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Aimaira x Edusign

Écrit par Arthur
Mis à jour il y a plus de 2 mois

Fini la double saisie ! Vos donnĂ©es de formation sont automatiquement synchronisĂ©es entre Aimaira et Edusign. đŸ„°

Il est déconseillé de créer ou modifier des éléments directement sur Edusign lorsque vous utilisez une connexion ERP, car cela peut entraßner la suppression ou le dédoublement des données.

La synchronisation depuis Aimaira vers Edusign

L'intĂ©gration permet Ă  Edusign de rĂ©cupĂ©rer des donnĂ©es liĂ©es aux formations depuis Aimaira. Ces informations permettent de gĂ©nĂ©rer une feuille de prĂ©sence sur Edusign, que vous (ou vos intervenants) pouvez utiliser pour faire Ă©marger les apprenants. Une fois la feuille prĂȘte, elle peut ĂȘtre signĂ©e !

Enfin, les informations de présences et absences sont optionnellement envoyées vers Aimaira.
​

Fréquence de synchronisation

Le connecteur se synchronise deux fois par jour :

  • Entre 11h00 et 14h00 - Heure de Paris

  • Entre 18h00 et 21h00 - Heure de Paris

​Lors de chaque synchronisation, les informations sont rĂ©cupĂ©rĂ©es depuis Aimaira vers Edusign et les prĂ©sences/absences sont envoyĂ©es vers Aimaira depuis Edusign.

Les 14 jours calendaires suivants sont récupérés depuis Aimaira

  • Un cours prĂ©sent sur Aimaira plus de 14 jours dans le futur ne sera pas encore visible sur Edusign. Il faudra patienter.

  • Les cours passĂ©s ou crĂ©Ă©s le jour mĂȘme ne seront pas synchronisĂ©s.

Installation

Pour installer l'intégration entre Edusign et Aimaira, vous devez fournir les informations suivantes à votre contact Edusign.

Informations de connexion API

🚀 Accùs à l'API Aimaira :

  • Pour connecter Edusign Ă  votre compte Aimaira, contactez votre interlocuteur Aimaira pour demander des accĂšs Ă  leur API.

  • Une fois la demande effectuĂ©e, une URL, un identifiant et un mot de passe vous seront transmis.

Fourni par vos soins Ă  votre contact Edusign

  1. URL (obligatoire)

  2. Username (obligatoire)

  3. Password (obligatoire)

    • Mdp d'accĂšs Ă  l'API : xxxxxxxxxxxxx

Options disponibles

Veuillez indiquer les options désirés à votre contact Edusign.

  • Envoi automatique des identifiants aux intervenants et apprenants lors de leur ajout sur Edusign

  • Renvoi de l'assiduitĂ© des apprenants vers Aimaira

Autres options disponibles :

  1. Structures (optionnel)

    • Permet de filtrer les sĂ©ances Ă  synchroniser par ID d'Ă©cole (appelĂ© "Marque") : 2345, 98900, 20392,...
      ​

  2. Import des Ă©vĂšnements communs - importEvenementsCommuns (optionnel)

    • Permet d'activer l'import des Ă©vĂšnements communs depuis Aimaira vers Edusign (confĂ©rences, ateliers en commun, etc.).
      ​

  3. Professeur par défaut pour les évÚnements communs - defaultProfsForEvenementsCommun (optionnel)

    • Si l'import des Ă©vĂ©nements communs est activĂ©, il faut spĂ©cifier un professeur par dĂ©faut, dĂ©jĂ  existant sur Edusign.

      Chaque feuille de prĂ©sence nĂ©cessite un intervenant, mĂȘme fictif, pour ĂȘtre crĂ©Ă©e sur Edusign et les Ă©vĂ©nements communs n'ont gĂ©nĂ©ralement pas de professeur associĂ©.

      Une fois configurĂ©, transmettez l’identifiant du professeur Ă  votre contact Edusign.Exemple : cw7g4e59ocb6mvni.
      ​

  4. Tuteurs - importStudentTutors (optionnel)

    • Permet la remontĂ©e des tuteurs depuis les conventions rattachĂ©es aux apprenants

    • âš ïžï»ż Il est nĂ©cessaire que la convention soit au statut "complĂ©tĂ©e" pour que le tuteur soit importĂ© sur Edusign
      ​

  5. Gestion du statut des cours - planifRealise (optionnel, mais vivement conseillé)

    • Permet de passer automatiquement le statut d'une planification Ă  "RĂ©alisĂ©e" lors de la remontĂ©e de l'assiduitĂ©. Obligatoire pour que la remontĂ©e des absences soit effective dans Aimaira.
      ​

  6. Gestion des exclusions - studentExclusion (optionnel)

    • Permet la synchronisation des exclusions de cours vers Aimaira lors de la remontĂ©e de l'assiduitĂ©.
      ​

  7. Gestion de retards - studentDelay (optionnel)

    • Permet la synchronisation des retards vers Aimaira lors de la remontĂ©e de l'assiduitĂ©.
      ​

  8. Gestion des départs anticipés - studentEarlyDeparture (optionnel)

    • Permet la synchronisation des dĂ©parts anticipĂ©s vers Aimaira lors de la remontĂ©e de l'assiduitĂ©.

ï»żđŸ’Ąï»ż Votre connecteur est dĂ©jĂ  installĂ© et vous voulez l'activation d'une option ?

Contactez-nous via le chat.

Informations descendantes vers Edusign

📖 Les feuilles de prĂ©sence

Lorsque vous créez ou modifiez des sessions/cours/séances sur Aimaira, les informations associées sont envoyées vers Edusign sous forme de feuilles de présence. Cette opération se fait automatiquement lors de la synchronisation.

Informations affichées dans les feuilles de présence :

  • Leur nom.

  • Leur date.

  • L'heure de dĂ©but et de fin.

  • La salle de formation.

  • Le ou les intervenant(s).

  • Le ou les apprenant(s).

Note : ce n'est qu'Ă  partir du moment oĂč les feuilles de prĂ©sence qui sont associĂ©es Ă  un individu (apprenant ou intervenant) que ce dernier sera crĂ©Ă© sur Edusign.

đŸ’”ï»ż Mes feuilles de prĂ©sences ne redescendent pas sur Edusign. Pourquoi ?

Pas de panique ! Il peut y avoir plusieurs raisons :

  • La feuille de prĂ©sence a Ă©tĂ© crĂ©Ă© le jour mĂȘme ou concerne une sĂ©ance ayant lieue dans le passĂ©e (Edusign ne synchronise que les feuilles de prĂ©sence des 14 prochains jours)

  • La feuille de prĂ©sence n'est pas planifiĂ©e sur la bonne structure

  • La feuille de prĂ©sence ne possĂšde pas d'intervenant ou l'intervenant n'est pas valide (il doit possĂ©der un nom, prĂ©nom et une adresse mail valide)

  • La feuille de prĂ©sence ne possĂšde pas au moins un apprenant valide (il doit possĂ©der un nom, prĂ©nom et une adresse mail valide)

Si malgré ces vérifications, la feuille ne redescend toujours pas, contactez-nous via le chat.

ï»żđŸ’Ąï»ż Une liste des Ă©vĂšnements et des erreurs provenant de la synchronisation du connecteur est disponible afin de vous aider dans les paramĂštres du compte sous l'onglet "Connecteurs" (sous "Plus d'infos")

Vous pouvez aussi y accéder directement via le lien suivant.

👹‍🎓 Les apprenants.

Une fois la synchronisation effectuée, l'apprenant qui a un cours planifié sur Edusign dans les 14 prochains jours sera créé automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos apprenants depuis le menu Apprenants qui feront apparaßtre :

  • Leur nom (obligatoirement).

  • Leur prĂ©nom (obligatoirement).

  • Leur e-mail (obligatoirement).
    ​

đŸ‘šâ€đŸ« Les intervenants.

De la mĂȘme maniĂšre que pour les apprenants, une fois la synchronisation effectuĂ©e, l'intervenant qui a un cours planifiĂ© sur Edusign dans les 14 prochains jours sera crĂ©Ă© automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des profils/fiches de vos intervenants depuis le menu Intervenants qui feront apparaĂźtre :

  • Leur nom (obligatoirement).

  • Leur prĂ©nom (obligatoirement).

  • Leur e-mail (obligatoirement).

đŸ‘„ï»ż Les groupes.

Une fois la synchronisation effectuée, les groupes seront créés automatiquement. Vous retrouverez alors l'ensemble des groupes dans le menu Groupes, qui feront apparaßtre :

  • Leur nom (obligatoirement)

  • Les apprenants rattachĂ©s (obligatoirement)

FAQ synchronisation descendante.

Si vous vous posez encore des questions sur la synchronisation descendante, une FAQ rĂ©digĂ©e par nos soins pourra vous apporter plus de rĂ©ponses encore. 😉
​

🔹 Comment crĂ©er des Ă©lĂ©ments manuellement sur Edusign ?

đŸ•”ïžâ€â™€ïž Je ne retrouve plus mes feuilles de prĂ©sence crĂ©Ă©es manuellement : que faire ?

🔄 Comment m’assurer que la synchronisation automatique a eu lieu ?

🕑 Comment effectuĂ© un changement d’intervenant Ă  la derniĂšre minute ?

🏱 Pourquoi les entreprises de mes apprenants n'apparaissent pas sur Edusign.

đŸ˜± Pourquoi certaines sĂ©ances programmĂ©es sur mon connecteur n'apparaissent pas sur Edusign ?

đŸ‘šâ€đŸŽ“đŸ•”ïžâ€â™‚ïž Pourquoi les intervenants et/ou apprenants n'apparaissent pas sur Edusign ?

đŸ—‚ïž Comment segmenter les informations de mon organisme sur plusieurs comptes Edusign ?

👹‍🎓👹‍🎓 Pourquoi les apprenants apparaissent-ils en double sur Edusign ?

La synchronisation ascendante des donnĂ©es d’assiduitĂ© đŸ›«.

La synchronisation ascendante standard d'Edusign vers Aimaira permet de renvoyer :

  • DonnĂ©es d'assiduitĂ© des apprenants

Cette synchronisation montante s’effectue :

  • Chaque jour au moment des synchronisations

  • Uniquement pour les feuilles de prĂ©sence qui auront Ă©tĂ© archivĂ©es.

Le désarchivage d'une feuille aprÚs une premiÚre synchronisation d'une feuille peut causer des erreurs. Il est conseillé de ne pas désarchiver une feuille déjà synchronisée.

FAQ synchronisation ascendante

🔄🔄 Comment faire remonter les donnĂ©es d’assiduitĂ© deux fois par jour ?

📆 Quand a eu lieu la derniùre synchronisation montante ?

đŸ•”ïžâ€â™€ïž Pourquoi je ne retrouve pas les mĂȘmes donnĂ©es sur Edusign et mon ERP ?

đŸŽŸComment Ă©viter qu'Edusign envoi pas les Ă©tats d’assiduitĂ© Ă  mon ERP ?

⏱ Gagner un maximum de temps avec les paramĂštres de votre compte. ⏱

👉 PrĂ©conisations de paramĂ©trage Edusign avec connecteur 👈

Pour aller plus loin, visitez notre centre d'aide.

💬 Si vous n'y trouvez pas votre bonheur, contactez-nous via le chat. 💬

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?

😞😐😃

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