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1️⃣ La sincronización descendente: lo esencial!
La sincronización descendente estándar entre Edusign y Hyperplanning permite la importación y actualización automática de su planificación en Edusign una vez introducidos los datos en Hyperplanning.
No obstante, es importante señalar que la sincronización descendente se lleva a cabo:
🕛Dos veces al día alrededor de las 12h y las 22h.
📅 Para todas las sesiones/sesiones/hojas de asistencia en los próximos 14 días continuos.
En otras palabras: no hay necesidad de crear nada manualmente, no es necesario ingresar la información dos veces. Ya ha hecho el trabajo una primera vez en Hyperplanning, el conector Edusign se encarga del resto 😉
2️⃣ ¿Qué información se sincroniza con Edusign?
📖 Las sesiones de clase
Entre la información sincronizada de Hyperplanning a Edusign, encontramos las clases. Al crear o modificar sesiones/séances/cursos en Hyperplanning, toda la información asociada se transfiere a Edusign en forma de hojas de asistencia.
Para asegurar una buena sincronización de la planificación en Edusign, es importante que cada sesión tenga:
Un nombre (obligatorio)
Una fecha (obligatorio)
Una hora de inicio y fin (obligatorio)
Un docente con una dirección de correo electrónico válida (obligatorio)
El(los) estudiante(s) o grupo de estudiantes (obligatorio)
La sala asociada (opcional)
Importante: Es normal que no veas tus hojas más allá de 14 días, y es normal que todos tus estudiantes e docentes no se creen desde el principio. Se crearán en cuanto tengan una sesión de formación planificada en los próximos 14 días (ya que la sincronización solo se realiza para los próximos 14 días 😉).
Para personalizar más la sincronización, es posible agregar un filtro a los cursos a sincronizar o excluir de la sincronización utilizando las familias y temas asociados con los cursos en Hyperplanning.
Más información sobre los filtros de los cursos.
👨🎓 Los estudiantes/alumnos
Durante la sincronización de su planificación, sus estudiantes se crean automáticamente en Edusign. No es necesario agregarlos manualmente, no es necesario ingresar la información dos veces.
Una vez realizada la sincronización, el estudiante que tiene un curso planificado en Edusign en los próximos 14 días se crea automáticamente. Luego puede acceder a todos los perfiles/fichas de sus estudiantes desde el menú estudiantes en su cuenta de Edusign.
Para asegurar una buena sincronización de sus estudiantes, es importante que cada ficha de estudiante en Hyperplanning tenga:
Un nombre (obligatorio)
Un apellido (obligatorio)
Un correo electrónico (obligatorio)
El nombre del curso seguido (recomendado)
El nombre de la empresa receptora (recomendado)
El MA/tutor asociado al contrato (recomendado/opcional)
Uno o más tags de estudiante (opcional)
Si utiliza varias cuentas de Edusign, entonces sus estudiantes también deben tener la familia y el tema correctos en Hyperplanning.
Más información sobre las "familias y temas" en Hyperplanning.
👨👩👧👦 Los grupos de estudiantes
Los grupos de estudiantes, promociones o incluso grupos de clase se sincronizan automáticamente en Edusign. Para que se cree un grupo, es necesario que al menos uno de los estudiantes del grupo esté planificado en una sesión que tenga lugar en los próximos 14 días.
En un mismo grupo, si algunos estudiantes deben ser sincronizados y otros no, solo se sincronizarán los que estén asignados a la "familia y tema" correctos.
👨🏫 Los docentes/docentes
De la misma manera que con los estudiantes, el docente que tiene un curso planificado en Edusign en los próximos 14 días se crea automáticamente. Entonces puede acceder a todos los perfiles/fichas de sus docentes desde el menú docentes de su cuenta de Edusign.
Para asegurar una buena sincronización de sus docentes, es importante que cada ficha en Hyperplanning tenga:
Un nombre (obligatorio)
Un apellido (obligatorio)
Un correo electrónico válido (obligatorio)
👩🍳Los tutores/Maestros de aprendizaje
Durante la sincronización de los estudiantes, también es posible sincronizar al tutor/MA asignado.
Importante: La gestión de tutores/MA es diferente dependiendo de la versión de Hyperplanning que esté utilizando:
Si utiliza HP2022 o una versión anterior, entonces la información sobre los tutores/MA debe ingresarse en la parte de Prácticas.
Si utiliza HP2023 o una versión posterior, entonces la información sobre los tutores/MA puede ingresarse ya sea en la parte de Prácticas o en la parte de Alternancia. Debe especificarse al implementar inicialmente el conector entre Hyperplanning y Edusign.
Para asegurar una buena sincronización de sus MA/tutores, es importante que cada ficha en Hyperplanning tenga:
Un nombre (obligatorio)
Un nombre (obligatorio)
Un correo electrónico válido (obligatorio)
Nota: el conector se basa en las fechas del contrato y deja de sincronizar el tutor una vez que este ha finalizado. Sin embargo, este último seguirá apareciendo en Edusign hasta que el perfil del alumno se actualice mediante una nueva sincronización del conector (lo que, por lo tanto, asignará al alumno en cuestión a nuevas hojas de asistencia en los próximos días).
3️⃣ Los errores de sincronización más comunes
🔁 Faltan algunas hojas de asistencia
Para resolver el 95% de los casos, si falta una hoja de asistencia, se aconseja verificar que:
La sesión está bien planificada en los próximos 14 días
La sesión está bien asignada a un docente con una dirección de correo electrónico válida
La sesión está bien asignada al menos a un estudiante (prestar atención al filtro de familia/tema)
Si esta información se completa correctamente en Hyperplanning, debe verificar si se ha aplicado un filtro a las familias y temas de los estudiantes y/o cursos.
Si toda la información necesaria se introduce correctamente en Hyperplanning, aquí hay un mensaje tipo para comunicarse eficazmente con nuestro soporte (support@edusign.fr). :
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Hola,
Una o más hojas de asistencia no se han creado en mi cuenta de Edusign.
Aquí están las referencias:
[Nombre de la sesión]
[Fecha y hora de la sesión]
[Correo electrónico del docente]
[Correo electrónico de al menos un estudiante]
¿Puede revisar lo que está pasando?
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Advertencia: el conector no permite crear hojas en el pasado. Solo las hojas futuras se pueden sincronizar automáticamente. Si nota que falta una hoja mientras que el inicio de la sesión ya ha pasado (o el mismo día), entonces debe recrear manualmente la hoja de asistencia e informar los datos de asistencia manualmente en Hyperplanning. Agregar una hoja de asistencia manualmente en Edusign.
🔁 Faltan algunos estudiantes o grupos de estudiantes
En el 99% de los casos, la ausencia de sincronización de un estudiante se explica de 2 maneras:
El estudiante nunca ha firmado en Edusign y no está planificado en los próximos 14 días.
=> La verificación se realiza directamente en Hyperplanning revisando la fecha planificada más cercana para el estudiante en cuestión.
La familia y el tema del estudiante no están correctamente completados con respecto al filtro implementado.
=> La verificación se realiza tanto en Hyperplanning (Más información sobre "familias y temas" en Hyperplanning) como en Edusign (Más información sobre "familias y temas" en Edusign)
Si toda la información necesaria se introduce correctamente en Hyperplanning, aquí tiene un mensaje tipo para comunicarse eficazmente con nuestro soporte (support@edusign.fr). :
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Hola,
Uno de mis estudiantes no ha sido creado en mi cuenta de Edusign.
Aquí están las referencias de su próximo curso:
[Nombre de la sesión]
[Fecha y hora de la sesión]
[Correo electrónico del docente de la sesión]
[Correo electrónico del estudiante]
¿Puede revisar lo que está pasando?
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Un pequeño recordatorio: el conector solo crea en Edusign a los estudiantes que tienen un curso planificado en los próximos 14 días.
🔁 Faltan algunos docentes/docentes
En el 99% de los casos, la ausencia de sincronización de un docente se explica de 2 maneras:
El docente aún no ha hecho un llamado con Edusign y no está planificado en los próximos 14 días.
El docente no tiene una dirección de correo electrónico válida (caracteres especiales al final, punto después del @, etc.)
Si toda la información necesaria se introduce correctamente en Hyperplanning, aquí hay un mensaje tipo para comunicarse eficazmente con nuestro soporte (support@edusign.fr). :
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Hola,
Uno de mis docentes no ha sido creado en mi cuenta de Edusign.
Aquí están las referencias de su próximo curso:
[Nombre de la sesión]
[Fecha y hora de la sesión]
[Correo electrónico del docente]
[Correo electrónico de al menos un estudiante de la sesión]
¿Puede revisar lo que está pasando?
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Un pequeño recordatorio: el conector solo crea en Edusign a los docentes que tienen un curso planificado en los próximos 14 días.
🔁 Faltan algunos MA/tutores
La ausencia de sincronización de un tutor/MA puede explicarse de 3 maneras:
El MA/tutor no está asignado a su estudiante alternante
El MA/tutor no tiene una dirección de correo electrónico válida
El nombre o apellido del MA/tutor no está completado
Si toda la información necesaria se introduce correctamente en Hyperplanning, se debe verificar si el estudiante está correctamente creado.
Si el estudiante no existe en Edusign, es necesario identificar la razón (el MA/tutor se crea al mismo tiempo que su estudiante).
Si el estudiante existe en Edusign, debe saber qué versión de Hyperplanning está usando. Saber más sobre la sincronización de MA/tutores.
Si a pesar de estas verificaciones aún tiene una sincronización parcial, aquí hay un mensaje tipo para comunicarse eficazmente con nuestro soporte (support@edusign.fr). :
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Hola,
Uno de mis MA/tutor no ha sido creado en mi cuenta Edusign.
Aquí están las referencias útiles.
[Correo electrónico del MA/tutor]
[Correo electrónico del estudiante vinculado]
[Nombre, fecha y hora del próximo curso del estudiante]
[Versión de HP utilizada (¿2023? ¿Antes? ¿Después?)
¿Puede comprobar el estado?
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Recordatorio: el conector solo crea en Edusign a los MA/tutores vinculados a un estudiante que tiene un curso planificado dentro de los próximos 14 días.
🔁 La sala vinculada a las hojas no es correcta
Antes de nada, es aconsejable verificar la información que desea sincronizar en Edusign. Puede elegir entre el 'Código de sala' y el 'Nombre de sala'. La sincronización entre Hyperplanning y Edusign puede permitir recuperar una u otra de estas informaciones.
El parámetro estándar del conector permite recuperar la información 'Nombre de sala'. Si desea recuperar la información 'Código de sala', simplemente solicítelo a través del chat a nuestro increíble equipo de soporte.
Si la situación no se soluciona con el "Código de sala" o el "Nombre de sala", le invitamos a enviar al soporte de Edusign una captura de pantalla de un curso que tenga lugar en los próximos 14 días para el que la sala no es la correcta. Ejemplo de captura:
Si tienes más de una sala asociada a ciertos cursos, esto requiere una operación especial por parte de nuestro equipo técnico. Esta operación ralentiza la sincronización y, por lo tanto, no se recomienda fuera del uso de la tecnología de etiquetas NFC.
🔁 El nombre de la empresa de mis estudiantes no está sincronizado
En algunos casos, el nombre de la empresa de sus estudiantes no se sincroniza, lo que puede impactar especialmente en su certificado de realización.
En la mayoría de los casos, la ausencia de sincronización de las empresas de sus estudiantes se explica de 2 maneras:
Si utiliza HP 2023 o una versión posterior, las empresas deben completarse en la parte Stage o en la parte Alternancia de Hyperplanning. Debe especificar dónde se encuentra la información a nuestro equipo de soporte.
Si utiliza HP 2022 o una versión anterior, las empresas deben obligatoriamente ingresarse en la parte Stage de Hyperplanning.
⚙️ Optimización de la sincronización: Clases frente a sesiones
Para garantizar un rendimiento óptimo sin sobrecargar tu servidor Hyperplanning (sobre todo si tienes un volumen de datos muy grande), el conector funciona con ventanas de sincronización independientes.
Es fundamental diferenciar dos conceptos:
Una asignatura: el contenido didáctico o la materia (p. ej., «Derecho internacional privado»).
Una sesión: la fecha y hora concretas en las que se imparte esta clase (p. ej., el próximo martes de 10:00 a 12:00).
¿Cómo funciona la ventana de recuperación?
Búsqueda de cursos: Por defecto, el conector busca los cursos activos de los próximos 30 días (este es el parámetro
nbDaysToGet). Por motivos de rendimiento, el equipo de Edusign puede reducir este periodo (por ejemplo, a 3 días) para limitar el número de solicitudes a tu servidor.Recuperación de sesiones: Una vez que se detecta que un curso está activo, Edusign procesa e importa sus sesiones en un plazo estricto de 14 días como máximo (este plazo es fijo y no se puede configurar).
💡 En concreto: si hemos reducido el periodo de búsqueda de clases a 3 días para aliviar la carga de vuestros servidores, Edusign buscará las clases que tengan una sesión en los próximos 3 días. En cuanto encuentre uno, se pondrá al día con todas las sesiones de esta asignatura previstas para los próximos 14 días.
Por este motivo, pueden aparecer hojas de asistencia en Edusign hasta el día J+14, aunque la búsqueda inicial del conector esté muy limitada. ¡Es un comportamiento totalmente normal, diseñado para proteger tus servidores y, al mismo tiempo, ofrecer dos semanas de visibilidad a tus equipos docentes!
Para un conocimiento más profundo, visite nuestro centro de ayuda.
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