Chaque jour au moment des synchronisations
Uniquement pour les feuilles de présence qui auront été archivées.
Le désarchivage d'une feuille après une première synchronisation d'une feuille peut causer des erreurs. Il est conseillé de ne pas désarchiver une feuille déjà synchronisée.
FAQ synchronisation ascendante
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Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.
💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬
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