¡No más doble entrada! Sus datos de formación se sincronizan automáticamente entre Training Orchestra y Edusign. 🥰
Funcionamiento
La integración permite a Edusign recuperar datos relacionados con las formaciones de Training Orchestra. Esta información permite generar hojas de asistencia en Edusign.
¡Atención! La condición predeterminada para que sus hojas de asistencia se sincronicen bien es que las sesiones relacionadas con las secuencias estén en estado „Validada" o „En proceso de validación" en Training Orchestra.
Luego, usted (o sus docentes) pueden hacer firmar a los estudiantes.
¡La hoja está lista y firmada!
Finalmente, la información de presencias y ausencias se envía a Training Orchestra una vez que las hojas están firmadas y archivadas.
No dude en leer esta documentación para aprender más sobre el funcionamiento de las sincronizaciones entre Edusign y TrainingOrchestra.
Periodicidad de sincronización
El conector se sincroniza dos veces al día:
Entre las 11:30 y las 13:30 — Hora de París
Entre las 19:30 y las 20:30 — Hora de París
Durante una sincronización:
La información se recupera de Training Orchestra hacia Edusign
Las presencias y ausencias de las hojas bloqueadas se envían a Training Orchestra
Los 15 días calendario deslizantes se recuperan de Training Orchestra.
Un curso presente en Training Orchestra más de 15 días en el futuro no será aún visible en Edusign. Habrá que esperar.
Nota : la ventana de sincronización es ajustable por Edusign si es necesario.
Training Orchestra - 2 APIs, 2 posibilidades
Training Orchestra posee dos APIs:
API | Uso | Ejemplo |
OF (Organismo de Formación) | Formaciones abiertas al exterior, no solo para sus empleados | Catálogo interempresas |
RH (Recursos Humanos) | Formaciones destinadas únicamente a sus empleados | Plan de formación interna |
Es posible utilizar ambas APIs a la vez. Nuestros equipos deben saber qué API(s) usa para configurar la integración.
Consejo: si utiliza ambas APIs, puede crear una cuenta Edusign por API (una para OF, otra para RH), o sincronizarlas ambas en una única cuenta de Edusign.
Instalación
Para instalar la integración entre Edusign y Training Orchestra, es necesario proporcionar la siguiente información a su contacto en Edusign.
Informaciones prerequeridas
Parámetro | Descripción |
apiTokenURL | URL para recuperar el token de conexión (endpoint OAuth2) |
apiBaseURL | URL para realizar las solicitudes a la API, incluida la versión de la API |
clientID | El login para la conexión a la API |
clientSecret | La contraseña para la conexión a la API |
edusignToken | Token de uso de nuestra API, recuperable desde su cuenta de Edusign (si usted es propietario). Nuestro equipo puede generarlo para usted si es necesario |
Configuración adicional
Además de la información de conexión, necesitaremos saber:
Parámetro | Descripción |
API utilizada | OF, RH, o ambas — ver sección arriba |
Separación OF / RH | Si utiliza ambas APIs: ¿desea separarlas en dos cuentas de Edusign o agruparlas en una sola? |
Motivos de ausencia | Captura de pantalla de sus motivos de ausencia en Training Orchestra (así como su código), para asegurar la correspondencia entre los dos sistemas |
Opciones adicionales disponibles
Por favor indica las opciones deseadas a tu contacto Edusign.
Opción | Descripción |
Separación en medias jornadas | Si está activado, las secuencias de más de 4 horas se dividen automáticamente en una parte por la mañana y otra por la tarde para cumplir con Qualiopi. |
Importación de cursos sin estudiantes | Si está activado, permite sincronizar cursos incluso si no hay ningún estudiante inscrito en el lado de Training Orchestra |
Filtrar por entidad de gestión | Permite limitar la sincronización a ciertas entidades de gestión específicas |
Sincronización de formaciones | Si está activado, crea objetos « Formación » en Edusign que agrupan las secuencias de una misma sesión |
Envío automático de las credenciales | Si está activado, los docentes y/o estudiantes creados en Edusign reciben automáticamente un correo electrónico de activación |
¿Su conector ya está instalado y quiere activar una opción?
Haznos saber a través del chat.
Visibilidad de los datos del usuario API
El usuario API que cree en Training Orchestra debe estar vinculado a una entidad de gestión suficientemente alta en su jerarquía para cubrir todos los contactos y sesiones que desea sincronizar con Edusign.
Dirección IP para incluir en la lista blanca
52.47.74.210
Direcciones de correo para incluir en la lista blanca
Para evitar que los correos electrónicos lleguen a spam, le sugerimos que incluya en la lista blanca las siguientes direcciones:
edusign.fr/*.edusign.fr/*.*.edusign.fredusign.app/*.edusign.appedusign.com/*.edusign.com/*.*.edusign.com
Información descendente hacia Edusign
Las hojas de asistencia
Cuando cree o modifique sesiones/secuencias en Training Orchestra, toda la información asociada se descargará a Edusign en forma de hojas de asistencia. Esta bajada de información solo se ejecutará al momento de la sincronización para crear o modificar automáticamente hojas de presencia mostrando:
El nombre del curso (secuencia)
La hora de inicio y de fin
El aula de formación
El/los formador(es)
El(los) estudiante(es)
La formación asociada (si la opción está activada)
Nota : solo las sesiones en estado « Validada » o « En curso de calificación » son sincronizadas. Las sesiones en estado « Cerrada » o « Cancelada » son ignoradas.
Los estudiantes
Una vez realizada la sincronización, el estudiante que tenga un curso programado en Edusign en la ventana de sincronización se creará automáticamente. Encontrará entonces todos los perfiles de sus estudiantes desde el menú estudiantes que mostrará:
Sus nombres (obligatorio)
Su nombre (obligatoriamente)
Su correo electrónico (obligatoriamente)
Los ponentes
De la misma manera, una vez realizada la sincronización, el docente que tenga un curso planificado en Edusign en la ventana de sincronización se creará automáticamente. Luego podrás encontrar todos los perfiles/registros de tus docentes desde el menú docentes que mostrarán:
Sus nombres (obligatorio)
Su nombre (obligatoriamente)
Su correo electrónico (obligatoriamente)
Nota: solo a partir del momento en que las hojas de asistencia están asociadas a un individuo (estudiante o docente), este último será creado en Edusign. En otras palabras, no se preocupe si no ve todos los perfiles de sus estudiantes y docentes en Edusign. Solo aparecerán en la aplicación cuando tengan una sesión de formación programada en la ventana de sincronización.
Envío de presencias y ausencias a Training Orchestra
Los datos de asistencia pueden ser enviados a Training Orchestra una vez que las hojas están bloqueadas en Edusign.
Funcionamiento
El docente hace que los estudiantes firmen en Edusign
La hoja de asistencia está bloqueada (manualmente o automáticamente)
En la próxima sincronización, Edusign envía las presencias/ausencias a Training Orchestra
Alcance de las sesiones afectadas
El conector envía las ausencias únicamente según el estado de la sesión en Training Orchestra. La casilla « calificación pedagógica » no se tiene en cuenta: solo el estado de la sesión determina si se envían los datos de asistencia.
Estado de la sesión TO | ¿Envío de ausencias? | Detalle |
Validado | Sí | La sesión se vuelve a marcar automáticamente como « En curso de calificación » antes del envío |
En curso de calificación | Sí | Envío directo de los datos de asistencia |
Cerrado | No | Sesión ignorada |
Anulada | No | Sesión ignorada |
En resumen : una sesión en estado « En curso de calificación » se ve afectada independientemente de si la calificación pedagógica está en progreso o finalizada (casilla marcada o no). El conector no hace distinciones sobre este criterio.
Calificación de las presencias
Para cada estudiante, el conector envía una de las siguientes calificaciones:
Calificación | Código | Significado |
Presente |
| El estudiante estaba presente |
Ausente |
| El estudiante estaba ausente |
Presente parcialmente |
| El estudiante estuvo presente solo en parte (utilizado especialmente con la opción de media jornada) |
Motivos de ausencia
Si se configuraron motivos de ausencia durante la instalación, el motivo ingresado en Edusign se envía automáticamente a Training Orchestra con el código y el nombre correspondientes.
Problemas habituales y comprobaciones
Verificación | Detalle |
Estado de la sesión | ¿La sesión está en estado « Validada » o « En curso de calificación »? Las sesiones « Cerrada » o « Cancelada » no se sincronizan |
Periodo cubierto | ¿La secuencia está en los próximos 15 días? Las sesiones pasadas o muy lejanas no se importan |
Entidad de gestión | ¿El usuario API está vinculado a una entidad lo suficientemente alta para abarcar las sesiones afectadas? |
Filtro de entidad | Si se configura un filtro por entidad de gestión, la sesión debe pertenecer a una entidad autorizada |
Docentes faltantes | ¿El docente tiene un correo electrónico válido en Training Orchestra? |
Ausencias no reportadas | ¿La hoja está bien bloqueada en Edusign? Solo las hojas bloqueadas activan el envío |
En caso de duda, puede contactar al soporte de Edusign adjuntando:
Un ejemplo de sesión/secuencia involucrada (captura de pantalla de Training Orchestra)
La fecha y hora de sincronización
El estado de la sesión en Training Orchestra
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