1️⃣ Pero, ¿qué es Edusign? Un breve resumen
Edusign es un paquete de software que le permite digitalizar la gestión de sus partes de horas:
Ha que tus alumnos y profesores firmen.
Archivar (¡durante 10 años!).
Edusign también le ofrece la firma de documentos 100% digital:
Sube tu documento.
Añade variables (nombre de los destinatarios, cuadro de firma, etc.).
Envíe y reciba el documento firmado.
Por último, Edusign le permite crear y enviar sus MCQs y encuestas a sus alumnos y profesores.
2️⃣ Cómo funciona la conexión.
Usted utiliza un software interno de planificación de la formación denominado "ERP". Edusign le permite concentrarse principalmente en la inscripción y el control de asistencia.
Para garantizar la sincronización de los datos, se establece un "conector" entre los dos paquetes de software.
La sincronización es bidireccional. Hay dos flujos de información diferentes, en un sentido y en el otro:
Un flujo descendente, de su ERP a Edusign 🛬: su planificación desciende a Edusign desde su ERP, no hay introducción manual de información.
Un flujo ascendente, de Edusign a su ERP🛫: la asistencia de alumnos e instructores (presencia, ausencias, ausencias justificadas) vuelve a subir a su conector.
¡Atención!
Cuando utilice una conexión entre un ERP y Edusign, debe tener en cuenta que se desaconseja encarecidamente crear y/o modificar elementos directamente en Edusign.
Hacerlo podría dar lugar a la supresión o duplicación de sus sesiones/alumnos/participantes. Edusign no se hace responsable de dicho uso.
Dicho esto, ¡por nosotros! 🚀😄
Sincronización hacia abajo.
🕛🕙 Dos veces al día sobre las 12h y las 19h.
📅 Para todas las sesiones/seminarios/hojas de asistencia de los próximos x días deslizantes (el número de días se especificará al configurar Edusign).
📖 Hojas de asistencia: una vez haya programado los cursos en su ERP, estas sesiones se subirán a Edusign en forma de hoja de asistencia (con título, fecha, hora de inicio y fin, aula de formación, ponente(s) y alumno(s)).
Tenga en cuenta que: Las fichas de asistencia no se crearán si no cumplen todas las condiciones (un nombre, una fecha, horas, un conferenciante con un apellido/nombre/dirección de correo electrónico válidos y alumnos) o si un filtro de su conector las bloquea (por ejemplo, en Ammon, la sesión debe estar validada y en curso; en HP, la familia y el título deben ser correctos; etc.). Compruebe siempre detalladamente la configuración de su sesión.
👨🎓 Alumnos.
Una vez realizada la sincronización, se creará automáticamente un alumno que tenga un curso planificado en Edusign en un plazo de x días. A continuación, encontrará todos los perfiles/registros de sus alumnos en el menú Alumnos (con apellido, nombre y dirección de correo electrónico).
👨🏫 Profesores.
De la misma manera que para los alumnos, una vez que se haya realizado la sincronización, se creará automáticamente un profesor que tenga una lección planificada en Edusign en un plazo de x días (con apellido, nombre y dirección de correo electrónico).
Nota: sólo cuando una hoja de asistencia asociada a un individuo (alumno o tutor) se baje en Edusign, éste se creará en Edusign Todos los individuos, por tanto, no se crearán todos a la vez, sino a medida que se vayan creando.
Sincronización del enlace ascendente.
🕛🕙 Una vez al día sobre las 18:00 horas.
📅 Para todas las sesiones/seminarios/hojas de asistencia bloqueadas el mismo día, independientemente de la fecha del curso.
Esta sincronización devuelve información al ERP sobre la asistencia, las ausencias, las ausencias justificadas (con un motivo) y eventualmente (según el conector) las salidas tardías/tempranas.
Para autorizar esta transmisión, las hojas de asistencia deben haber sido archivadas en Edusign.
Nota: las hojas de presencia que hayan sido bloqueadas una vez y cuya información ya haya sido cargada en el ERP no tendrán ninguna información nueva cargada si se desarchivan, se modifican (firmas, ausencias justificadas) y se vuelven a archivar. Estos cambios tendrán que ser transferidos manualmente a su software interno.
3️⃣ Firmar una hoja de asistencia
Tus ponentes podrán firmar las hojas de asistencia de 5 formas diferentes desde su cuenta. ¡Descubre el área de instructor!
Si eres a la vez administrador y formador, podrás gestionarlo todo desde la plataforma de administración.
Haciendo clic en la hoja de asistencia correspondiente, podrá hacer que sus alumnos firmen por correo electrónico o directamente en su dispositivo. También puede iniciar sesión como profesor en la parte inferior derecha de la hoja (siempre que utilice su perfil de profesor o un perfil de profesor genérico utilizado por todos los administradores).
¡Atención! Desde la plataforma de administración, no podrá utilizar códigos QR para registrar a sus alumnos.
El estado de asistencia y ausencia de los alumnos se mostrará en la hoja de asistencia:
Presente si el alumno ha iniciado sesión.
Ausente si el alumno no ha iniciado sesión.
Ausencia justificada tras una solicitud de justificación aceptada por el administrador o añadida por el administrador/funcionario.
Pendiente si ha firmado por correo electrónico: el correo electrónico ha sido enviado y la firma del alumno está pendiente.
Los instructores o administradores también podrán pedir a los alumnos que vuelvan a firmar una sesión o que justifiquen una ausencia de una sesión finalizada que no se haya archivado.
4️⃣ Archive, descarga y modifica una ficha después de archivarla.
Una vez completadas y firmadas, puede archivar sus sesiones de formación.
Archivar es un paso necesario para descargar sus hojas de asistencia en 3 formatos:
Clásico: el formato digital de sus antiguas hojas de asistencia en papel.
Individual: todas las sesiones firmadas por un alumno durante un periodo definido.
Por grupo: todas las sesiones firmadas por un mismo grupo durante un periodo determinado.
Nota: el cálculo del número de horas que aparece en los documentos corresponde al tiempo de las sesiones archivadas firmadas por un alumno.
La modificación de los parámetros de la sesión (fechas, horarios, ponente(s), etc.) conlleva necesariamente la supresión de las firmas.
5️⃣ Gestione y controle fácilmente la asistencia.
Aunque Edusign facilita la firma de las hojas de asistencia, también es una herramienta que le permite ahorrar un tiempo precioso en la gestión de las ausencias, las ausencias justificadas y las llegadas tarde.
Puede utilizar la subpestaña de ausencias para ponerse al día con las inscripciones, comprobar la asistencia de un grupo, añadir ausencias justificadas, etc.
El menú Estadísticas también le será de gran ayuda para hacerse una idea de las principales cifras de asistencia de su OF.
6️⃣ Firma de documentos en Edusign.
Como he dicho antes, puede hacer firmar sus documentos directamente desde Edusign. Contratos de formación, reglamentos internos, etc. Todo esto lo puedes hacer desde la pestaña Documentos.
Puedes enviar tus documentos de forma masiva y la información que quieras que aparezca (apellidos, nombre, curso(s) realizado(s), etc.) se actualizará en función de tus destinatarios ya sean alumnos, administradores o contactos externos. 😮
¡Descubre cómo añadir y firmar sus documentos en Edusign!
7️⃣ Cuestionarios: encuestas o preguntas tipo test para sus alumnos y formadores.
En Edusign, puede crear cuestionarios en formato encuesta, que le permitirán recabar opiniones de sus empleados o alumnos, así como crear preguntas de opción múltiple con fines de evaluación.
Desde la pestaña Cuestionarios, podrá: crear, probar, modificar, enviar o programar el envío de un cuestionario o vincularlo a una sesión de formación y exportar los resultados en formato Excel o PDF.
8️⃣ Configure su proveedor de formación.
Por último, pero no por ello menos importante, puede personalizar su cuenta de varias maneras.
Una guía completa le ayudará a convertirse en un experto en la gestión de estos ajustes: recordatorios automáticos de firma, personalización de las hojas de asistencia, derechos concedidos a los alumnos/profesores/usuarios de la cuenta de administrador, etc.
Estaremos encantados de responder a cualquier pregunta que pueda tener sobre la implantación de Edusign. 😊
🎉 ¡Enhorabuena! Ya conoces Edusign al dedillo! 🎉
Para saber más, visita nuestro centro de ayuda.
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