1️⃣ Pero Edusign, ¿qué es? Pequeño resumen
Edusign es un software que te permite digitalizar la gestión de hojas de asistencia:
Hacer que sus estudiantes y participantes firmen.
Seguir y controlar la asistencia.
Archivar (¡por 10 años! 😮).
De manera complementaria o independiente, Edusign también permite la firma de documentos 100% digitales así como el envío de QCM y encuestas dirigidas a tus estudiantes y participantes.
2️⃣ Funcionamiento de la conexión.
Usted utiliza un software de planificación de formación interno llamado "ERP". Edusign permite centrarse esencialmente en la toma de registro y el seguimiento de la asistencia.
Para que los datos se sincronicen, se instala un "conector" entre ambos programas.
La sincronización es bidireccional. Existen dos flujos de información, diferentes, en un sentido y en el otro:
Un flujo descendente, de su ERP a Edusign 🛬: su planificación baja a Edusign desde su ERP, no hay entrada manual de información.
Un flujo ascendente de Edusign hacia su ERP 🛫: la asistencia de los estudiantes y participantes (presencias, ausencias, ausencias justificadas) se remonta hacia su conector.
! ¡Atención!
Cuando utiliza una conexión entre un ERP y Edusign, debe saber que se desaconseja encarecidamente crear y/o modificar elementos directamente en Edusign.
Si el suyo está conectado a un conector, en cada sincronización, su conector volverá a colocar a los estudiantes, grupos y participantes tal como están en el ERP.
En caso contrario, podría arriesgarse a la eliminación o la duplicación de sus sesiones/estudiantes/participantes. Edusign no puede ser responsable de tal uso.
Dicho esto, ¡a nosotros! 🚀😄
La sincronización descendente.
🕛🕙 Dos veces al día alrededor de las 12h y las 19h.
📅 Para todas las sesiones/hojas de asistencia de los x próximos días móviles (el número de días se precisará al implementar Edusign).
📖 Las hojas de asistencia: después de planificar los cursos en su ERP, estas sesiones subirán a Edusign en forma de hojas de asistencia (con título, fecha, hora de inicio y fin, sala de formación, el o los participantes, el o los estudiantes).
! ¡Atención!
Las hojas de asistencia no se crearán si no cumplen todas las condiciones (un nombre, una fecha, un horario, un participante con un nombre/apellido/dirección de correo válido y estudiantes) o si un filtro en su conector las bloquea (ej: en Ammon, la sesión debe estar validada y en curso; en HP, la familia y la sección deben ser correctas; etc.). Siempre verifique la configuración de sus sesiones en detalle.
👨🎓 Los estudiantes.
Una vez completada la sincronización, el estudiante que tenga un curso planificado en Edusign en los x días se creará automáticamente. Entonces podrá encontrar todos los perfiles/archivos de sus estudiantes desde el menú Estudiantes (con un nombre, apellido y una dirección de correo).
👨🏫 Los participantes.
De la misma manera que para los estudiantes, una vez completada la sincronización, el participante que tenga un curso planificado en Edusign en los x días se creará automáticamente (con un nombre, apellido y una dirección de correo).
Nota: no será sino hasta que una hoja de asistencia asociada a un individuo (estudiante o participante) descienda en Edusign que este último será creado en Edusign; por lo tanto, no se crearán todos los individuos de una sola vez sino poco a poco.
La sincronización ascendente.
🕛🕙 Una vez al día alrededor de las 18h.
📅 Para todas las sesiones/hojas de asistencia bloqueadas el mismo día, sin importar la fecha del curso.
Esta sincronización envía la información al ERP sobre presencias, ausencias, ausencias justificadas (con motivo) y eventualmente (según el conector) sobre retrasos/salidas anticipadas.
Para permitir esta subida, las hojas de asistencia deben haber sido obligatoriamente archivadas en Edusign.
Nota: las hojas bloqueadas una primera vez y cuya información ya ha sido enviada a la ERP no subirán nueva información si se desarchivan, modifican (firmas, ausencias justificadas) y luego se rearchivan. Estas modificaciones deberán entonces reportarse manualmente en su software interno.
3️⃣ Firmar una hoja de asistencia.
Sus participantes podrán firmar las hojas a las que los haya asignado de 5 formas diferentes desde su cuenta. ¡Descubre el espacio de los participantes!
Si usted es tanto administrador como formador, podrá gestionarlo todo desde la plataforma de administración.
Al hacer clic en la hoja de asistencia correspondiente, podrá hacer que los estudiantes firmen por correo electrónico o directamente en su dispositivo. También es posible firmar como participante en la parte inferior derecha de la hoja (con la condición de utilizar su perfil de participante o un perfil de participante genérico utilizado por todos los administradores).
Nota: Desde la plataforma de administración, no podrá hacer que los estudiantes firmen por código QR.
Los estados de presencia y ausencia de los estudiantes se mostrarán en la hoja de asistencia:
Presente si el alumno ha firmado.
Ausente si el alumno no ha firmado.
Ausencia justificada tras una solicitud de justificación aceptada por el administrador o añadida por este último/el participante.
En espera en el caso de firma por correo electrónico: el correo electrónico se ha enviado correctamente y la firma del estudiante está pendiente.
Participantes o administradores también tendrán la posibilidad de hacer que los estudiantes firmen nuevamente una sesión o justificar una ausencia en una sesión terminada no archivada.
4️⃣ Archivar, descargar y modificar una hoja después del archivado.
Una vez terminadas y firmadas, podrá entonces archivar sus sesiones de formación.
El archivado es un paso necesario para descargar sus hojas de asistencia en 3 formatos:
Clásico: el formato digital de sus antiguas hojas de asistencia en papel.
Individual: todas las sesiones firmadas por un estudiante en un período definido.
Por grupo: todas las sesiones firmadas por un mismo grupo en un período.
Nota: el cálculo del número de horas mostradas en los documentos corresponde al tiempo de las sesiones archivadas que han sido firmadas por un estudiante.
! ¡Atención!
Después del archivado, no se debe modificar una hoja de asistencia, incluso al desarchivarla y modificarla, la información no será tenida en cuenta por su conector.
En otras palabras, su conector solo sincroniza una hoja hacia su ERP una sola vez.
Dicho esto, siempre es posible desarchivar una hoja para modificarla (reenviar un enlace de firma, por ejemplo) y luego descargarla.
Al final de la formación, es posible descargar un certificado estándar para certificar la formación seguida según las horas de clase completadas por sus estudiantes. ¡Aprenda a generar un certificado de realización!
5️⃣ Administre y controle fácilmente la asistencia.
Si Edusign permite firmar fácilmente sus hojas de asistencia, también es una herramienta que le permite ahorrar tiempo valioso en la gestión de ausencias, ausencias justificadas y retrasos.
Para recuperar marcas, controlar la presencia de un grupo, agregar ausencias justificadas, etc., puede realizar muchas acciones desde el submenú de ausencias.
El menú Estadísticas le será de gran ayuda para darle una idea sobre las cifras clave de la asistencia de su OF.
6️⃣ La firma de documentos en Edusign.
Firma de contratos de formación, reglamentos internos, etc. : todo esto es posible desde la pestaña Documentos.
Puede enviar sus documentos en masa y la información que desea que aparezca (nombre, apellido, formaciones seguidas, etc.) se actualizarán según sus destinatarios, ya sean estudiantes, administradores o contactos externos. 😮
¡Descubra cómo agregar y hacer firmar sus documentos en Edusign!
7️⃣ Los cuestionarios: encuestas o QCM para sus estudiantes y colaboradores.
En Edusign, es posible crear cuestionarios en formato de encuesta que le permitirán recoger las opiniones de sus colaboradores o estudiantes así como crear QCMs para permitir llevar a cabo evaluaciones.
Podrá, desde la pestaña Cuestionarios: crear, probar, modificar, enviar o programar el envío de un cuestionario o asociarlo a una sesión de formación y exportar los resultados en formato Excel o PDF.
8️⃣ Configurar su organización de formación.
Finalmente, tenga en cuenta que muchas personalizaciones son posibles desde los parámetros de su cuenta.
Una guía completa le permitirá convertirse en un experto en la gestión de estos parámetros: recordatorios de firma automáticos, personalización de hojas de asistencia, derechos otorgados a estudiantes/participantes/usuarios de la cuenta de administración, etc.
🔗 Ir más allá en los conectores.
Si su oferta incluye la implementación de un conector con su solución de gestión de formación, también puede consultar:
Nuestra guía de buenas prácticas que resume los principios del conector y los consejos para su uso.
También puede encontrar la opción de enviar el informe de presencia al maestro de aprendizaje sincronizándolos desde su ERP.
Por supuesto, estamos a su disposición para cualquier pregunta y ayuda con respecto al despliegue de Edusign. 😊
🎉 ¡Felicidades! Conoces Edusign en todos sus rincones 🎉
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